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Collaboration renouvelée

Afin de vous offrir le meilleur service qui soit et l’information la plus à jour possible, le SCIC vous invite à lui faire part de vos commentaires et de vos suggestions.

Voici nos coordonnées :

Renseignements généraux
Téléphone : 613-995-2341
Télécopieur : 613-996-6091
Courriel : info@scics.gc.ca
www.scics.gc.ca

Adresse postale
C.P. 488, succursale A
Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Adresse pour les livraisons
222, rue Queen, 10e étage
Ottawa (Ontario)  K1P 5V9

Table des matières

Message du secrétaire

André M. McArdle, Secretary Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC), un acteur central des relations intergouvernementales, continue d’offrir aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux des services impartiaux pour leurs conférences de haut niveau.

Au cours de l’exercice financier 2015-2016, dans un contexte de collaboration accrue entre les gouvernements, le SCIC a offert ses services dans le cadre de 114 conférences, dont une réunion des premiers ministres qui a eu lieu à Vancouver en mars 2016.

Fait intéressant : au nombre des réunions susmentionnées, il y a eu 72 conférences en personne, 40 téléconférences et 2 conférences virtuelles. Le nombre de téléconférences et de conférences virtuelles a doublé depuis l’an dernier, ce qui indique le vif intérêt des gouvernements à utiliser ces nouvelles technologies comme façons viables et économiques de conférer.

Grâce à son grand professionnalisme et à l’expertise de son personnel, le SCIC a su au fil des ans adapter son modèle de prestation de services aux besoins complexes de ses clients des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

André M. McArdle
Secrétaire

Faits saillants

Faits saillants

Total number of conferences 114
Type
Conférences FPT 75
Conférences PT 39
Format  
Conférences en personne 72
Téléconférences 40
Vidéoconférences 2
Level
Vice-royale 1
Premiers ministres FPT 2
Premiers ministres PT 2
Ministres 34
Sousministres 73
Hauts fonctionnaires 2

Qui nous sommes

Mandat

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.

Objectif

Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales d’ordre intergouvernemental. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

En tant que partenaire clé, le SCIC offre de l’excellence en planification, de l’expertise en prestation de services, des solutions novatrices, de l’impartialité et un engagement envers les langues officielles, qui permettront de relever les défis actuels et futurs dans le domaine des conférences intergouvernementales.

Nos valeurs

Core Values

Excellence

Nous nous efforçons de répondre aux exigences de notre mandat grâce au travail d’équipe.

Respect

Nous offrons un milieu de travail enrichissant et collégial favorisant la confiance, la civilité, la dignité et l’équité.

Intégrité

Nous nous conduisons de manière éthique, honnête et transparente, et nous faisons preuve de probité financière.

Mission

Notre raison d’être, aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels grâce à des solutions novatrices.

Vision

Travailler ensemble pour la réussite.

Structure organisationnelle

Le SCIC comprend les secteurs suivants :

Bureau du Secrétaire

Bureau de direction du SCIC. Il a pour fonction de fournir du soutien aux activités quotidiennes du Secrétaire, en sa qualité d’administrateur général de l’organisme.

  • Secrétaire
  • Sous-secrétaire
  • Agent de planification et de rapports
  • Adjoint exécutif

Services intégrés

Chargés de fournir des conseils et des services en matière de finances, de ressources humaines, d’achats, de sécurité et d’administration aux gestionnaires et au personnel du SCIC.

  • Directeur
  • Agent intégré d’approvisionnement et d’administration
  • Agent des finances
  • Agent, soutien administratif et ressources humaines

Services aux conférences

Chargés d’exécuter le mandat principal de l’organisme en fournissant des services et des conseils à la présidence et à la coprésidence des conférences en ce qui concerne la planification, l’organisation et la logistique des conférences intergouvernementales de haut niveau.

Le personnel des Services aux conférences est constitué d’un mélange d’employés fédéraux, provinciaux et/ou territoriaux.

  • Directeur
  • Gestionnaires des conférences
  • Agents administratifs de conférences
  • Agents des acquisitions et services techniques aux fins de conférences
  • Adjoints aux conférences
  • Adjoint à l’administration et aux services de voyage

Services d’information

Responsables des services de gestion de l’information, de technologie de l’information et de bibliothèque fournis à l’organisation. Assurent également la tenue d’archives permanentes de documents audiovisuels et de photos choisies de diverses conférences servies par le SCIC.

