TABLE DES MATIÈRES

MESSAGE DU SECRÉTAIRE

Photo du secrétaire, M. André M. McArdle
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) s’engage fermement à évoluer au rythme des besoins de ses clients. Dans un environnement qui change constamment, notre point de mire demeure et doit demeurer l’excellence dans la prestation de services de qualité, de manière économique, aux conférences intergouvernementales de haut niveau.

Pour les cinq prochaines années, nos quatre priorités demeurent les suivantes : améliorer et étendre les partenariats stratégiques, transformer notre modèle de prestation de services, examiner et adapter les pratiques de gestion afin d’accroître les économies; et continuer de se doter d’un effectif capable, confiant et très performant.

Le plan stratégique qui suit donne donc un aperçu du Secrétariat et de son mandat, analyse le contexte actuel et établit les priorités et objectifs de l’organisme.

André M. McArdle,
Secrétaire

APERÇU DE L’ORGANISATION

Qui nous sommes

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme hybride et impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres et ce, partout au Canada.

Bien qu’il ait été désigné ministère fédéral quelques mois après sa création, en vertu d’un accord conclu en mai 1973 dans le cadre de la Conférence des premiers ministres, l’impartialité et le caractère intergouvernemental du SCIC sont garantis par le fait qu’il est financé tant par le gouvernement fédéral que par les provinces et que son personnel provient des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux (FPT).

Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Le SCIC rend aussi des comptes au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

En tant que partenaire clé, le SCIC offre de l’excellence en planification, de l’expertise en prestation de services, des solutions novatrices, de l’impartialité et un engagement envers les langues officielles, qui permettront de relever les défis actuels et futurs dans le domaine des conférences intergouvernementales.

Vision : Travailler ensemble pour la réussite. Mission : Notre raison d’être, aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels grâce à des solutions innovatrices.

Nos valeurs

Excellence. Nous nous efforçons de répondre aux exigences de notre mandat grâce au travail d’équipe. Respect. Nous offrons un milieu de travail enrichissant et collégial favorisant la confiance, la civilité, la dignité et l’équité. Intégrité. Nous nous conduisons de manière éthique, honnête et transparente, et nous faisons preuve de probité financière.

NOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le gouvernement fédéral

2015 est une année importante, car la priorité de l’administration actuelle, le retour à l’équilibre budgétaire, s’est matérialisée. Ainsi, les réductions en place depuis au moins les cinq dernières années ont été presque entièrement absorbées par les ministères et organismes. Les mesures de limitation des dépenses comme le gel des budgets de fonctionnement et la Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements sont toujours en vigueur. C’est pourquoi nous continuons de desservir bon nombre de conférences dans la Région de la capitale nationale et à Toronto.

Généralement, la période la plus occupée de l’année pour les conférences est en juin-juillet et en septembre-octobre. L’élection fédérale prévue pour l’automne fait en sorte que plusieurs conférences de l’automne ont été devancées à l’été et que le SCIC s’est retrouvé avec un carnet complet pour cette période, se voyant même dans l’obligation de refuser quelques demandes de services. Même si le nombre de conférences prévues pour l’automne est beaucoup plus bas que d’habitude, nous prévoyons que les réunions intergouvernementales reprendront dans tous les secteurs au cours de l’hiver.

En 2013, le gouvernement fédéral a lancé un processus de modernisation et de renouvellement appelé Objectif 2020 et visant à transformer le gouvernement pour l’adapter aux besoins du XXIe siècle. Les besoins de nos clients avaient commencé à changer avant même le lancement de cette initiative pangouvernementale et, faisant preuve de prévoyance, le SCIC avait déjà de son côté commencé à évaluer et à mettre en œuvre des solutions efficaces et novatrices qui ont contribué à contenir les coûts. Nous recevons actuellement de plus en plus de demandes de services de vidéoconférence pour les rencontres en personne, et de plus en plus de demandes de conférences virtuelles par téléconférence ou par vidéoconférence.

Le volet administratif de l’ensemble de la fonction publique fédérale subit en ce moment une transformation qui se poursuivra encore pour quelques années. Les systèmes des RH et des finances, notamment, font l’objet d’une consolidation qui permettra de réaliser plus d’économies. Le SCIC a été l’une des premières organisations à adopter le nouveau système des RH et il y intégrera bientôt l’élément rémunération.

