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De nouvelles façons de travailler

Afin de vous offrir le meilleur service qui soit et l’information la plus à jour possible, le SCIC vous invite à lui faire part de vos commentaires et de vos suggestions.

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Table des matières

Message du secrétaire

Photo du secrétaire, M. André M. McArdleLe Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes continue de jouer un rôle de première importance dans le domaine de l’appareil intergouvernemental du Canada, en fournissant des services de conférence aux niveaux les plus élevés des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Au cours de l’exercice 2014-2015, le Secrétariat a desservi 95 conférences intergouvernementales, soit 9 % de plus que l’année précédente. Ce total était constitué de 65 réunions fédérales-provinciales-territoriales et de 30 réunions provinciales-territoriales.

Afin d’offrir ses services de manière efficace à ces réunions, le Secrétariat a graduellement transformé son modèle de prestation, ce qui lui a valu de la part des gouvernements la reconnaissance de son expertise en matière d’utilisation des nouvelles technologies pour soutenir les conférences, et de sa quête constante d’innovation dans son modèle de prestation de services.

À titre d’exemple de cette évolution, le SCIC a franchi un jalon important le 29 janvier 2015 lorsqu’il a fourni des services complets à une réunion virtuelle des ministres fédéral, provinciaux et territoriaux du Travail, une première au niveau ministériel. Il est également intéressant de noter que le Secrétariat a fourni ses services à 19 téléconférences au cours de l’année écoulée, réduisant ainsi de manière importante les coûts liés à ces réunions.

Le succès du Secrétariat repose depuis toujours sur les compétences, la capacité d’adaptation et le professionnalisme de son personnel. C’est pourquoi le SCIC continue d’investir dans des politiques axées sur l’établissement d’un effectif confiant et très performant qui lui permettra de maintenir sa tradition d’excellence à titre de fournisseur de services.

André M. McArdle
Secrétaire

En chiffres

En 2014-2015, le Secrétariat a desservi 37 tables intergouvernementales différentes :

In 2014-15, CICS served 37 different intergovernmental tables

Affaires autochtones MIN 5*
Agriculture MIN 2
Défenseurs des enfants et de la jeunesse SM 1
Citoyenneté et Immigration MIN 2 SM 1
Consommation SM 1
Coroners SM 1
Culture et patrimoine MIN 2** SM 4
Éducation MIN 1 SM 6
Administrateurs d’élections SM 2
Énergie et Mines MIN 1 SM 3
Environnement MIN 1 SM 1
Pêches MIN 3
Francophonie MIN 2
Santé MIN 2 SM 5
Habitation SM 2
Commissaires à l’information et à la vie privée SM 1
Budget Intergovernmental SM 1
Justice et sécurité publique MIN 2 SM 3
Travail MIN 2 SM 2
Marché du travail MIN 3 SM 1
Registraires et commisaires au lobbyisme SM 1
Administrations locales MIN 1 SM 1
Ressources naturelles – Forêts (CCFM) MIN 1 SM 2
Ressources naturelles – Faune et biodiversité MIN 1
Premiers ministres de l’Est du Canada / Gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre PREM 1
Premiers ministres de l’Ouest canadien PREM 1
Tuteurs et curateurs publics SM 1
Commissaires des fonctions publiques SM 1
Travaux publics SM 1
Aînés MIN 2 SM 1
Prestation des services SM 2
Services sociaux SM 2
Sport et loisirs MIN 1 SM 1
Condition féminine MIN 1 SM 1
Tourisme MIN 2 SM 1
Transports MIN 1 SM 4
Gouverneur général et lieutenants-gouverneurs VICE ROYAL 1

*Une réunion de ministres combinée à celle des services sociaux

**une réunion de ministres combinée à celle du tourisme

Icône pour les conférences en personne Icône pour les téléconférences Icône pour les conférences virtuelles

Conférences FPT 65
Conférences PT 30
En personne 75
Téléconférences 19
Conférence virtuelle 1
Ministres 38
Sous-ministres 54
Premiers ministres 2
Vice-royale 1

Notre première conférence virtuelle

Le 29 janvier 2015 a constitué un jalon important pour le SCIC en matière d’utilisation des nouvelles technologies. Ce jour-là, des services complets ont été fournis lors d’une conférence virtuelle des ministres FPT du Travail. C’était la première fois qu’une conférence virtuelle était organisée au niveau ministériel FPT. Les 14 administrations y ont participé par vidéoconférence à partir de leur propre salle de réunion (sauf une, qui a participé par téléconférence) et ont bénéficié des services d’interprétation simultanée dans les deux langues officielles.