  • Directeur
  • Chef, Gestion de l’information
  • Coordonnateur, Gestion de l’information
  • Analystes de soutien opérationnel et de l’infrastructure

Comité exécutif

Notre équipe de direction est expérimentée et est engagée à offrir des solutions de conférence novatrices. Ensemble, ses membres visent à assurer l’excellence du service à la clientèle et à faire en sorte que les intervenants tirent le maximum des ressources offertes.

De gauche à droite : Brian J. Berry, Sous-secrétaire; Laurent Bissonnette, Directeur, Services intégrés; Bernard Latulippe, Directeur, Services d’information; André M. McArdle, Secrétaire; Rodrigue Hurtubise, Directeur, Services aux conférences

De gauche à droite :
Brian J. Berry, Sous-secrétaire; Laurent Bissonnette, Directeur, Services intégrés; Bernard Latulippe, Directeur, Services d’information; André M. McArdle, Secrétaire; Rodrigue Hurtubise, Directeur, Services aux conférences

Bienvenue

Au début de 2016, Rodrigue Hurtubise s’est joint à l’organisme à titre de directeur des Services aux conférences.

Rodrigue est diplômé de l’Université de Guelph et cumule 35 ans d’expérience dans un vaste éventail de domaines, dont les communications, la planification d’événements, les politiques et les affaires intergouvernementales. Il a été en contact avec la division des Services aux conférences du SCIC pour la première fois au milieu des années 1990 en tant que détaché du gouvernement de l’Ontario.

Employés

Le SCIC est une organisation axée sur les clients et son plus grand atout est ses employés. Ceux-ci sont chargés d’offrir des services de conférence aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Ils sont issus de différents milieux et mettent leur bagage d’expérience au profit de leur travail. Ils ont œuvré au sein de ministères fédéraux, provinciaux ou territoriaux en tant qu’experts de la planification d’événements, dans l’industrie de la technologie et comme gestionnaires de projets.

Ce qu’ils ont dit…

Commentaires tirés de la séance de mobilisation des employés du SCIC de 2015

« Nous sommes fiers des services que nous offrons. »

« Nous croyons en notre organisation. »

Photo du personnel du SCIC prise en mars 2016 à la réunion des premiers ministres, à Vancouver (Colombie-Britannique)

Photo du personnel du SCIC prise en mars 2016 à la réunion des premiers ministres, à Vancouver (Colombie-Britannique)

Environnement agréable et inclusif

Le SCIC est un excellent milieu de travail. Nous investissons dans le bien-être de nos employés et dans leur formation, tant sur le plan personnel qu’organisationnel.

En 2016, de nouveaux plans d’apprentissage et de perfectionnement ont été préparés pour tous les postes afin de favoriser l’apprentissage continu.

Employées du SCIC sur les lieux d’une conférence

Employées du SCIC sur les lieux d’une conférence

Ce qu’ils ont dit…

Commentaires tirés de la séance de mobilisation
des employés du SCIC de 2015

« Nous sommes toujours disposés à appuyer nos collègues, qu’ils soient nouveaux ou expérimentés. »

« Les gestionnaires font confiance à leurs employés et ils savent qu’ils sont des experts dans leur domaine. Cette confiance mène chaque conférence à la réussite. »

Comme chef de file en matière de solutions de conférence novatrices, nous équipons nos employés d’outils et de technologies de pointe afin de leur permettre de faire leur travail de la manière la plus efficace qui soit en fonction des besoins en évolution des clients.

We  are a completely mobile workforce

Nous sommes un effectif entièrement mobile.

  • Ordinateurs portables et tablettes plutôt qu’ordinateurs de bureau
  • Téléphones intelligents plutôt que lignes terrestres
  • Accès au réseau à distance
  • Connexion sans fil au bureau
  • Modalités de travail flexibles

Stagiaires d’été, Pareesa Bina et Yasna Sarwar, lors d’une activité de groupe

Stagiaires d’été, Pareesa Bina et Yasna Sarwar, lors d’une activité de groupe.

Le SCIC a maintenant régulièrement recours au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant dans toutes ses divisions afin de favoriser l’intérêt dans la fonction publique.

