Place aux nouvelles réalités

Afin de vous offrir le meilleur service qui soit et l’information la plus à jour possible, le SCIC vous invite à lui faire part de vos commentaires et de vos suggestions.

Voici nos coordonnées:

Renseignements généraux
Téléphone : (613) 995-2341
Télécopieur : (613) 996-6091
Courriel : info@scics.gc.ca
www.scics.gc.ca

Adresse postale
C.P. Box 488, Succursale ‘A’
Ottawa (Ontario)
K1N 8V5

Adresse/Livraisons
222, rue Queen, 10e étage
Ottawa (Ontario)
K1P 5V9

Table des matières

Message du Secrétaire

Photo du secrétaire, M. André M. McArdleAu cours de l’exercice financier 2013-2014, le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a fourni ses services à l’occasion de 86 réunions intergouvernementales de haut niveau. Cela représente une augmentation de 18% par rapport au nombre de conférences desservies au cours de l’exercice précédent.

Il y a eu augmentation du nombre de réunions intergouvernementales, certes, mais il n’en demeure pas moins que nous nous trouvons au coeur d’une période de grande austérité budgétaire, avec son lot de répercussions sur le Secrétariat et ses partenaires fédéral, provinciaux et territoriaux.

Dans cette situation, le défi pour le SCIC consiste donc à maintenir le haut niveau de qualité des services qui ont fait sa réputation, tout en modernisant le modèle de prestation de ces services.

Dans ce contexte, je suis fier d’affirmer que l’organisme a bien réussi à améliorer les services qu’il offre à l’appui des conférences qu’il dessert. Ces résultats sont directement attribuables au rôle central que joue le personnel de l’organisme en offrant un produit de grande qualité, et c’est également la raison pour laquelle le SCIC continue d’investir de manière importante dans la formation et le perfectionnement des employés.

André M. McArdle
Secrétaire,
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Qui nous sommes

Rôle et mandat

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres et ce, partout au Canada.

Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales d’ordre intergouvernemental. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le saviez-vous?

Au cours de ses 40 ans d’existence, le SCIC a desservi 3390 conférences.

Valeurs fondamentales, vision et mission

NOS VALEURS :

EXCELLENCE

Nous nous efforçons de répondre aux exigences de notre mandat grâce au travail d’équipe.

RESPECT

Nous offrons un milieu de travail enrichissant et collégial favorisant la confiance, la civilité, la dignité et l’équité.

INTÉGRITÉ

Nous nous conduisons de manière éthique, honnête et transparente, et nous faisons preuve de probité financière.

VISION: Travailler ensemble pour la réussite.

MISSION: Notre raison d’être, aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels grâce à des solutions novatrices.

Structure organisationnelle

Le Secrétariat comprend les secteurs suivants :

Notre équipe de direction

L’équipe de direction du SCIC est chevronnée, concentrée sur ses objectifs et déterminée à offrir un service de qualité et à relever les défis qui l’attendent. Elle veille à ce que l’organisation demeure efficace et rentable, et elle parvient invariablement à optimiser les ressources.

Photo de l’équipe de direction

Accueillons chaleureusement…

Au début de 2014, Brian Berry s’est joint à l’organisme à titre de sous-secrétaire et de directeur des finances, et Laurent Bissonnette a fait de même, en tant que directeur des Services intégrés.

Brian est diplômé de l’Université Carleton, porte les titres de FCPA et FCMA, et a récemment eu l’honneur d’être nommé Fellow de la Société des comptables en management du Canada et des Chartered Professional Accountants of Ontario. Brian compte plus de 25 ans d’expérience en finances et en comptabilité dans des postes de cadre supérieur, tant dans le secteur privé que le secteur public.

Laurent est diplômé de l’Université d’Ottawa et, comme CPA et CGA, compte plus de 35 ans d’expérience en finances et en comptabilité dans des postes de cadre intermédiaire et supérieur, tant dans le secteur privé que dans le secteur public.

Nous vous souhaitons sincèrement la bienvenue et nous espérons que votre carrière au SCIC sera des plus enrichissantes.

Au revoir…

Au cours de l’année qui vient de s’écouler, nous avons vu partir deux membres de notre équipe de direction. Daniel Plourde (sous-secrétaire) a pris sa retraite durant l’été 2013, et Anik Lapointe (directrice des Services intégrés) a accepté une promotion dans un autre ministère. Nous vous souhaitons à tous deux la meilleure des chances et nous vous remercions de la précieuse collaboration que vous avez apportée à l’organisation au cours des dernières années.