Réactions des participants

Tous les participants considèrent que cette réunion a été une réussite et qu’elle a été très utile. Ils ont d’ailleurs tous souligné les avantages de pouvoir réunir leur groupe FPT sans avoir à payer des frais de déplacement et sans devoir s’absenter du bureau. De plus, la technologie a bien fonctionné, permettant ainsi aux ministres d’avoir des échanges intéressants.

« Démarche novatrice. La formule pourrait être très bien adaptée à la coordination des points nouveaux ou très prioritaires » (Alberta)

« La réunion a été très utile. Elle a permis à tous les intervenants d’y participer et de garder le contact, sans avoir à traverser tout le pays. Les économies de temps de voyage à elles seules valaient coup. Il s’agit là d’un excellent complément à la réunion annuelle que nous tenons en personne » (Terre-Neuve-et-Labrador)

« La réunion a été très utile, car elle nous a permis de voir où nous en étions rendu sur des points particuliers de l’ordre du jour, et la vidéoconférence a été efficace à tous égards » (Île-du-Prince-Édouard)

« La vidéoconférence a été utile et intéressante. Ce nouvel outil nous permet de discuter de certains dossiers entre les réunions annuelles de ministres » (Québec)

« Le matériel de vidéoconférence a bien fonctionné. Les délégués de l’Ontario ont pu voir et entendre clairement tous les participants. La ligne dédiée à la traduction a souffert d’une légère interférence, sans toutefois déranger la traduction comme telle. » (Ontario)

En coulisse

La réussite d’une vidéoconférence repose largement sur la collaboration de tous les partenaires pendant l’étape de la planification. Cette dernière doit impérativement commencer au moins deux mois avant la tenue de la conférence afin d’assurer la compatibilité des diverses unités de vidéoconférence utilisées. Pendant cette étape, le SCIC travaille en étroite collaboration avec le bureau de la présidence ou de la vice-présidence de la conférence afin de bien l’informer de la manière dont fonctionnera la vidéoconférence. Ensuite, le SCIC travaille avec chaque administration pour vérifier la compatibilité technique du système de chacune et pour résoudre tout problème susceptible de survenir. Le tout est suivi d’une vidéoconférence test avec le plus d’administrations possible, au moins deux semaines avant la tenue de la réunion (plus d’une fois si nécessaire). Cette conférence test sert également à montrer aux administrations le fonctionnement de l’interprétation simultanée et à faire des essais. Un dernier test technique a lieu deux heures avant le début de la conférence.

Des communications régulières entre les bonnes personnes et un engagement à respecter les délais de la part de toutes les parties sont assurément la clé de la réussite de ces réunions nouveau genre.

Leçons apprises

  • Une réunion virtuelle ne devrait jamais durer plus de deux heures
  • L’ordre du jour doit être concis et la présidence doit exercer un bon leadership afin de faciliter la discussion et la participation.
  • Des instructions claires doivent être données sur la logistique au début de la conférence.
  • Les administrations doivent se donner un moyen de signaler visuellement leur volonté d’intervenir (lors de cette première réunion, nous avons utilisé les chevalets (un carton rectangulaire plié en deux, appelé tent-card en anglais), qui ont bien fonctionné).
  • L’emplacement de la caméra et l’éclairage de la salle influent grandement sur la qualité de l’image que les autres reçoivent.
  • Afin d’accroître la qualité professionnelle de leur image, les administrations pourraient souhaiter installer un arrière-plan constitué d’un drapeau ou d’une bannière.
  • Les administrations n’ont pas toutes accès à du matériel de vidéoconférence de même qualité. Cela affecte la qualité de l’image vu par les autres délégués sur leurs écrans.
  • Les conférences tests sont nécessaires et sont pour les administrations l’occasion idéale d’apprendre le fonctionnement de la vidéoconférence et de l’interprétation simultanée. Le personnel participant à ces séances est ensuite en mesure de bien informer son ministre et les délégués.