Représentation des provinces et des territoires

Un certain nombre de postes de la division des Services aux conférences est réservé à des fonctionnaires provinciaux et territoriaux détachés par leur gouvernement respectif. Le SCIC offre à ces employés une occasion de perfectionnement unique dans le domaine des affaires intergouvernementales. L’affectation de la plupart de ces employés dure trois ans. Leur présence permet au SCIC de s’acquitter de son mandat en tant qu’organisme intergouvernemental neutre et enrichit l’organisation de la connaissance des gouvernements provinciaux et territoriaux ainsi que des villes et régions du Canada. À leur retour dans leur gouvernement respectif, ces fonctionnaires provinciaux et territoriaux ont acquis une expérience de travail dans des secteurs clés de l’activité intergouvernementale.

Pleins feux sur l’expérience de détachement provincial

Entrevue avec une ancienne employée provinciale au SCIC

Jacqueline Gervais, ancienne détachée (agente administrative de conférences) au SCICJacqueline Gervais
Gouvernement du Manitoba
Ancienne agente administrative de conférences au SCIC

Comment avez-vous vécu votre déménagement et l’adaptation à la vie et au travail dans une province et une ville différentes?

J’ai beaucoup aimé travailler à Ottawa. Je me suis sentie chez moi dès mon arrivée. C’est une très belle ville et les gens sont sympathiques. Je viens de Winnipeg et je trouve que les deux villes se ressemblent à bien des égards. Ce n’était donc pas un gros ajustement pour moi, mis à part la distance qui me séparait de mes proches. Je me suis sentie la bienvenue au SCIC dès le premier jour et j’avais le sentiment de faire partie d’une famille, ce qui a grandement facilité ma transition.

Comment décririez-vous votre expérience à titre d’employée provinciale au SCIC?

Je n’ai que des choses positives à dire. On m’a traitée comme une employée permanente pour ce qui est de l’environnement de travail, des relations personnelles et des activités sociales. Je dois dire que beaucoup de mes collègues du SCIC ont fait un effort supplémentaire pour s’assurer que j’étais à l’aise et que je me sentais la bienvenue à Ottawa. Je n’avais pas l’impression de n’être que de passage, et j’ai très bien appris à connaître de nombreuses personnes pendant mes trois années à Ottawa.

Qu’avez-vous préféré du travail au SCIC?

Outre la gentillesse du personnel et de la direction, j’ai aimé avoir l’occasion de voyager et de visiter presque toutes les grandes villes du Canada. Si je n’avais pas travaillé au SCIC, je n’aurais pas eu la chance de voir tous ces endroits. Travailler au bureau à Ottawa et voyager a rendu mon expérience encore plus intéressante, puisque le paysage changeait tout le temps. J’ai aussi aimé rencontrer des représentants de tous les secteurs gouvernementaux partout au pays. J’ai noué des amitiés durables.

Comment s’est passé votre retour au sein de votre gouvernement d’attache?

Mon retour au gouvernement du Manitoba s’est bien déroulé. Tout le monde était content de me voir et j’étais heureuse de retrouver mes collègues et d’être plus près de ma famille et de mes amis. Cependant, j’ai constaté que j’aimais beaucoup la planification d’événements et que c’est quelque chose que je voudrais faire pour le reste de ma carrière, si l’occasion se présentait. Je m’ennuie de travailler avec le public, puisque je suis une personne sociable. Au gouvernement du Manitoba, je n’ai pas du tout de rapports avec le public, mais la transition s’est quand même bien faite.

De façon générale, dans quelle mesure êtes-vous satisfaite de votre passage au SCIC?

Mon expérience générale a été formidable et je n’ai aucun regret. Je suis fière de dire que j’ai travaillé au SCIC et vécu dans la capitale nationale.

Recommanderiez-vous à d’autres employés des provinces et des territoires de travailler au SCIC?

Je recommande fortement l’expérience à tous les fonctionnaires provinciaux et territoriaux. C’est l’une des occasions les plus riches et les plus uniques que j’ai eues pendant ma carrière de 31 ans. Je m’estime très chanceuse d’avoir vécu cette expérience.

À la recherche d’occasions de perfectionnement?

NOUS AVONS DES POSTES VACANTS!

Nous avons des affectations à proposer aux fonctionnaires provinciaux et territoriaux. Pour de plus amples renseignements, cliquez ici.