La revitalisation du recrutement est un autre secteur auquel le greffier du Conseil privé veut donner la priorité. La Commission de la fonction publique s’est engagée à rationaliser le système de dotation afin de mieux répondre aux besoins des organisations. Cela aura des répercussions très positives sur le SCIC, car, puisqu’il s’agit d’un petit organisme, un poste vacant peut avoir une grande incidence sur ses activités.

La sécurité est un sujet dominant dans le contexte actuel. Qu’il s’agisse de la sécurité physique ou de celle des TI, tous doivent constamment rester sur leurs gardes. La sécurité fait partie intégrante des cadres de politique du SCIC, de sa culture, de ses activités quotidiennes et de la façon de faire des employés. La haute direction veillera à l’optimisation et à l’efficacité des mécanismes et des ressources, de même qu’à la conformité aux politiques gouvernementales.

Image des armoiries des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux

Les gouvernements provinciaux et territoriaux

Les gouvernements provinciaux et territoriaux (PT) se réunissent régulièrement, dans tous les secteurs. En 2013-2014, le SCIC a desservi 13 conférences de plus que l’année précédente, et l’exercice 2014-2015 s’est terminé avec l’ajout de 12 autres conférences. Malgré cette hausse du nombre de conférences, les provinces et les territoires demeurent toujours confrontés à des restrictions budgétaires qui ont une incidence sur le SCIC. Par exemple, le SCIC a desservi sa première conférence virtuelle (par vidéoconférence) et 19 téléconférences pendant l’exercice 2014-21015, comparativement à seulement 3 téléconférences en 2013-2014. À l’instar du gouvernement fédéral, les gouvernements PT se modernisent, cherchent des économies à réaliser, réduisent leurs déplacements et expérimentent l’utilisation de nouvelles technologies. Le SCIC est heureux de pouvoir continuer à offrir une vaste gamme de solutions répondant à leurs besoins.

En raison de l’élection fédérale prévue en octobre 2015, quelques élections provinciales et territoriales qui devaient avoir lieu cette même année ont été reportées à 2016. L’Île-du-Prince-Édouard et l’Alberta ont tenu un scrutin général en mai 2015, alors que Terre-Neuve-et-Labrador tiendra selon toute vraisemblance le sien le sien le 30 novembre prochain, et que trois autres administrations feront de même en 2016, suivies d’une en 2017 et de cinq autres en 2018. Lorsque de nouveaux gouvernements s’installent au pouvoir et que d’autres sont réélus, il est important pour le SCIC de se faire connaître en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Le travail de communication devra être constant pour maintenir, et même accroître, le nombre de conférences que nous desservons.

Nos forces

  • Un effectif expérimenté et professionnel composé d’employés fédéraux, provinciaux et territoriaux;
  • Une solide réputation qui fait de nous le fournisseur de services de choix;
  • Une tradition d’excellence;
  • Un système organisationnel solide;
  • Un fonds unique de documents dans nos archives;
  • Une vaste sélection d’outils et de services informatiques à la disposition de nos clients;
  • La possibilité de réaliser des économies (services partagés);
  • Des services offerts dans la grande majorité des secteurs de l’activité intergouvernementale;
  • Notre souplesse. Le fait d’être un tout petit organisme nous donne la possibilité de prendre des décisions, de nous adapter et d’appliquer les changements rapidement;
  • Nos liens étroits avec d’autres petits organismes et avec les organismes centraux;
  • Notre respect des priorités du gouvernement (transformation en cours).

Contexte intergouvernemental

Le SCIC continue de coorganiser le Forum d’échange annuel sur la logistique des réunions FPT. Le but de cette rencontre informelle est de donner à ses contacts du gouvernement fédéral l’occasion de faire du réseautage et d’échanger de l’information avec les nouveaux arrivants dans les ministères, alors que chacun doit s’adapter aux réalités nouvelles de l’organisation de réunions FPT de haut niveau. La portée du Forum a été élargie afin de permettre la mise sur pied de groupes de travail composés de clients du SCIC qui seront chargés de mener à bien des projets d’élaboration de nouvelles initiatives et de services futurs.

Du côté des provinces, le SCIC est entré en contact avec des fonctionnaires de l’Île-du-Prince Édouard en janvier 2014 afin d’aider la province à coordonner le travail occasionné par le grand nombre de conférences FPT dont elle est l’hôte en 2014 en raison des célébrations du 150e anniversaire de la Conférence de Charlottetown. Des visites exploratoires ont été faites ensemble à divers endroits et on a trouvé des possibilités de collaboration en vue de réaliser des économies d’un secteur à l’autre. Cette collaboration a été un grand succès et le SCIC se fera un plaisir de collaborer avec d’autres administrations à l’égard de projets semblables.