L’avenir

Le SCIC est disposé à travailler avec d’autres secteurs désireux de faire l’essai de cette technologie pour le soutien d’une réunion au niveau des sous-ministres ou des ministres. Il se fera un plaisir de leur faire profiter de son expertise dans ce domaine. Si on lui donne suffisamment de temps et avec un engagement ferme de la part de tous les intéressés, il pourra vous aider à organiser une conférence virtuelle réussie dont tout votre groupe sera fier.

Qui nous sommes

Rôle et mandat

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres et ce, partout au Canada.

Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales d’ordre intergouvernemental. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Énoncé stratégique

En tant que partenaire clé, le SCIC offre de l’excellence en planification, de l’expertise en prestation de services, des solutions novatrices, de l’impartialité et un engagement envers les langues officielles, qui permettront de relever les défis actuels et futurs dans le domaine des conférences intergouvernementales.

Nos valeurs

Excellence, Intégrité, Respect

Excellence

Nous nous efforçons de répondre aux exigences de notre mandat grâce au travail d’équipe.

Respect

Nous offrons un milieu de travail enrichissant et collégial favorisant la confiance, la civilité, la dignité et l’équité.

Intégrité

Nous nous conduisons de manière éthique, honnête et transparente, et nous faisons preuve de probité financière.

Mission

Notre raison d’être, aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels grâce à des solutions novatrices.

Vision

Travailler ensemble pour la réussite

Structure organisationnelle

Le Secrétariat comprend les secteurs suivants :

Bureau du Secrétaire

Bureau de direction du SCIC. Il a pour fonction de fournir du soutien aux activités quotidiennes du Secrétaire, en sa qualité d’administrateur général de l’organisme.

  • Secrétaire
  • Sous-secrétaire
  • Agent de planification et de rapports
  • Adjoint exécutif

Services intégrés

Chargés de fournir des conseils et des services en matière de finances, de ressources humaines, d’achats, de sécurité et d’administration aux gestionnaires et au personnel du SCIC.

  • Directeur
  • Agent intégré d’approvisionnement et d’administration
  • Agent des finances
  • Agent, soutien administratif et ressources humaines

Services aux conférences

Chargés d’exécuter le mandat principal de l’organisme en fournissant des services et des conseils à la présidence et à la coprésidence des conférences en ce qui concerne la planification, l’organisation et la logistique des conférences intergouvernementales de haut niveau.

Le personnel des Services aux conférences est constitué d’un mélange d’employés fédéraux, provinciaux et/ou territoriaux.

  • Directeur
  • Gestionnaires des conférences
  • Agents administratifs de conférences
  • Agents des acquisitions et services techniques aux fins de conférences
  • Adjoints aux conférences
  • Adjoint à l’administration et aux services de voyage

Services d’information

Responsables des services de gestion de l’information, de technologie de l’information et de bibliothèque fournis à l’organisation. Assurent également la tenue d’archives permanentes de documents audiovisuels et de photos choisies de diverses conférences desservies par le SCIC.

  • Directeur
  • Chef, Gestion de l’information
  • Coordonnateur, Gestion de l’information
  • Analystes de soutien opérationnel et de l’infrastructure

Comité exécutif

Notre équipe de direction est expérimentée et est engagée à offrir des solutions de conférence novatrices. Ensemble ses membres visent à assurer l’excellence du service à la clientèle et à faire en sorte que les intervenants tirent le maximum des ressources offertes.

Photo de l’équipe de directionDe gauche à droite :
Brian J. Berry, Sous-secrétaire; André M. McArdle, Secrétaire; Bernard Latulippe, Directeur, Services d’information; Louise Seaward-Gagnon, Directrice, Services aux conférences; Laurent Bissonnette, Directeur, Services intégrés

Nos gens

Nos gens sont une grande priorité et, en 2014-2015, nous avons poursuivi la mise en œuvre de notre plan stratégique de cinq ans qui vise la mise en place d’un effectif capable, confiant et très performant.