Employés

L’objectif du SCIC est que la moitié du personnel des Services aux conférences soit constitué de fonctionnaires provinciaux et territoriaux détachés par leur gouvernement respectif. Notre agence offre à ces employés une occasion de perfectionnement unique dans le domaine des affaires intergouvernementales. À leur retour dans leur gouvernement respectif, ces fonctionnaires provinciaux et territoriaux ont acquis une vue d’ensemble des rouages des relations intergouvernementales et une expérience de travail dans des secteurs clés de l’activité intergouvernementale. L’affectation de la plupart de ces employés dure trois ans. Leur présence permet au SCIC de s’acquitter de son mandat en tant qu’organisme intergouvernemental neutre et enrichit l’organisation de la connaissance des gouvernements provinciaux et territoriaux ainsi que des villes et régions du Canada.

Quant à eux, les membres des Services d’information et des Services intégrés, à l’instar de ceux de la direction, proviennent du gouvernement fédéral. Pour répondre à la demande de services de conférence en période de pointe, le Secrétariat fournit une formation polyvalente aux employés de ces secteurs.

À la recherche d’occasions de perfectionnement?

NOUS AVONS DES OUVERTURES!

Nous avons des affectations à proposer aux fonctionnaires provinciaux et territoriaux Pour de plus amples renseignements, cliquez ici

Photo d’un employé du SCIC qui arrive à Iqaluit pour une réunion

Aussi…
Au total, depuis les 40 dernières années, 88 employés des gouvernements provinciaux et territoriaux ont été détachés au SCIC.

Excellence, efficacité, mobilisation

Photo d’employées du SCIC sur les lieux d’une conférence

En raison du rôle primordial que joue le personnel dans les succès de l’organisme, le SCIC continue d’investir de façon importante dans la formation et le perfectionnement des employés. Au cours de l’exercice 2013-2014, nous avons offert divers ateliers relativement à la mise à niveau de certains logiciels et des outils de travail. Les employés ont également tous suivi des séances de formation sur les medias sociaux, la gestion du rendement, la sécurité et la conciliation travail et vie personnelle.

Photo d’employés du SCIC

Photo d’une employée du SCIC sur les lieux d’une conférence

Ce que nous faisons

Services aux conférences

Photo d’une salle de conférence
Nous offrons une gamme de services aux conférences intergouvernementales de haut niveau : de la planification et la préinscription à la traduction des documents officiels avant la conférence, en passant par la distribution des documents et toute la logistique sur place, y compris les services d’interprétation. Chaque année, nous adaptons le soutien offert en fonction des besoins particuliers d’un nombre important de conférences dans tout le pays. Notre réputation d’excellence s’est affirmée au fil de milliers de conférences au cours des quatre dernières décennies.

Les services du SCIC sont à la disposition de tout ministère fédéral, provincial ou territorial qui organise une réunion intergouvernementale de premiers ministres, de ministres ou de sous ministre.

Le gouvernement hôte assume les frais des salles de conférence et des activités entourant la conférence; de son côté, le SCIC assume les coûts de la plupart des autres services liés à la conférence. Le SCIC est financé à la fois par le gouvernement fédéral (au moyen de crédits parlementaires) et par les provinces (au moyen de contributions).

Pour faire une demande de services, veuillez contacter notre directrice des Services aux conférences, au 613-995-4328. Nous sommes impatients de collaborer avec vous pour votre prochaine rencontre!

Pour en savoir plus www.scics.gc.ca

Services internes

Photo d’un telephone intelligentLes services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins du programme des Services aux conférences et des autres obligations générales de l’organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance; services des communications; services juridiques; services de gestion des ressources humaines; services de gestion des finances; services de gestion de l’information; services de la technologie de l’information; Services de gestion des biens immobiliers; services de gestion du matériel; services de gestion des acquisitions; et autres services administratifs.

Coup d’oeil sur 2013-2014

En 2013-2014, le SCIC a fourni des services à 86 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit une augmentation de 18 % du nombre de conférences par rapport à l’exercice précédent. De ce nombre, 57 étaient des conférences fédérales-provincialesterritoriales et 29 des conférences provinciales-territoriales

Conférences par lieu

Yukon (6 conférences) ; Territoires du Nord-Ouest (3 conférences) ; Nunavut (4 conférences) ; Colombie-Britannique (1 conférence) ; Alberta (7 conférences) ; Saskatchewan (1 conférence) ; Manitoba (9 conférences) ; Ontario (33 conférences, dont 12 dans la région de la capitale nationale) ; Québec (12 conférences, dont 1 dans la région de la capitale nationale) ; Nouveau-Brunswick (2 conférences) ; Nouvelle-Écosse (2 conférences) ; Île-du-Prince-Édouard (1 conférence) ; Terre-Neuve-et-Labrador (2 conférences) ; Téléconférence (3 conférences).

Même si le nombre de réunions intergouvernementales est à la hausse, il n’en reste pas moins que nos partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux oeuvrent dans un contexte d’austérité financière. Ainsi, le nombre de réunions tenues dans des lieux centralisés a augmenté de façon importante. Les frais de déplacement ont tendance à être répartis plus également lorsque les rencontres ont lieu dans des endroits plus centralisés comme l’Ontario et le Québec.