Nos défis

  • D’autres réductions budgétaires prévues;
  • La gestion du départ à la retraite de membres importants du personnel;
  • Le maintien d’un environnement sécuritaire, tant dans les bureaux que sur les lieux des conférences (menaces physiques, piratage interne et externe);
  • L’accroissement des exigences des organismes centraux (charge de travail occasionnée par les rapports, modification des politiques, demandes accrues) et ressources insuffisantes;
  • Conserver notre impartialité intergouvernementale;
  • La gestion du changement en regard du grand nombre de priorités (mettre en œuvre, établir les priorités, surmonter les obstacles);
  • Obtenir des services dans un contexte de services partagés.

Nouveau secteur

Depuis la publication du plan l’an dernier, le SCIC offre ses services à un nouveau secteur, soit celui des administrateurs d’élections.

Nos employés

Au cours des prochaines années, onze des fonctionnaires fédéraux du Secrétariat seront admissibles à la retraite. Ces départs, la rotation des détachements PT et le départ de membres clés du personnel, pourraient avoir une incidence sur la capacité du SCIC de maintenir un effectif adéquat doté des compétences nécessaires. L’élaboration de plans de relève et de transition concrets, prévoyant également la conservation de la mémoire institutionnelle, sera une priorité stratégique cruciale. De plus, le SCIC profitera de l’occasion pour améliorer et moderniser son fonds archivistique, demander à son personnel expérimenté d’agir à titre de mentor auprès des nouveaux employés, et offrir à ceux qui partent d’autres modalités de travail afin d’étaler les dates de départ et d’atténuer les répercussions du roulement de personnel.

Le maintien en poste de jeunes et ambitieux membres du personnel représente un défi particulier pour un tout petit organisme comme le SCIC en raison des possibilités d’avancement limitées qu’il offre. C’est pourquoi des efforts soutenus seront déployés afin de garder les employés en poste pendant une période de temps raisonnable, grâce à la mise en place d’un environnement favorisant le perfectionnement professionnel et la satisfaction au travail.

Le SCIC est fier d’offrir des modalités de travail souples à ses employés; bon nombre d’entre eux profitent des semaines de travail comprimées, des arrangements de télétravail et de congés avec étalement du revenu. Les réactions sont jusqu’à maintenant positives, car ces modalités permettent aux employés d’établir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Photo du bureau d’inscription du SCIC sur les lieux d’une conférence

POSITIONNEMENT STRATÉGIQUE

Priorités de ressources humaines

Les priorités des ressources humaines du SCIC pour 2015-2020 sont les suivantes :

  1. Disposer d’un effectif de base permanent qui permettra au SCIC de respecter sa vision et ses priorités stratégiques, et d’exécuter son mandat.
  2. Conserver au moins six postes provinciaux/territoriaux, car ils font partie intégrante de notre organisation.
  3. Pour répondre à la demande cyclique de services aux conférences, compléter les besoins en ressources humaines en recourant aux nominations à court terme.
  4. Revoir et mettre à jour le plan de relève des postes clés.

Investir dans nos employés

Les employés du SCIC, tant fédéraux que provinciaux et territoriaux, représentent le meilleur atout de l’organisation pour l’exécution de sa mission première.

Leur engagement est primordial pour la réussite de certains virages.

L’apprentissage, la formation et le perfectionnement sont d’importantes priorités pour le SCIC et nous continuerons d’investir tout autant dans la formation obligatoire que dans la formation maison afin d’aider les employés à accroître leurs capacités.

Offre de services aux conférences

Photo de la console du technicien audiovisuelAu fil des ans, le mandat du SCIC a été interprété de manière à assurer la constance dans tous les secteurs que nous desservons, à garantir la qualité de nos services, à contrôler les coûts et à assurer le fonctionnement à long terme du Secrétariat en tant que partenaire clé aux réunions intergouvernementales. Cette interprétation signifie que le Secrétariat doit, entre autre chose, offrir un ensemble minimal de services en fonction de certaines normes stipulant, par exemple, que les réunions se font en personne et qu’elles doivent avoir un quorum de ministres ou de sous-ministres présents, que la traduction se limite aux documents officiels de la conférence et que les salles nécessaires soient disponibles 24 heures d’avance aux fins de l’installation du matériel.