 

Lauréats du prix d’excellence du Secrétaire en 2015

De gauche à droite : Bernard Latulippe, Patricia Wilson, Matthieu Letang-Keithlin

De gauche à droite :
Bernard Latulippe, Patricia Wilson, Matthieu Letang-Keithlin

Bernard et Matthieu, qui ont contribué à l’organisation de la première conférence virtuelle du SCIC et qui ont collaboré afin de surmonter les obstacles et d’offrir une expérience de réunion fluide à tous les participants.

Patricia, qui offre du soutien continu aux projets du SCIC et qui aide de façon conviviale le personnel à résoudre ses problèmes et à atteindre ses objectifs.

Autres lauréats qui ne figurent pas sur la photo : Louise Seaward-Gagnon, Denis Simard et Robert Gosselin.

Notre travail

Expertise en matière de prestation de services

  • installation complète de la salle de conférence principale (des drapeaux au matériel multimédia en passant par les tables et les chaises);
  • installation de l’aire réservée à la conférence de presse et au point de presse;
  • recherche de fournisseurs, installation et fonctionnement du matériel multimédia;
  • vidéoconférence;
  • téléconférence;
  • inscription en ligne;
  • documentation en ligne;
  • enregistrement numérique de la réunion et de la conférence de presse;
  • interprétation simultanée des délibérations de la conférence et de la conférence de presse dans les deux langues officielles;
  • traduction des documents de la conférence dans les deux langues officielles;
  • élimination sécuritaire des documents de la conférence;
  • connexion sans fil sur les lieux;
  • sécurité des lieux;
  • soutien à la rédaction des communiqués, y compris le traitement de texte, la traduction, l’impression, la distribution et l’affichage sur Internet.

Le SCIC installe un bureau sur les lieux de la conférence afin d’y fournir du soutien administratif et des conseils sur le protocole et afin de résoudre rapidement tout problème de logistique. Ce bureau est doté d’un numériseur (scanneur), d’une photocopieuse et d’un centre de messagerie.

Qui peut recourir au SCIC et qui paie pour les services qu’il fournit?

Les services du SCIC sont à la disposition de tout ministère fédéral, provincial ou territorial qui organise une réunion intergouvernementale de premiers ministres, de ministres ou de sous-ministres.

Le gouvernement hôte assume les frais des salles de conférence et des activités entourant la conférence; et de son côté, le SCIC assume les coûts de la plupart des autres services liés à la conférence. Le SCIC est financé à la fois par le gouvernement fédéral (au moyen de crédits parlementaires) et par les provinces (au moyen de contributions).

Pour faire une demande de services, veuillez communiquer avec notre directeur des Services aux conférences, au 613-995-4328 ou à Info@scics.gc.ca. Nous sommes impatients de collaborer avec vous pour votre prochaine rencontre!

Exercice visé : 2015-2016

In 2015-16, the Secretariat provided its services to 114 senior-level intergovernmental conferences; a 20% increase over the previous year’s total.

En 2015-2016, le SCIC a fourni des services à 114 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit une augmentation de 20 % du nombre de conférences par rapport à l’exercice précédent.

Répartition

Format Nombre de conférences
En personne 72
Téléconférence 40
Vidéoconférence 2
Total 114
Type Nombre de conférences
FPT 75
PT 39
Total 114
Niveau Nombre de conférences
Vice-royal 1
Premiers ministres FPT 2
Premiers ministres PT 2
Ministres 34
Sous-ministres 73
Hauts fonctionnaires 2
Total 114

Sector

Secteur Nombre de conférences
Agriculture 2
Citoyenneté et immigration 6
Éducation 17
Environnent 5
Pêches 1
Santé 6
Patrimoine 10
Logement 2
Ressources humaines et services sociaux 13
Industrie 4
Affaires intergouvernementales 7
Justice 7
Administrations locales 2
Affaires autochtones 2
Ressources naturelles 11
Travaux publics et administration gouvernementale 9
Condition féminine 4
Transports 6
Total 114

Conférences par lieu

Province/territoire Nombre de conférences
Ontario 25*
Québec 4**
Nouvelle-Écosse 1
Nouveau-Brunswick 3
Manitoba 10
Colombie-Britannique 8
Île-du-Prince-Édouard 6
Saskatchewan 0
Alberta 7
Terre-Neuve-et-Labrador 2
Yukon 2
Territoires du Nord-Ouest 4
Nunavut 0
Téléconférence 40
Vidéoconférence 2