Répartition provinciale et régionale*

Provinces de l’Ouest (18 conférences); territoires (13 conférences); provinces de l’Atlantique (7 conférences); Ontario/Québec (45 conférences).

Conférences par niveau en 2013-2014

Premiers ministres (2 conférences); ministres (38 conférences); sous-ministres (43 conférences); autre (3 conférences)

Secteurs

Photo d’une salle de conférenceEncore une fois, le SCIC a eu le plaisir de fournir ses services à trois nouveaux secteurs :

  • Association parlementaire du Commonwealth (APC)- Séminaire régional canadien
  • Table des sous-ministres fédéral, provinciaux et territoriaux sur la cybersécurité
  • Conférence annuelle des registraires et des commissaires au lobbyisme

Le saviez-vous?

42 tables intergouvernementales ont bénéficié de l’expertise et du soutien du SCIC pour leurs conférences en 2013-2014.

Association parlementaire du Commonwealth (APC)- Séminaire régional canadien

« L’éthique de travail, l’expertise et le professionnalisme exceptionnels de l’équipe du SCIC ont joué un grand rôle dans le succès de ce colloque. ».

L’hon. Ross Wiseman, président
Chambre d’assemblée, Terre-Neuve-et-Labrador

Conférence annuelle des registraires et des commissaires au lobbyisme

« Le Québec a été hôte, au cours des derniers jours, de la VIIe Conférence annuelle des registraires et commissaires au lobbyisme du Canada. L’événement fut un succès et celui-ci est dû en bonne partie au service d’interprétation simultanée offert gracieusement par le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes. Il s’agissait en l’occurrence d’une première pour cette conférence et il ne fait aucun doute que ce service a grandement contribué à faciliter les échanges entre les participants. »

Le commissaire au lobbyisme du Québec,
François Casgrain, avocat

Conférences par secteur

Sector FPT Min. FPT S-M Prem. Prov. P-T Min. P-T S-M Autre Nombre
total
de conf.
Administrations locales 2 1 3
Affaires autochtones 2 2
Affaires intergouvernementales 2 1b 3
Agriculture 1 1 2
Citoyenneté et Immigration 1 2 3
Condition féminine 1 1c 2
Développement du Nord 1 1
Éducation 3 4 7
Environnement 1 2 3*
Finance 2 2
Gestion des urgences 1 1 1 3
Habitation 1 1
Industrie 1 1 2
Intergouvernemental – Budget 1 1
Justice 3 5 1 2 11
Patrimoine 2 1 1 1a 5
Pêches 2 2 4
Ressources humaines et services sociaux 3 3 1 2 9
Ressources naturelles 2 1 1 4**
Santé 1 2 1 2 6
Sport et loisirs 1 2 3
Transports 1 4 5
Travaux publics et administration gouv. 4 4
22 30 2 16 13 3 86

* dont 2 se sont déroulées par téléconférence virtuelle

** dont une s’est déroulée par téléconférence virtuelle

a Vice-royal

b Association parlementaire du Commonwealth

c Haut fonctionnaires

Nouveaux services

Vous vous êtes exprimés, nous vous avons écoutés

Depuis quelques années, le SCIC travaille diligemment en vue de moderniser son modèle de prestation de services et d’offrir davantage d’outils en ligne, d’introduire la vidéoconférence et, plus récemment, d’offrir à ses clients l’option de choisir des services à la carte plutôt qu’une liste déterminée de services.

En 2013-2014, les services suivants ont été ajoutés avec succès à notre offre :

  • La mise en oeuvre complète des services de vidéoconférence aux réunions en personne. Nous avons reçu deux demandes de ce nouveau service pour deux conférences ministérielles qui ont été couronnées de succès.
  • La mise en oeuvre complète des services de téléconférence, avec service d’interprétation à trois lignes. Les ministères demandent de plus en plus au SCIC de fournir ce genre de soutien aux réunions.
  • Le site Web du SCIC a été mis à jour pour tenir compte de l’offre de ces nouveaux services. De plus, un nouveau moteur de recherche, plus souple, a permis d’améliorer ce même site Web en facilitant l’accès des utilisateurs à l’information des conférences précédentes.
  • Des postes de recharge pour appareils mobiles ont été achetés afin de permettre aux délégués de recharger rapidement et efficacement leurs appareils sur les lieux mêmes de la conférence. Il s’agit d’une suggestion faite par les délégués lorsqu’ils ont répondu à nos sondages.
  • En ce qui concerne notre service de messagerie, des téléphones cellulaires ont été achetés pour utilisation dans le bureau du SCIC sur les lieux de la conférence, éliminant ainsi la nécessité et les coûts de l’installation d’une ligne terrestre sur les lieux de chaque conférence.