Photo de groupe du personnel du SCIC

Au cours de l’exercice 2014-2015, le SCIC a fait appel aux services d’un total de 27 employés, dont 18 sont aux Services aux conférences et les 9 autres aux Services intégrés, aux Services d’information et au Bureau du secrétaire.

L’objectif du SCIC est que la moitié du personnel des Services aux conférences soit constitué de fonctionnaires provinciaux et territoriaux détachés par leur gouvernement respectif. Notre agence offre à ces employés une occasion de perfectionnement unique dans le domaine des affaires intergouvernementales. À leur retour dans leur gouvernement respectif, ces fonctionnaires provinciaux et territoriaux ont acquis une vue d’ensemble des rouages des relations intergouvernementales et une expérience de travail dans des secteurs clés de l’activité intergouvernementale. L’affectation de la plupart de ces employés dure trois ans. Leur présence permet au SCIC de s’acquitter de son mandat en tant qu’organisme intergouvernemental neutre et enrichit l’organisation de la connaissance des gouvernements provinciaux et territoriaux ainsi que des villes et régions du Canada.

Quant à eux, les membres des Services d’information et des Services intégrés, à l’instar de ceux de la direction, proviennent du gouvernement fédéral. Pour répondre à la demande de services de conférence en période de pointe, le Secrétariat fournit une formation polyvalente aux employés de ces secteurs.

À la recherche d’occasions de perfectionnement ?

NOUS AVONS DES OUVERTURES !

Nous avons des affectations à proposer aux fonctionnaires provinciaux et territoriaux.  Pour de plus amples renseignements, cliquez ici

S’adapter au changement

Notre effectif a subi de profonds changements au cours de l’exercice 2014-2015. Les départs à la retraite et la rotation des employés provinciaux et territoriaux ont entraîné un roulement de 34 % du personnel du SCIC. Nos employés continuent de nous étonner par leur souplesse et leur capacité d’adaptation. Le personnel expérimenté poursuit son rôle de mentor auprès des nouveaux employés, et les employés qui partent se sont fait offrir des réaménagements d’horaire afin d’échelonner les dates de départ et d’atténuer les répercussions du roulement de personnel.

En raison du rôle primordial que joue le personnel dans les succès de l’organisme, le SCIC continue d’investir de façon importante dans la formation et le perfectionnement des employés. Au cours de l’exercice 2014-2015, nous avons offert divers ateliers relativement à promotion du travail et de l’esprit d’équipe, à la santé et à la sécurité au travail, et aux premiers soins.

Arrivées et départs

Aux employés qui nous ont quitté, merci de votre dévouement et de votre travail acharné pendant votre affectation au Secrétariat.

Liste des personnes ayant quitté le Secrétariat :

  • Laurette Sylvain, Gestionnaire, Services aux conférences (Yukon)
  • Marcel Bérubé, Gestionnaire, Services aux conférences (Manitoba)
  • Michel Daigle, Gestionnaire, Services aux conférences (Nouveau-Brunswick)
  • Jacqueline Gervais, Agente administrative des conférences (Manitoba)
  • Angela Donatucci, Agente administrative des conférences (Ontario)
  • Chris Caldwell, Agent des acquisitions et des services techniques aux fins de conférences (Colombie-Britannique)
  • Robert Kehayes, Agent des acquisitions et des services techniques aux fins de conférences
  • Pat Fagan, Agente des acquisitions et des services techniques aux fins de conférences
  • Janie Renaud, Adjointe exécutive
  • Robert Gosselin, Analyste de soutien opérationnel et de l’infrastructure
  • Daniel Racine, Agent des acquisitions et des services techniques aux fins de conférences (juillet 2015)
  • Marc Laroche, Agent intégré d’approvisionnement et d’administration (mai 2015)

Bienvenue aux nouveaux arrivants. Nous espérons que vous tirerez une grande satisfaction de votre séjour parmi vos collègues et vos partenaires de planification.