* dont 11 dans la région de la capitale nationale

** dont 2 dans la région de la capitale nationale

Augmentation de l’activité intergouvernementale

L’élection fédérale de l’automne 2015 a marqué le début d’une nouvelle ère pour les relations intergouvernementales. La nouvelle administration, assermentée le 4 novembre 2015, a établi ses priorités en accordant une importance particulière aux relations fédérales-provinciales-territoriales. Ainsi, le nombre de conférences intergouvernementales servies par le SCIC a connu une hausse importante au cours de la deuxième moitié de l’exercice financier, y compris une réunion des premiers ministres.

Réunion des premiers ministres en mars 2016 (photo : Adam Scotti, Cabinet du premier ministre)

Réunion des premiers ministres en mars 2016 (photo : Adam Scotti, Cabinet du premier ministre)

Conférence annuelle des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l’Est du Canada à St. John’s (Terre-Neuve-et-Labrador) (photo : Terre-Neuve-et-Labrador)

Conférence annuelle des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l’Est du Canada à St. John’s (Terre-Neuve-et-Labrador) (photo : Terre-Neuve-et-Labrador)

Ministres FPT de la Justice et de la Sécurité publique photo : Louise Leblanc

Ministres FPT de la Justice et de la Sécurité publique (photo : Louise Leblanc)

Ce qu’ils ont dit…

Extrait d’une lettre du premier ministre de Terre-Neuve-et-Labrador, hôte de la Conférence de 2015 des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l’Est du Canada

« […] Chaque année, la Conférence des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l’Est du Canada bénéficie grandement de l’expertise de votre organisation en matière de coordination et de soutien. Votre soutien dévoué à l’égard de Terre-Neuve-et-Labrador et des autres gouvernements du Canada est essentiel à l’avancement des initiatives intergouvernementales et à l’établissement de relations de travail solides. »

Services de téléconférence

Les services de soutien aux téléconférences avec trois lignes d’interprétation simultanée, que le SCIC offre depuis 2013-2014, continuent de gagner en popularité chez les clients. Le SCIC a appuyé 40 téléconférences de ministres et de sous-ministres en 2015-2016, soit 2 fois plus que l’année précédente. Il ne fait aucun doute que cette technologie continuera d’être utilisée comme solution de rechange souple et très efficace sur le plan des coûts et du temps par rapport aux réunions en personne.

Ce qu’ils ont dit…

Commentaires tirés du sondage de 2015 auprès des clients

« C’était ma première conférence et le SCIC a très bien su m’accompagner et s’occuper de détails que j’ignorais. Il était un membre exceptionnel de l’équipe. Je ne connais pas le côté technique des conférences, et le SCIC a beaucoup aidé. »

  2013-2014 2014-2015 2015-2016
Nombre de téléconférences 3 19 40

Outils de conférence en ligne

Le système d’inscription en ligne du SCIC soulage délégués et organisateurs du travail et des soucis que l’inscription représente. De concert avec le client, un gestionnaire des Services aux conférences personnalise le formulaire d’inscription (dans les deux langues officielles) et le met ensuite en ligne, permettant ainsi aux délégués de s’inscrire avant la rencontre.

L’affichage des documents de conférence sur un site Web sécurisé est un excellent complément à l’inscription en ligne. Les personnes inscrites peuvent ainsi télécharger le matériel avant et pendant la conférence.

Au cours de la dernière année, le SCIC a renforcé les capacités de son portail d’inscription en ligne et de son site sécurisé de téléchargement de documents, notamment à la lumière des commentaires des clients. L’inscription en ligne aide les planificateurs des réunions (gouvernements hôtes) à évaluer l’intérêt des délégués et à planifier leur participation aux différents volets des conférences plus étoffées. Par le passé, les délégués devaient souvent s’inscrire séparément auprès du SCIC (pour la réunion) et auprès du gouvernement hôte (pour les différents volets de la conférence), ce qui entraînait un gaspillage de temps selon certains délégués.