Photo de la salle de vidéoconférence du SCIC

Le Secrétariat s’efforce sans cesse d’améliorer les services qu’il offre au soutien des conférences. Les nouvelles technologies comme l’inscription en ligne et le système de téléchargement de documents facilitent la planification, tant pour les organisateurs de la conférence que pour ses participants. Comparativement à l’an dernier, nous avons constaté une augmentation importante de l’utilisation de ces nouveaux services (voir le tableau ci-dessous).

Nouveaux services

Des services adaptés à vos besoins

Aperçu des nouveaux services

Inscription en ligne

Le système d’inscription en ligne du SCIC soulage délégués et organisateurs du travail et des soucis que l’inscription représente. De concert avec le client, un gestionnaire des Services aux conférences personnalise le formulaire standard d’inscription (dans les deux langues officielles) et le met ensuite en ligne, permettant ainsi aux délégués de s’inscrire avant la rencontre.

Le système vérifie l’admissibilité des personnes qui s’inscrivent et tient un registre du nombre d’inscrits et du nom de leur organisation. Le système peut également produire en quelques minutes divers rapports dont les renseignements peuvent être très utiles aux organisateurs dans leur planification.

Documentation en ligne

Complément parfait à l’inscription en ligne, les documents de la conférence sont versés dans un site Web sécurisé. Les personnes inscrites à la conférence se font remettre un mot de passe individuel leur permettant d’avoir accès aux documents et de les télécharger avant et pendant la conférence.

Connexion sans fil sur les lieux

Le SCIC reconnaît qu’il est important de rester connecté pendant les conférences. Afin de répondre à ce besoin, le SCIC offre maintenant aux délégués une connexion sans fil sécurisée dans la salle principale de réunion. La possibilité d’avoir accès à un réseau dédié et protégé par mot de passe accélérera le partage de l’information et rendra les délégués plus productifs.

Vidéoconférence

Le SCIC a acquis le matériel et l’expertise nécessaires pour concevoir et offrir le service de vidéoconférence dont vous avez besoin pour organiser une rencontre réussie. Utilisées de façon adéquate, ces technologies facilitent la collaboration tout en permettant de réduire les dépenses et les impacts environnementaux liés aux conférences. La vidéoconférence devient de plus en plus une solution viable et pratique en raison du développement rapide de la technologie de la vidéo combiné à une plus grande largeur de bande offerte dans une bonne partie du Canada.

Téléconférence virtuelle

Nous offrons dorénavant des services aux réunions se déroulant par téléconférence.

Ces services comprennent l’interprétation simultanée à trois lignes, soit une ligne en anglais, une ligne en français et une ligne bilingue. Le SCIC fournit les interprètes qui se trouvent alors dans un studio pour l’occasion. Il est même possible d’enregistrer leur travail, et nous pouvons également aider à l’égard de la traduction des documents avant la réunion.

Ces nouveaux services répondent aux besoins des clients grâce à une utilisation accrue de la technologie, laquelle permet également de réduire la consommation de papier aux conférences, favorisant ainsi la protection de l’environnement. Si vous souhaitez que certaines technologies ou certaines idées soient appliquées à votre prochaine rencontre, contactez-nous.

Photo d’une séance de vidéoconférence

Archives des documents intergouvernementaux

Photo des archives du SCIC Le SCIC offre des services d’archivage des documents intergouvernementaux pour chaque secteur ayant fait l’objet d’une conférence desservie par le Secrétariat depuis sa création en 1973. Cette collection unique se compose des documents déposés par les délégations lors des conférences fédéralesprovinciales- territoriales, provinciales-territoriales et fédéralesterritoriales de haut niveau. Elle représente un vaste registre de chaque conférence desservie par le Secrétariat depuis cette date. Elle est aussi composée des documents élaborés par le Secrétariat au nom du président et des coprésidents (listes de documents, listes de délégués, etc.) ainsi que des documents (ordres du jour, présentations et rapports) présentés et déposés par les diverses délégations participantes. Parmi les autres documents de référence, on compte aussi les enregistrements audiovisuels des séances publiques tenues dans le cadre de diverses réunions de premiers ministres desservies par le Secrétariat ainsi qu’une sélection d’images numériques et de photos prises à certaines de ces conférences.

Au cours de l’exercice financier 2013-2014, ce sont 800 nouveaux documents issus de rencontres fédérales-provinciales-territoriales qui ont été ajoutés aux archives du SCIC, ainsi que 400 nouveaux documents élaborés pour des rencontres provinciales-territoriales.

Le Secrétariat est le dépositaire de ces documents, qui demeurent la propriété des gouvernements dont ils proviennent. Les archives sont destinées d’abord et avant tout à l’usage des délégués fédéraux, provinciaux et territoriaux; elles ne relèvent pas du domaine public et ne sont pas visées par la Loi sur l’accès à l’information. Les autres demandes d’accès à des documents dans nos archives sont renvoyées au gouvernement dont ils proviennent.