En regard de l’évolution de la nature des réunions intergouvernementales, de l’apparition de technologies plus adaptées aux réunions, de l’initiative lancée par le greffier du Conseil privé en vue de rechercher des moyens plus efficaces et économiques d’organiser des réunions, et des pressions financières exercées sur tous les ordres de gouvernement, le SCIC a décidé de revoir l’interprétation de son mandat.

Les offres de services seront élargies, ce qui ouvrira la porte à une série de modèles et de types de services qui permettront de soutenir la transformation de la collaboration intergouvernementale.

Gestion de l’organisation

Les pressions budgétaires et les mesures de limitation des coûts seront toujours présentes dans la gestion du SCIC. Le Secrétariat conservera son rôle de leadership auprès des autres petits organismes afin d’atteindre son objectif de réduction de ses coûts d’administration.

Au cours des deux derniers exercices, notre organisme a réalisé de très grands progrès à l’égard de la gestion et du contrôle des ressources. Notre vigilance ne doit pas se relâcher, car nous avons la responsabilité de toujours nous améliorer et réaliser des économies.

En gardant à l’esprit le caractère neutre et intergouvernemental de l’organisme, la haute direction du SCIC s’acquittera de ses obligations à titre d’organisme du gouvernement fédéral :

  • en ayant davantage recours à des pratiques et processus communs dans ses activités;
  • en harmonisant ses priorités avec celles du gouvernement;
  • en étudiant les possibilités de recourir aux services partagés; et
  • en continuant de rechercher d’autres économies à réaliser.
Photo de deux personnes au travail

Gestion de l’information

Le SCIC est un organisme fédéral neutre régi par la LGFP; il doit par conséquent se conformer à la Politique sur la gestion de l’information. Le SCIC n’est pas soumis à la Loi sur l’accès à l’information, mais il en respecte l’esprit dans ses pratiques. Les exigences de la politique sont complexes et rigoureuses pour une petite organisation, compte tenu des ressources dont nous disposons et de la complexité de notre fonds d’information.

Le SCIC reconnaît l’importance d’une gestion adéquate de l’information dans l’ensemble de l’organisation, tant pour ce qui est de son propre fonds d’information que pour les documents des conférences intergouvernementales. Les efforts et les ressources seront essentiellement consacrés à faire en sorte que les systèmes électroniques soient le moyen privilégié pour la création, l’utilisation et la gestion de l’information.

Technologie

En tant que partenaires à part entière de l’organisation des réunions FPT, nous avons la responsabilité de répondre aux clients et aux exigences environnementales. La transformation des activités intergouvernementales est actuellement centrée sur les investissements dans la technologie, en vue de nous rendre plus efficaces et davantage axés sur les résultats.

Le SCIC prendra ses décisions relatives à la technologie en fonction des besoins d’un effectif mobile et en conformité avec les initiatives pangouvernementales.

De plus, le SCIC se tiendra à l’affut des nouvelles technologies et de leur éventuelle application à la prestation des services.

Sécurité

Le SCIC gère sa sécurité efficacement, mais il doit constamment revoir et améliorer ses pratiques internes afin de se conformer aux orientations du gouvernement. Ainsi, l’organisation sera davantage en mesure de répondre aux menaces actuelles et futures.

La sécurité fait partie intégrante des cadres de politique du SCIC, de sa culture, de ses activités quotidiennes et de la façon de faire des employés.

La haute direction veillera à l’optimisation et à l’efficacité des mécanismes et des ressources, de même qu’à la conformité aux politiques gouvernementales.

PRIORITÉS STRATÉGIQUES POUR 2015-2020

Dans la foulée de la plus récente session de planification stratégique menée par la haute direction, il a été décidé de poursuivre l’application des quatre priorités stratégiques suivantes pour les 5 prochaines années

  1. Améliorer et développer des partenariats stratégiques
  2. Transformer notre modèle de prestation des services
  3. Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience
  4. Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Photo d’un homme travaillant à l’ordinateur

Priorité 1 Améliorer et développer des partenariats stratégiques

Photo de deux morceaux de casse-tête en train d’être rassemblés, illustrant nos partenariatsDepuis sa création, le SCIC peut compter sur une clientèle bien établie constituée des différents gouvernements. Dans un souci de confirmer son mandat, le SCIC prévoit améliorer ses partenariats en intensifiant le dialogue, en évaluant son offre de services et en analysant les rétroactions des clients. Il prévoit également établir de nouveaux partenariats stratégiques et développer ceux qui existent déjà grâce à la mise en œuvre de nouvelles initiatives de marketing.