Service Pourcentage des conférences ayant utilisé le service
2013-2014 2014-2015 2015-2016
Inscription en ligne 72 % 77 % 73 %
Documentation en ligne 24 % 30 % 33 %

Ce qu’ils ont dit…

Commentaires tirés du sondage de 2015 auprès des clients

« J’apprécie leur travail – surtout après avoir organisé une réunion sans eux. Ils s’occupent de certains aspects plus complexes qui peuvent être très délicats. »

Arrivées et départs

Aux employés qui nous ont quittés, merci de votre dévouement et de votre travail acharné pendant votre affectation au SCIC.

Liste des personnes ayant quitté le SCIC :

  • Daniel Racine
  • Denis Simard
  • Diane Chalifoux
  • Louise Seaward-Gagnon
  • Marc Laroche
  • Pat Fagan
  • Patricia Wilson
  • Solange Pilon

Bienvenue aux nouveaux arrivants. Nous espérons que vous tirerez une grande satisfaction de votre séjour parmi vos collègues et vos partenaires de planification.

Liste des personnes nouvellement arrivées 

  • André Viau
  • Céline Lecordier
  • Éric Paquette
  • Luc Thériault
  • Rodrigue Hurtubise
  • Sonia Roy
  • Thomas Walsh

Nous rajeunissons!

En 2013, l’âge moyen d’un employé du SCIC était de 49 ans. En 2015, il est de 43.

Archives

Avec un total de plus de 50 000 documents, les archives intergouvernementales du SCIC constituent une collection unique. Ordre du jour, liste de délégués, sommaire des décisions, communiqué, présentation, compte rendu; tous les documents déposés lors des réunions servies par le SCIC depuis 1973 y sont soigneusement répertoriés et conservés.

Qu’il s’agisse de fournir un aperçu de la dernière conférence afin de préparer la prochaine ou d’établir un portrait des initiatives intergouvernementales d’un secteur donné, cette collection constitue un précieux atout. À cet effet, il importe de mentionner que ces archives sont destinées à l’usage des délégués fédéraux, provinciaux et territoriaux et que les documents ainsi amassés demeurent la propriété légale des gouvernements dont ils sont issus.

Recherchistes, analystes, étudiants, journalistes, institutions et membre du public ont néanmoins accès à une impressionnante collection de documents publics, rendus disponibles chaque année sur notre site Web ou sur demande.

Pour toute question au sujet des archives du SCIC, veuillez écrire à info@scics.gc.ca. C’est avec plaisir que nous vous répondrons.

Les communiqués sont affichés sur le site Web du SCIC immédiatement après leur publication. Cette section est la plus achalandée de notre site Web : elle a été consultée par 4 000 utilisateurs en 2015-2016.

Nous avons répondu à 47 demandes d’information en 2015-2016 et les pages de notre site Web ont été consultées plus de 30 000 fois.

Notre rendement

En 2015-2016, le SCIC a offert ses services dans le cadre de 114 conférences intergouvernementales de haut niveau, une augmentation de 20 % par rapport à l’année précédente. Il s’agit de 72 réunions en personne, de 40 téléconférences et de 2 conférences virtuelles. Le nombre de réunions en personne n’a pratiquement pas changé, mais les nombres de téléconférences et de vidéoconférences ont tous deux doublé, ce qui démontre un intérêt marqué pour ces technologies (surtout la téléconférence) en tant que méthodes viables, économiques et efficaces sur le plan du temps permettant aux gouvernements de conférer. Il est intéressant de noter que près de deux tiers des 41 téléconférences et vidéoconférences ont eu lieu pendant la deuxième moitié de l’année financière.

Ce qu’ils ont dit…

Commentaires tirés du sondage de 2015 auprès des clients

« Nous étions complètement satisfaits du service. Le personnel est exceptionnel et il nous a beaucoup aidés. Le SCIC a répondu à tous nos besoins, même à court préavis. Son soutien est précieux et nous ne pourrions y arriver sans lui. »

Le rendement est évalué au moyen de données et de documents internes ainsi que de deux sondages auprès des clients (un sondage annuel auprès d’un échantillon de planificateurs de conférences et des sondages auprès des délégués qui assistent aux réunions).