Nombre total de documents archives au 31 mars 2014

Fédéraux-provinciaux-territoriaux 34 756
Fédéraux-territoriaux 54
Provinciaux-territoriaux 14 754
Total général 49 564

Le personnel talentueux et motivé du Secrétariat est le principal facteur de la bonne réputation du Secrétariat et de sa capacité de répondre aux besoins en constante évolution de ses clients. Cela est devenu apparent lorsque nous avons eu à faire face à un important roulement de personnel dû aux départs à la retraite, à la rotation des détachements provinciaux et territoriaux et au départ de membres clés de la direction.

Arrivées et départs

À la hauteurdu défi

Aux employés qui nous quittent : vos années de dévouement, de dur labeur et de coopération ont contribué au succès du SCIC et ont aidé l’organisme à évoluer et à se préparer à l’avenir. Nous vous souhaitons la meilleures des chances dans vos projets futurs!

Aux nouveaux arrivants : une organisation se rajeunit avec chaque nouvelle arrivée. Nous sommes enchantés de vous voir joindre l’équipe du SCIC et nous espérons que vous tirerez une grande satisfaction de votre travail avec vos collègues et vos partenaires de planification.

Arrivées :

  • Brian J. Berry, Sous-secrétaire
  • Laurent Bissonnette, Directeur, Services intégrés
  • France Goulet, Agente administrative de conférences

Départs :

  • Daniel Plourde, Sous-secrétaire
  • Anik Lapointe, Directrice, Services intégrés
  • Ghislaine Kerry, Gestionnaire, Services aux conférences
  • Francine Gravel, Agente administrative de conférences

Autres départs et arrivées (du 1er avril au 31 juillet 2014)

Arrivées :

  • Marcel Bérubé, Gestionnaire, Services aux conférences (Manitoba)
  • Carmen Kantchono, Gestionnaire, Services aux conférences (Québec)

Départs :

  • Laurette Sylvain, Gestionnaire, Services aux conférences (Yukon)
  • Jacqueline Gervais, Agente administrative de conférences (Manitoba)
  • Angela Donatucci, Agente administrative de conférences (Ontario)
  • Robert Kehayes, Agent de conférences, Acquisitions et services techniques

Analyse du rendement et leçons retenues

Comme nous l’avons souligné, en 2013-2014, le Secrétariat a fourni des services à 86 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit une augmentation de 18 % du nombre de conférences par rapport à l’exercice précédent.

Le rendement est évalué à l’aide de données et de documents internes et de deux sondages effectués auprès des clients, soit un échantillonnage recueilli annuellement auprès des planificateurs de conférences et un autre auprès des délégués qui assistent aux conférences.

Cette année, dans le cadre de l’examen de nos outils d’évaluation, le sondage auprès des clients a été revu et mis à jour pour qu’il soit plus étroitement lié aux indicateurs de rendement. Les techniques d’échantillonnage ont été améliorées et les questions révisées pour plus de clarté et pour assurer un sondage plus approfondi du côté de l’évaluateur indépendant.

Vingt-six planificateurs de conférences ont été interrogés par téléphone. De ce nombre, 94,9 % sont d’accord ou très d’accord avec le fait qu’ils ont été satisfaits des services de soutien du SCIC à la planification des conférences. Les réponses aux questions montrent que nous avons amélioré notre capacité de nous adapter et de nous ajuster aux besoins changeants, et les répondants ont convenu que les services du SCIC ont donné lieu à des conférences dont le déroulement efficace a permis de répondre à leurs besoins opérationnels. Lorsqu’on leur a demandé de mettre des mots sur la qualité des services offerts par le SCIC, les termes professionnel et efficace sont ceux qui sont revenus le plus souvent. Sur le plan du marketing, par contre, les réponses indiquent que nos clients n’utilisent peut-être pas notre site Web à sa pleine capacité pour trouver des renseignements sur nos services.

« Mon personnel a bien aimé travailler avec vous à la planification de la conférence et il a apprécié l’expertise, le dévouement et la bonne volonté dont vous avez fait preuve dans l’organisation des réunions »

-Donald S. Ethell,
Lieutenant-gouverneur de l’Alberta

Le SCIC demande aussi régulièrement aux délégués présents aux réunions de donner leur opinion sur ses services. La mise en oeuvre graduelle de sondages en ligne après les réunions a fait augmenter considérablement le nombre de répondants. En 2013-2014, plus de 400 personnes ont répondu au sondage en ligne et 94 % des délégués aux conférences y ont indiqué être globalement satisfaits ou très satisfaits des services de soutien du SCIC sur les lieux. Nombreuses ont été les suggestions et ce genre de rétroaction permet au SCIC d’évaluer et de rajuster en temps et lieu ses façons de faire.