Nos objectifs sont les suivants :

  1. Favoriser la reconnaissance par les gouvernements du rôle constructif essentiel que joue le Secrétariat en mettant davantage l’accent sur le dialogue et la collaboration;
  2. Faire connaître le SCIC et ses services efficacement;
  3. Fidéliser la clientèle actuelle et rechercher de nouveaux partenariats afin de maximiser notre capacité; et
  4. Améliorer les relations avec les organismes centraux.

Priorité 2 Transformer notre modèle de prestation des services

Afin de devenir plus efficaces et de trouver des solutions de rechange qui contribueront au maintien de la qualité des services en cette période de restrictions financières, l’organisation continuera d’investir dans les nouvelles technologies non seulement pour sa gestion quotidienne, mais aussi pour la prestation de ses services.

Nos objectifs sont les suivants :

  1. Améliorer constamment le modèle de prestation de services en adaptant les effectifs, les méthodes et les technologies aux réalités actuelles, aux besoins de l’avenir et aux nouvelles attentes des clients; et
  2. Gérer de manière efficace l’information des documents de conférences (c.-à-d. les préserver, les numériser, les déclassifier, les éliminer).

Priorité 3 Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience

Même si, légalement, le SCIC est un organisme fédéral, il est financé par deux niveaux de gouvernement, soit par le gouvernement fédéral et par les gouvernements provinciaux. Le contexte actuel de contraintes et de restrictions budgétaires fait en sorte que le SCIC devra continuer à porter une attention particulière à ses pratiques de gestion. Il s’agira entre autres d’identifier des mesures offrant un meilleur rapport coût – efficacité dans les opérations de tous les jours, notamment dans l’organisation de conférences et dans l’affectation de nos ressources à l’interne. Il s’agit aussi de mesurer les coûts estimés des changements que le SCIC souhaite apporter, notamment en ce qui a trait au virage technologique.

Mettre de l’avant des pratiques de gestion saines nécessite la collaboration et la mobilisation de l’ensemble des employés,  afin de maintenir, voire de renforcer leur engagement face à l’organisation.

Nos objectifs sont les suivants :

  1. Rationaliser les processus internes en les intégrant de bout en bout et en améliorant l’efficience;
  2. Maintenir les frais généraux à un niveau acceptable;
  3. Revoir et améliorer les processus du SCIC conformément aux exigences des politiques gouvernementales;
  4. Mettre en œuvre les initiatives pangouvernementales de transformation et d’économie, et y contribuer;
  5. Maintenir d’économie dans le cadre des initiatives de services partagés, et en identifier d’autres; et
  6. Gérer de manière efficace l’information des documents des services intégrés (c.-à-d. les préserver, les numériser, les déclassifier, les éliminer).
Photo d’un homme tenant une ampoule électrique, illustrant l’innovation

Priorité 4 Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Le plus grand atout du SCIC demeure son personnel. Cette priorité a principalement pour but d’habiliter et de motiver les employés, de doter le Secrétariat d’une capacité interne et d’offrir des modalités de travail souples.

Cela comprend des milieux de travail modernes favorisant le travail d’équipe et la productivité dans un contexte positif qui permettront d’atteindre et de surpasser les attentes de rendement, sans nuire à la vie personnelle ou à la santé des employés.

Le SCIC continuera d’investir dans le bien-être de ses employés, de même que dans leur formation, tant au niveau individuel qu’à celui de l’organisation elle-même.

Nos objectifs sont les suivants :

  1. Être tous fiers de la place du SCIC au sein de la fédération canadienne ainsi que de l’utilité et des avantages de ce que nous faisons;
  2. Travailler en collaboration pour concrétiser la même vision pour le SCIC;
  3. Promouvoir un milieu de travail positif, sain et fondé sur les valeurs;
  4. Favoriser l’engagement des employés à l’égard des initiatives;
  5. Assurer une communication ouverte et soutenue;
  6. Reconnaître les efforts déployés par les employés; et
  7. Promouvoir une culture d’amélioration et d’innovation constante.