De manière générale, le niveau de satisfaction de la clientèle demeure très élevé. Nous avons atteint notre cible de satisfaction de 90 % pour les déléguées, et nous avons dépassé notre cible de satisfaction pour les planificateurs de conférences avec un résultat de 92,5 %. Les mots suivants sont ressortis des commentaires tant des planificateurs que des délégués lorsque nous leur avons demandé de décrire les services offerts par le SCIC : professionnel, efficace et organisé.

Nous avons relevé une nette augmentation de la satisfaction des planificateurs de réunions quant à notre capacité de cerner les exigences touchant le protocole et la couverture médiatique des conférences ainsi que de recommander des options pour répondre à ces besoins. Nous continuons d’avoir de la difficulté à amener les planificateurs à consulter le site Web du SCIC pour obtenir de l’information sur les services. Nous espérons résoudre la situation au cours de la prochaine année en procédant à une refonte du site Web et en améliorant la promotion.

L’organisme doit continuer d’accorder la priorité à la souplesse et à la capacité d’adaptation, afin de demeurer agile et de s’ajuster rapidement aux demandes et aux besoins changeants des clients pendant la planification et la tenue des conférences. Toutefois, cela doit être concilié avec la nécessité d’offrir nos services de la manière la plus économique possible.

Ce qu’ils ont dit…

Commentaires tirés du sondage de 2015 auprès des clients

« La collaboration du SCIC est inestimable! Il était très agréable de travailler avec toute l’équipe, qui a dépassé les attentes pour répondre à toutes nos demandes. Merci encore pour tout ce que vous avez fait… toujours avec le sourire! »

Employés du SCIC et autre personnel logistique avec des délégués à la Réunion du Conseil canadien des ministres du Tourisme photo : John Woods, La Presse canadienne Images

Employés du SCIC et autre personnel logistique avec des délégués à la Réunion du Conseil canadien des ministres du Tourisme (photo : John Woods, La Presse canadienne Images)

Finances

Budget

Le SCIC est financé à la fois par le gouvernement du Canada, qui lui consent des crédits parlementaires, et par les provinces, qui lui versent des contributions en vertu d’une entente relative aux frais partagés. La somme demandée aux provinces l’automne dernier, pour le budget de 2015-2016, correspondait à la différence entre le budget total du SCIC et la quote-part du gouvernement fédéral1, différence qui a ensuite été rajustée selon les fonds inutilisés en 2014-2015, comme en fait foi le Tableau 1.

Tableau 1. 2015-2016 Budget du SCIC (en milliers de dollars)
Ventilation du budget du SCIC 2015-2016
Budget
Moins rajustement budgétaire pour
2014-20152
Budget rajusté
Budget principal des dépenses du SCIC 5 967,5 (990,8) 4 976,7
Moins : quote-part fédérale1 3 427,5 (922,9) 2 504,6
Quotes-parts des provinces 2 540,0 (67,9) 2 472,1

Contributions des provinces

Le montant total demandé aux provinces pour le budget du SCIC est ensuite réparti entre chacune d’elles, au prorata de leur population d’après les données du dernier recensement fédéral. Le tableau 2 fait état des quotes-parts des provinces pour le budget de 2015-2016 du SCIC ainsi que des montants réels reçus.

Tableau 2. Quotes-parts des provinces pour le budget de 2015-2016 du SCIC (en milliers de dollars)
Province % établi en fonction du recensement de 2011 Quotes-parts des provinces pour le budget de 2014-2015 du SCIC Quotes-parts des provinces pour le rajustement2 Contribution demandée pour 2015-2016 Contribution reçue pour 2014-2015
Terre-Neuve-et-Labrador 1,5 38,1 (4,7) 33,4 33,4
Nouvelle-Écosse 2,8 71,1 (8,8) 62,3 62,3
Nouveau-Brunswick 2,3    58,4    (7,3) 51,1 51,1
Île-du-Prince-Édouard 0,4 10,2 (1,3)  8,9  8,9
Québec 23,7   602,0 –      602,0    131,3
Ontario 38,5    977,9 –      977,9    265,0
Manitoba 3,6 91,4   (11,4) 80,0 80,0
Saskatchewan 3,1 78,7 –   78,7 23,0
Alberta 10,9   276,9   (34,4)    242,5    242,5
Colombie-Britannique 13,2   335,3 –     335,3 95,0
Total * 100 2 492,4 (37,6) 2 454,8 1 012,6

États financiers

Le tableau 3 consiste en un résumé des états financiers du SCIC. Le financement total est composé de la somme prévue dans le budget principal des dépenses ainsi que des montants découlant des rajustements. Le budget principal des dépenses est constitué des crédits approuvés pour l’organisme au début de l’exercice, qui a commencé le 1er avril 2015. Le financement total du SCIC n’a pas changé de façon importante par rapport à l’année précédente.