Ces résultats positifs sont particulièrement rassurants pour l’organisation étant donné l’augmentation importante du nombre de conférences desservies en 2013-2014, au milieu d’une restructuration majeure de la Division des services aux conférences destinée à faire réaliser plus d’économies. Le maintien d’un niveau de service aussi élevé dans ce contexte en dit long sur les efforts déployés par toute l’organisation.

À l’avenir, en poursuivant la transformation de notre modèle de prestation de services, nous devons trouver des moyens d’encourager la pleine exploitation de ces outils modernes, tant à l’interne que pour la prestation des services aux conférences. La souplesse doit continuer d’être le centre d’attention de l’organisation afin qu’elle demeure en position d’offrir ses services de la façon la plus rentable possible. Enfin, nous devons continuer d’entretenir et de renforcer nos relations avec les gouvernements, ce qui nous permettra de demeurer proactifs dans la fourniture du soutien dont ils ont besoin.

Photo de deux collègues travaillant sur un document.

Le saviez-vous?

94% de ceux qui y ont répondu se sont dit satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC.

En contact avec les intervenants

Photo d’une salle de conférenceDans le cadre de son plan stratégique, le SCIC s’est engagé à trouver cette année de nouveaux moyens de sensibiliser ses clients. Le concept d’un « Forum d’échange de connaissances sur la logistique des réunions FPT » a été présenté aux directeurs du gouvernement fédéral responsables des relations FPT. L’idée a été très bien reçue et deux ateliers ont par la suite été organisés pendant l’année.

Le but de ces rencontres informelles est de donner à nos contacts de l’ensemble des ministères du gouvernement fédéral une occasion de se créer un réseau, d’échanger de l’information et des pratiques exemplaires dans le domaine de l’organisation de réunions FPT de haut niveau.

La première séance a été organisée conjointement par le SCIC et Emploi et Développement social Canada (anciennement DRHCC) en mai 2013 et regroupait vingt participants provenant de 14 ministères différents. Une deuxième séance a été organisée en novembre 2013, cette fois-ci par le SCIC et Santé Canada. Les discussions ont principalement porté sur les services de vidéoconférence, les nouvelles technologies, la réalisation d’économies pendant l’organisation de réunions FPT, et les rôles et responsabilités des divers intervenants. Une autre séance sera organisée en 2014.

Du côté des provinces, le SCIC est entré en contact avec des fonctionnaires de l’Île-du-Prince Édouard en janvier 2014 afin d’aider la province à coordonner le travail occasionné par le grand nombre de conférences FPT dont elle est l’hôte en 2014 en raison des célébrations du 150e anniversaire de la Conférence de Charlottetown. Des visites exploratoires ont été faites ensemble à divers endroits et on a trouvé des possibilités de collaboration en vue de réaliser des économies d’un secteur à l’autre. Cette collaboration a été un grand succès et le SCIC se fera un plaisir de collaborer avec d’autres administrations à l’égard de projets semblables.

Finances

Budget

Photo d’un maillet sur une table.Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est financé à la fois par le gouvernement du Canada, qui lui consent des crédits parlementaires, et par les provinces, qui lui versent des contributions en vertu d’une entente relative aux frais partagés. La somme demandée aux provinces l’automne dernier, pour le budget de 2013-2014, correspondait à la différence entre le budget total du SCIC et la quote-part du gouvernement fédéral1, différence qui a ensuite été rajustée selon les fonds inutilisés en 2012-2013, comme en fait foi le Tableau 1.

Pour un résultat optimal

Tableau 1. 2013-2014 Budget du SCIC (en milliers de dollars)

2013-2014 Budget Moins rajustement budgétaire pour 2012- 20132 Budget rajusté
Budget principal des dépenses du SCIC 6 035,5 (1 764,3) 4 271,2
Moins : quote-part fédérale1 3 514,0 (1 678,4) 1 835,6
Quotesparts des provinces 2 521,5 (85,9) 2 435,6

1 La quote-part du gouvernement fédéral correspond à 50 p. 100 du budget total, plus les régimes d’avantages sociaux des employés, les frais de traduction, les services aux locataires, les coûts d’immobilisations et tout manque à gagner causé par les provinces qui n’ont pas versé la totalité de leur quote-part.

2 Le rajustement budgétaire 2013-2014 correspond à la différence entre le budget principal des dépenses et les dépenses réelles. La quote-part des provinces est rajustée en fonction des provinces qui ont pleinement contribué au budget de fonctionnement du SCIC.

Contributions des provinces

Le montant total demandé aux provinces pour le budget du SCIC est ensuite réparti entre chacune d’elles, au prorata de leur population d’après les données du dernier recensement fédéral. Le tableau 2 fait état des quotes-parts des provinces pour le budget de 2013-2014 du SCIC ainsi que des montants réels reçus.