Liste des personnes nouvellement arrivées :

  • Carmen Kantchono, Gestionnaire, Services aux conférences (Québec)
  • Nathalie Houle, Agente administrative des conférences (Ontario)
  • Solange Pilon, Agente administrative des conférences
  • Caroline Régimbald, Agente des acquisitions et des services techniques aux fins de conférences
  • Matthieu Letang-Keithlin, Agent des acquisitions et des services techniques aux fins de conférences
  • Diane Chalifoux, Agente intégré d’approvisionnement et d’administration
  • Luc Thériault, Gestionnaire, Services aux conférences (Nouveau-Brunswick) (juin 2015)
  • Éric Paquette, Analyste de soutien opérationnel et de l’infrastructure (mai 2015)

Le SCIC a maintenant régulièrement recours au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant dans toutes ses divisions afin de favoriser l’intérêt dans la fonction publique.

Nous rajeunissons!
En 2013, l’âge moyen d’un employé du SCIC était de 49 ans. En 2015, il est de 46.

Notre travail

Expertise en matière de prestation de services

Le meilleur moyen d’assurer le succès de votre rencontre est de travailler avec le SCIC. Nous offrons une vaste gamme de services que nous pouvons adapter à vos besoins, incluant:

  • installation complète de la salle de conférence principale (des drapeaux au matériel multimédia en passant par les tables et les chaises);
  • installation de l’aire réservée à la conférence de presse et au point de presse
  • recherche de fournisseurs, installation et fonctionnement du matériel multimédia
  • vidéoconférence;
  • téléconférences;
  • inscription en ligne;
  • documentation en ligne;
  • enregistrement numérique de la réunion et de la conférence de presse
  • traduction des documents de la conférence dans les deux langues officielles
  • élimination sécuritaire des documents de la conférence;
  • connexion sans fil sur les lieux;
  • sécurité des lieux;
  • interprétation simultanée des délibérations de la conférence et de la conférence de presse dans les deux langues officielles;
  • et soutien à la rédaction des communiqués, y compris le traitement de texte, la traduction, l’impression, la distribution et l’affichage sur Internet.

Le SCIC installe un bureau sur les lieux de la conférence afin d’y fournir du soutien administratif et des conseils sur le protocole et afin de résoudre rapidement tout problème de logistique. Ce bureau est doté d’un numériseur (scanner), d’une photocopieuse et d’un centre de messagerie.

Qui peut recourir au SCIC et qui paie pour les services qu’il fournit ?

Les services du SCIC sont à la disposition de tout ministère fédéral, provincial ou territorial qui organise une réunion intergouvernementale de premiers ministres, de ministres ou de sous ministre.

Le gouvernement hôte assume les frais des salles de conférence et des activités entourant la conférence; et de son côté, le SCIC assume les coûts de la plupart des autres services liés à la conférence. Le SCIC est financé à la fois par le gouvernement fédéral (au moyen de crédits parlementaires) et par les provinces (au moyen de contributions).

Pour faire une demande de services, veuillez contacter notre directrice des Services aux conférences, au 613-995-4328. Pour plus d’information, rendez vous sur notre site Web, au www.scics.gc.ca ou faites nous parvenir un courriel, à Info@scics.gc.ca. Nous sommes impatients de collaborer avec vous pour votre prochaine rencontre!

Pour en savoir plus www.scics.gc.ca

Collection unique

Archives

Avec un total de plus de 50 000 documents, les archives intergouvernementales du SCIC constituent une collection unique. Ordre du jour, liste de délégués, sommaire des décisions, communiqué, présentation, compte rendu; tous les documents déposés lors des réunions desservies par le SCIC depuis 1973 y sont soigneusement répertoriés et conservés.

Qu’il s’agisse de fournir un aperçu de la dernière conférence afin de préparer la prochaine ou d’établir un portrait des initiatives intergouvernementales d’un secteur donné, cette collection constitue un précieux atout. À cet effet, il importe de mentionner que ces archives sont destinées à l’usage des délégués fédéraux, provinciaux et territoriaux et que les documents ainsi amassés demeurent la propriété légale des gouvernements dont ils sont issus.

Recherchistes, analystes, étudiants, journalistes, institutions et membre du public ont néanmoins accès à une impressionnante collection de documents publics, rendus disponibles chaque année par le biais de notre site web ou sur demande.