Les dépenses totales de 2015-2016 sont essentiellement les mêmes qu’en 2014-2015. L’écart est d’environ 0,1 million de dollars (ou 2 %).

Tableau 3. États financiers du SCIC en 2015-2016 (en milliers de dollars)
Budget du SCIC 2015-2016 2014-2015
Budget principal des dépenses 5 967,6 5 957,2
Ajustements et transferts 174,1 203,1
Total du financement 6 141,7 6 160,3
Traitements et salaires 2 407,1 2 381,6
Régimes d’avantages sociaux des employés 314,6 318
Sous-total : coûts relatifs au personnel 2 721,7 2 699,6
Autres coûts de fonctionnement 2 506,4 2 448,6
Coûts d’immobilisations 42,5 21,3
Sous-total : autres coûts de fonctionnement et d’immobilisations 2 548,9 2 469,9
Total des dépenses 5 270,6 5 169,5
Fonds inutilisés (dépassement) 871,1 990,8

Regard sur l’avenir

Le SCIC est fermement résolu à offrir des services de conférence de qualité et économiques aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Notre impartialité, notre expertise en prestation de services, notre engagement envers les langues officielles ainsi que notre expérience de plus de 40 ans font de nous le fournisseur de services de choix pour les conférences intergouvernementales de haut niveau. Le maintien de cette position continuera d’être notre priorité.

Au cours des cinq prochaines années, le SCIC se concentrera sur les priorités suivantes :

1. Améliorer et élargir les partenariats stratégiques

Depuis sa création, le SCIC a pu compter sur une clientèle bien établie composée des différents gouvernements. Afin de valider son mandat, le SCIC prévoit renforcer les partenariats en place en améliorant le dialogue ainsi qu’en évaluant les services offerts et les commentaires des clients. Il veut aussi développer les partenariats stratégiques existants et en établir de nouveaux en mettant en œuvre de nouvelles initiatives promotionnelles.

2. Assurer un modèle de prestation de services pertinent et adapté aux besoins des clients

Afin d’assurer l’amélioration continue de son modèle de prestation de services, le SCIC continuera d’harmoniser les personnes, les processus et les technologies en fonction du contexte actuel, des demandes futures et des besoins en évolution des clients.

3. Utiliser les ressources de façon efficace et efficiente

Même si légalement le SCIC est un organisme fédéral, il est financé par les gouvernements fédéral et provinciaux. Compte tenu du contexte actuel d’austérité et de réductions budgétaires, le SCIC doit continuer de porter une attention particulière à ses pratiques de gestion. Il devra trouver des mesures présentant un meilleur rapport coût-efficacité pour les activités quotidiennes, comme l’organisation des conférences et la répartition des ressources internes. Le SCIC cherche à être un organisme souple qui examine, améliore et rationalise continuellement ses processus internes afin de les rendre complets, intégrés et efficaces.

4. Bâtir un environnement d’apprentissage continu

Le plus grand atout du SCIC demeure son personnel. Le SCIC cherche des façons d’outiller et de motiver les employés, de renforcer la capacité interne et de reconnaître les efforts afin de favoriser une culture d’innovation et d’amélioration continues. Le SCIC continuera d’investir dans le mieux-être de ses employés en offrant un milieu de travail favorisant la santé mentale. De plus, il encouragera le perfectionnement des employés en offrant des formations, tant sur le plan personnel qu’organisationnel.


1La quote-part du gouvernement fédéral correspond à 50 % du budget total, plus les régimes d’avantages sociaux des employés, les frais de traduction, les services aux locataires, les coûts d’immobilisations et tout manque à gagner causé par les provinces qui n’ont pas versé la totalité de leur quote-part.

2 Le rajustement budgétaire 2015-2016 correspond à la différence entre le budget principal des dépenses et les dépenses réelles. La quote-part des provinces est rajustée en fonction des provinces qui ont pleinement contribué au budget de fonctionnement du SCIC.