Tableau 2. Quotes-parts des provinces pour le budget de 2013-2014 du SCIC (en milliers de dollars)

% établi en fonction du recensement de 2011 Quotes-parts des provinces pour le budget de 2012-2013 du SCIC Quotes-parts des provinces pour le rajustement1 Contribution demandée en 2013-2014 Contribution réelle reçue en 2013-2014
Terre-Neuveet- Labrador 1,5 38,9 (6,2) 32,7 32,7
Nouvelle-Écosse 2,8 69,7 (11,0) 58,7 58,7
Nouveau- Brunswick 2,3 56,7 (9,0) 47,7 47,7
Île-du-PrinceÉdouard 0,4 10,6 (1,7) 8,9 8,9
Québec 23,7 597,1 597,1 131,3
Ontario 38,5 971,2 971,2 265,0
Manitoba 3,6 91,3 (14,4) 76,9 76,9
Saskatchewan 3,1 78,1 78,1 23,0
Alberta 10,9 275,4 (43,6) 231,8 231,8
Colombie- Britannique 13,2 332,5 332,5 95,0
Total 100 2 521,5 (85,9) 2 435,6 971,0

1 Le rajustement budgétaire 2013-2014 correspond à la différence entre le budget principal des dépenses et les dépenses réelles. La quote-part des provinces est rajustée en fonction des provinces qui ont pleinement contribué au budget de fonctionnement du SCIC

États financiers

Le tableau 3 consiste en un résumé des états financiers du SCIC. Le financement total est composé de la somme prévue dans le budget principal des dépenses ainsi que des montants découlant des rajustements. Le budget principal des dépenses est constitué des crédits approuvés pour l’organisme au début de l’exercice, qui a commencé le 1er avril 2013. Par rajustement, on entend les fonds additionnels reçus pour couvrir l’augmentation des salaires prévue dans les conventions collectives révisées. Le financement total du SCIC a diminué d’environ 0,8 million de dollars. Cette diminution est principalement attribuable à une réduction de 0,5 million de dollars de notre budget, découlant du Budget 2012 et du fait que le report d’une somme de 0,3 million de dollars du budget de fonctionnement à l’exercice suivant n’a pas été demandé.

Pour l’exercice 2013-2014, les dépenses totales ont augmenté d’environ 0,7 million de dollars (soit 14 %) comparativement à 2012-2013. Combinée à nos réductions budgétaires, cette augmentation a donné lieu à l’élimination virtuelle de notre surplus budgétaire (péremption), soit une réduction de quelque 1,5 million de dollars. L’augmentation des dépenses est principalement attribuable à une hausse de 18 % du nombre de conférences en 2013-2014, par rapport à 2012-2013.

Étant donné que le SCIC a virtuellement atteint son plafond budgétaire, il devra être encore plus vigilant lorsqu’il continuera de rechercher des moyens efficaces de fonctionner, en vue de réduire davantage ses coûts.

Le saviez-vous?

Le SCIC collabore activement avec ses clients en vue de réduire les formalités administratives et l’utilisation de papier sur les lieux des conférences.

Tableau 3. États financiers du SCIC en 2013-2014 (en milliers de dollars)

Budget du SCIC 2013-2014 2012-2013
Budget principal des dépenses 6 035,5 6 614,7
Rajustements et transferts 86,1 305,0
Financement total 6 121,6 6 919,7
Dépenses du SCIC
Salaires et traitements 2 638,1 2 513,6
Régimes d’avantages sociaux 349,5 325,6
Sous-total : Coûts relatifs au personnel 2 987,6 2 839,2
Autres coûts de fonctionnement 2 748,4 2 222,7
Coûts d’immobilisations 128,9 93,5
Sous-total : Autres coûts de fonctionnement et d’immobilisations 2 877,3 2 316,2
Dépenses totales 5 864,9 5 155,4
Non utilisé (dépassement) 256,7 1 764,3

Ouvrir la porte à la vidéoconférence aux réunions FPT…

Photo de la vidéoconférence à la réunion FPT du Conseil canadien des ministres du Tourisme à Whitehorse (Yukon)Les réunions en personne de ministres et de sousministres fédéraux, provinciaux et territoriaux font partie intégrante du fonctionnement de la fédération. Pour de nombreux secteurs, ce genre de réunion demeure le moyen privilégié de tenir des discussions multilatérales intergouvernementales aux niveaux les plus élevés, établissant des liens de confiance et de bonnes relations de travail entre tous les participants.

Le recours à la technologie pour soutenir ces réunions a évolué avec le temps et avec l’arrivée de nouveaux outils offrant de nouvelles façons de collaborer. L’émergence de la vidéoconférence nous a forcés à réfléchir à nos pratiques, particulièrement dans le contexte actuel de recherche d’économies à réaliser, le contrôle des dépenses de déplacement arrivant en tête de liste.

À l’heure actuelle, la plupart d’entre nous avons vécu l’expérience d’une participation à une vidéoconférence, que ce soit dans une salle de réunion ou directement sur nos ordinateurs. De manière générale, ça marche! …avec une qualité variable, selon la sophistication du matériel utilisé.