Pour toute question au sujet des archives du SCIC, veuillez contacter info@scics.gc.ca. Il nous fera plaisir de vous répondre.

Photo des archives du SCIC

Les communiqués des conférences sont affichés sur le site Web du SCIC dès qu’ils sont émis. Cette section de notre site a été consultée 6 553 fois en 2014-2015.

Nous avons répondu à 48 demandes d’information en 2014-2015 et les pages de notre site Web ont été consultées plus de 27 000 fois.

 

L’évolution des conférences

Série de photos illustrant l’évolution des services aux conférences entre 1973 et 2015

Exercice visé : 2014-2015

En 2014-2015, le SCIC a fourni des services à 95 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit une augmentation de 9 % du nombre de conférences par rapport à l’exercice précédent. De ce nombre, 65 étaient des conférences fédérales-provinciales-territoriales et 30 des conférences provinciales-territoriales.

Conférences par lieu

Carte du Canada indiquant le nombre de conférences ayant eu lieu dans chaque province et territoire

Province/territoire Nombre de conférences
Ontario 18*
Québec 8**
Nouvelle-Écosse 1
Nouveau-Brunswick 0
Manitoba 4
Colombie-Britannique 4
Île-du-Prince-Édouard 20
Saskatchewan 0
Alberta 11
Terre-Neuve-et-Labrador 3
Yukon 1
Territoires du Nord-Ouest 1
Nunavut 1
États-Unis 1
Téléconférence 19
Vidéoconférence 1

* dont 7 dans la région de la capitale nationale

** dont 2 dans la région de la capitale nationale

Le nombre de téléconférences organisées par le SCIC a été six fois plus élevé qu’au cours de l’exercice précédent. Il s’agit s’un service relativement nouveau qui s’est révélé le parfait complément aux réunions en personne pour divers secteurs, dont l’éducation, l’immigration, les services sociaux, culture et patrimoine et énergie et mines, qui ont eu recours à ce service à diverses reprises.

En 2014, l’Île-du-Prince-Édouard a été l’hôte d’un grand nombre de conférences FPT, dans le cadre du 150e anniversaire de la Conférence de Charlottetown.

Photo de groupes des délégués participant à une conférence à l’Î.-P.É. en 2014

Île-du-Prince-Édouard, 2014

Nouveau secteur

Le SCIC a eu le plaisir de fournir ses services à un nouveau secteur en 2014-2015, soit celui des administrateurs d’élections

Photo de groupe des directeurs généraux des élections

Photo: Stephane E. Perrault, 2014

Fonds documentaire intergouvernemental

Niveau de conférence Nombre total de documents archives
Fédéraux-provinciaux-territoriaux 35 593
Fédéraux-territoriaux 54
Provinciaux-territoriaux 15 240
Total général 50 887

Nouveaux services

Utilisation des nouvelles technologies

Photo de groupe des directeurs généraux des élections

« Au nom de la province de la Nouvelle-Écosse, je tiens à remercier l’équipe du SCIC pour le rôle qu’elle a joué dans la réussite du Sommet national des femmes autochtones (SNFA IV). Ce fut un plaisir de faire votre connaissance et de travailler avec vous. Votre aide et vos conseils ont été grandement appréciés! »

Analyse du rendement

En 2014-2015, le SCIC a fourni des services à 95 conférences intergouvernementales de haut niveau, dont 75 réunions en personne, 19 téléconférences et une conférence virtuelle, ce qui représente une augmentation globale de 9 % du nombre de conférences par rapport à l’exercice précédent.

Le SCIC a pris pour engagement d’offrir des services administratifs de grande qualité pour soutenir la planification et le déroulement de chacune des conférences qu’il dessert. Ainsi, chaque année, le SCIC fait appel aux services d’un cabinet de recherche externe et impartial pour mener des entrevues téléphoniques auprès d’un échantillon de personnes ayant participé à la planification d’une ou plusieurs réunions au cours de l’année écoulé afin de leur demander d’évaluer le rendement du SCIC et de faire part de leurs précieuses observations.

Pendant l’année visée, vingt-sept représentants de ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux ont été interviewés par téléphone. 90,5 % des répondants se sont dits d’accord ou entièrement d’accord avec le fait qu’ils étaient satisfaits des services offerts par le SCIC au soutien de la planification des conférences.