Après avoir fait l’acquisition de matériel de pointe pour la vidéoconférence et fait suivre une formation à son personnel, le SCIC a eu l’occasion, en 2013-2014, de travailler avec deux secteurs (tourisme et travail), alors que certains participants ont pu recourir à la vidéoconférence pour se joindre à distance à la réunion qui avait lieu en personne. Le SCIC s’est occupé de toute l’installation dans la salle de réunion, travaillant de concert avec les délégations participantes afin d’assurer le succès de cette participation. Dans les deux cas, les intéressés étaient très satisfaits du résultat. Ils ont atteint leur objectif et c’est la technologie qui le leur a permis.

Rappelons-nous que la vidéoconférence n’est pas qu’un groupe de personnes fixant un écran des yeux. Si votre secteur est à la recherche de moyens de réaliser des économies aux conférences intergouvernementales, la participation d’un présentateur par vidéoconférence pourrait être l’un de ces moyens. Une autre option pourrait être de réduire la taille de votre délégation sur les lieux et de faire participer les autres par vidéoconférence à partir d’une salle de réunion de leur ministère. Cela permettrait d’économiser du temps et des déplacements, et le SCIC peut maintenant prendre les dispositions nécessaires sans frais directs pour vous.

L’avenir

Au cours de son dernier exercice stratégique, la haute direction a décidé de conserver les quatre priorités stratégiques suivantes pour les cinq prochaines années:

1. Améliorer et développer des partenariats stratégiques

2. Transformer notre modèle de prestation des services

3. Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience

4. Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Cliquez ici pour en savoir plus sur notre Plan stratégique 2014-2019

La liste d’initiatives ci-dessous est de la plus haute priorité pour l’organisme et on prévoit d’importants progrès à cet égard au cours des prochaines années :

  • Améliorer le dialogue et renouveler les partenariats avec les provinces et les territoires ;
  • Mettre en oeuvre les conférences virtuelles ;
  • Intégrer les nouvelles technologies dans la prestation des services ;
  • Se doter d’outils modernes et efficaces de prestation des services;
  • Gérer de manière efficace l’information des documents de conférences ;
  • Examiner la possibilité de partenariats avec d’autres organismes dans le but de mettre de l’expertise et des ressources en commun ;
  • Examiner la stratégie d’évaluation du programme et élaborer de nouveaux outils d’évaluation au besoin ; et
  • Continuer de donner des occasions de formation et de perfectionnement à tous les employés.

Le SCIC, le choix logique

Photo d’une salle de conférenceDe plus, un énoncé stratégique a été établi afin de mettre en relief le caractère unique du SCIC et la valeur que nos services apportent aux organisateurs des conférences et aux délégués :

En tant que partenaire clé, le SCIC offre de l’excellence en planification, de l’expertise en prestation de services, des solutions novatrices, de l’impartialité et un engagement envers les langues officielles, qui permettront de relever les défis actuels et futurs dans le domaine des conférences intergouvernementales.

Des occasions et des défis

Si l’on regarde vers l’avenir, le Secrétariat fera face à deux grands défis, l’un touchant les ressources humaines (RH) et l’autre étant la période de restrictions budgétaires dans laquelle nous nous trouvons.

Dans le cas de la gestion des ressources humaines au sein d’un petit organisme, le départ d’un ou une employé(e) peut avoir des conséquences pour l’organisation. Au cours des prochaines années, il est pratiquement certain que le Secrétariat perdra des membres clés de son personnel. Les départs à la retraite augmenteront et il y aura une rotation des détachements provinciaux et territoriaux aux 3 ou 4 ans. C’est pourquoi on attache une grande importance à une planification adéquate et durable des RH.

Même si le nombre de réunions intergouvernementales tend à augmenter, il n’en demeure pas moins que les restrictions budgétaires se poursuivent pour nos partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux. L’objectif principal de l’organisation doit être de continuer de faire preuve de souplesse de manière à être en mesure d’offrir ses services de la façon la plus rentable possible.

On attachera également une grande importance à l’entretien et au renforcement des relations avec nos partenaires gouvernementaux. Le SCIC doit demeurer proactif dans la fourniture des services dont ils ont besoin. Au cours de l’exercice 2014-2015, le Secrétariat commencera à entrer en contact avec les partenaires provinciaux et territoriaux afin de se présenter de nouveau, de faire état de ses atouts et de ses nombreux nouveaux services, et de consolider ses relations. À titre d’ambassadeur de l’utilisation de la nouvelle technologie, le Secrétariat pourrait très bien tenir plusieurs de ces réunions par vidéoconférence.

Le saviez-vous?

Les communiqués de presse des conférences sont publiés sur le site Web du SCIC dès leur diffusion sur les lieux des conférences.

Photo des drapeaux du Canada, des provinces et des territoires