« Continuez votre excellent travail! »

Excellence en matière de planification

De plus, le SCIC demande régulièrement aux délégués présents aux réunions de donner leur opinion sur ses services. En 2014-2015, environ 350 personnes ont répondu au sondage, en ligne ou sur place, et 96,3 % d’entre elles ont indiqué être dans l’ensemble satisfaites ou très satisfaites des services de conférence du SCIC. Notre recours aux nouvelles technologies, comme les postes de recharge et la connexion sans fil dans la salle principale de conférence, suscite constamment des commentaires élogieux de la part des délégués. Après avoir reçu de nombreuses suggestions visant à améliorer l’inscription en ligne et le site de téléchargement sécurisé des documents afin de mieux répondre aux besoins des utilisateurs, le SCIC a personnalisé et amélioré davantage les deux systèmes. Leur mise en œuvre aura lieu au cours de l’exercice 2015-2016.

« La qualité du service a été phénoménale. Tous les membres du personnel étaient disponibles et prêts à aider lorsque nous en avions besoin. »

“Je tiens à vous remercier du travail que vous avez accompli à l’égard de l’organisation et du bon déroulement de la conférence et des réunions des ministres responsables du sport, de l’activité physique et des loisirs. Vous avez fait preuve d’un très grand professionnalisme et vous avez accepté volontiers de régler tous les problèmes auxquels nous avons dû faire face. Vous avez été patients avec moi et m’avez aidé à bien faire mon travail. J’ai beaucoup appris à vos côtés et je vous remercie de m’avoir accepté dans votre espace.”

Finances

Budget

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est financé à la fois par le gouvernement du Canada, qui lui consent des crédits parlementaires, et par les provinces, qui lui versent des contributions en vertu d’une entente relative aux frais partagés. La somme demandée aux provinces l’automne dernier, pour le budget de 2014-2015, correspondait à la différence entre le budget total du SCIC et la quote-part du gouvernement fédéral1, différence qui a ensuite été rajustée selon les fonds inutilisés en 2013-2014, comme en fait foi le Tableau 1.

Tableau 1. 2014-2015 Budget du SCIC (en milliers de dollars)

2014-2015
Budget
Moins rajustement
budgétaire pour
2013-20142
Budget
rajusté
Budget principal des dépenses du SCIC 5 957,2 (256,7) 5 700,4
Moins : quote-part fédérale1 3 464,8 (219,1) 3 245,6
Quotes-parts des provinces 2 492,4 (37,6) 2 454,8

Contributions des provinces

Le montant total demandé aux provinces pour le budget du SCIC est ensuite réparti entre chacune d’elles, au prorata de leur population d’après les données du dernier recensement fédéral. Le tableau 2 fait état des quotes-parts des provinces pour le budget de 2014-2015 du SCIC ainsi que des montants réels reçus.

Tableau 2. Quotes-parts des provinces pour le budget de 2013-2014 du SCIC (en milliers de dollars)

% établi en
fonction du
recensement
de 2011
Quotes-parts
des provinces
pour le budget
de 2013-2014
du SCIC
Quotes-parts
des provinces
pour le
rajustement2
Contribution
demandée
en 2014-2015
Contribution
réelle reçue
en 2014-2015
Terre-Neuve-et-Labrador 1,5 37,4 (2,6) 34,8 34,8
Nouvelle-Écosse 2,8 69,8 (4,9) 64,9 64,9
Nouveau-Brunswick 2,3 57,3 (4) 53,3 53,3
Île-du-Prince-Édouard 0,4 10 (0,7) 9,3 9,3
Québec 23,7 590,7 590,7 131,3
Ontario 38,5 959,5 959,5 265
Manitoba 3,6 89,7 (6,3) 83,4 83,4
Saskatchewan 3,1 77,3 77,3 23
Alberta 10,9 271,7 (19,1) 252,6 252,6
Colombie-Britannique 13,2 329 329 95
Total *100 2 492,4 (37,6) 2 454,8 1 012,6

Maintenir la qualité tout en cherchant à réaliser des économies

États financiers

Le tableau 3 consiste en un résumé des états financiers du SCIC. Le financement total est composé de la somme prévue dans le budget principal des dépenses ainsi que des montants découlant des rajustements. Le budget principal des dépenses est constitué des crédits approuvés pour l’organisme au début de l’exercice, qui a commencé le 1er avril 2014. Le financement total du SCIC a été augmenté de quelque 35 000 $ suite à la demande de report à l’exercice suivant qui n’avait pas été faite en 2013-2014.

Les dépenses totales de 2014-2015 ont diminué d’environ 0,7 million $ (soit 12 %) par rapport à 2013-2014. Cette diminution découle de coûts moins élevés au chapitre du personnel, des services professionnels et de la location. Les coûts relatifs au personnel ont été moins élevés parce que les personnes parties à la retraite n’ont pas été remplacées tout de suite et que les postes vacants n’ont pas été comblés immédiatement. Les autres diminutions de coûts sont attribuables à une augmentation du nombre de téléconférences et de vidéoconférences par rapport à 2013-2014, ce qui a entraîné une réduction des frais professionnels et des coûts des services spéciaux (principalement les services d’interprétation et de traduction).

Tableau 3. États financiers du SCIC en 2014-2015 (en milliers de dollars)

2014-2015 2013-2014
Budget du SCIC
Budget principal des dépenses 5 957,2 6 035,5
Rajustements et transferts 203,1 86,1
Financement total 6 160,3 6 121,6
Dépenses du SCIC
Salaires et traitements 2 381,6 2 638,1
Régimes d’avantages sociaux 318 349,5
Sous-total : Coûts relatifs au personnel 2 699,6 2 987,6
Autres coûts de fonctionnement 2 448,6 2 748,4
Coûts d’immobilisations 21,3 128,9
Sous-total : Autres coûts de fonctionnement et d’immobilisations 2 469,9 2 877,3
Dépenses totales 5 169,5 5 864,9
Non utilisé (dépassement) 990,8 256,7

Regard vers l’avenir

Dans le cours de la transformation de notre modèle de prestation de services et à mesure qu’augmentent notre expertise et notre renommée pour l’utilisation des nouvelles technologies pour soutenir les conférences, nous devons continuer d’investir des ressources et de favoriser l’innovation pour faire en sorte les outils modernes soit exploités à leur plein potentiel pour la prestation des services aux conférences. Il est important, à la fois pour notre organisation et nos partenaires, que nous trouvions des moyens de faire connaître nos réussites, particulièrement dans le domaine des conférences virtuelles.

La réussite du SCIC est fondée sur des relations solides et positives avec ses clients. Établir un équilibre entre notre expertise, le service axé sur la clientèle et l’utilisation efficace des ressources exige du travail et de la souplesse. L’amélioration de nos relations avec nos clients et leur participation à la détermination de ce qui a besoin d’être amélioré dans notre service demeurent une priorité stratégique de notre organisation.

Le SCIC étant actuellement en période de grand roulement de personnel en raison des départs à la retraite, le transfert du savoir de l’organisation et la réussite de l’intégration des nouveaux employés nécessiteront beaucoup d’attention afin que nous puissions poursuivre notre tradition d’excellence à titre de fournisseur de services.

Le saviez-vous?

Certains secteurs réservent leurs réunions 12 à 14 mois d’avance

Les priorités stratégiques du Secrétariat pour 2015-2020 :

  1. Améliorer et développer des partenariats stratégiques
  2. Transformer notre modèle de prestation des services
  3. Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience
  4. Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Cliquez ici pour en savoir plus sur notre Plan stratégique 2014-2019

 

1 La quote-part du gouvernement fédéral correspond à 50 p. 100 du budget total, plus les régimes d’avantages sociaux des employés, les frais de traduction, les services aux locataires, les coûts d’immobilisations et tout manque à gagner causé par les provinces qui n’ont pas versé la totalité de leur quote-part.

2 Le rajustement budgétaire 2014-2015 correspond à la différence entre le budget principal des dépenses et les dépenses réelles. La quote-part des provinces est rajustée en fonction des provinces qui ont pleinement contribué au budget de fonctionnement du SCIC.