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Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1. Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans les principes comptables 1.3 du Conseil du Trésor. Il devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2014-2015 (et, lorsqu’applicable les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours), de même qu’avec le Plan d’action économique 2012 du Canada (Budget 2012).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en leur offrant des services de soutien à la planification et au déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau à travers le Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les grands secteurs d’activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la tenue de conférences multilatérales, et à permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les budgets supplémentaires des dépenses de 2014-2015. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Les autorisations dont le SCIC dispose pour 2014-2015 sont supérieures de 202 000 $ à celles de l’exercice précédent. Cette augmentation découle du report d’une somme de quelque 280 000 $ du budget de fonctionnement, de laquelle ont été retranchées les réductions appliquées aux autorisations conformément au Budget de 2012. Aucune demande de report du budget de fonctionnement n’avait été faite pour 2013-2014.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses budgétaires déclarées, jusqu’au 31 décembre 2014, s’élèvent à 204 000 $, soit 5 % de moins que celles inscrites pour les neuf mois s’étant terminés le 31 décembre 2013.
Cette baisse découle des coûts moins élevés en matière de personnel, de transports et de communications. Ces trois postes représentent 89 % des dépenses des trois premiers trimestres de 2014-2015.
La réduction des coûts en personnel est attribuable au report de l’embauche de nouveaux employés pour remplacer ceux partis à la retraite ou pour doter des postes. On prévoit qu’il n’y aura pas pareil report en 2015-2016 étant donné que le nouveau personnel est embauché pendant l’exercice actuel. La baisse des coûts relatifs aux transports et aux communications découle de l’augmentation du nombre de téléconférences qui ont eu lieu en 2013-2014, faisant ainsi diminuer les coûts liés aux déplacements et à l’hébergement du personnel, les interprètes et des traducteurs.

3. Risques et incertitudes

Notre mandat consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Il y a eu augmentation du nombre de conférences et de réunions au cours des trois derniers exercices.

De plus, au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes, un grand nombre d’employés prennent ou prendront bientôt leur retraite, ce qui présente un défi démographique majeur. Des efforts soutenus devront être déployés pour créer au SCIC un environnement propice au perfectionnement et à la satisfaction professionnels afin de garder les employés en place pendant une période de temps raisonnable.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a, comme au cours du trimestre précédent, poursuivi la transformation de son modèle de prestation de services afin d’englober la vidéoconférence et d’autres nouvelles technologies.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d’économie annoncées dans le Budget 2012 et qui ont été mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec le gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

En 2014-2015, dernière année de mise en œuvre du budget 2012, le SCIC réalisera, de manière à la fois ponctuelle et permanente, des économies de quelque 0,7 millions de dollars grâce à des mesures d’économie et des réductions de programme qui permettront d’affecter les ressources de l’organisation en concordance avec son mandat de base, de réduire les activités lorsque les besoins diminuent, de transformer ses processus internes et de miser sur les regroupements et la rationalisation. Ainsi, le SCIC pourra se concentrer davantage sur la promotion de l’excellence en matière de gestion, ainsi que sur la responsabilisation dans l’ensemble de l’administration publique.

Le SCIC a révisé son Plan stratégique triennal en fonction des décisions budgétaires et continue d’élaborer et de mettre en œuvre des processus visant à soutenir les transformations qui s’imposent au SCIC. Le SCIC s’efforce de transformer son modèle ministériel de prestation de services et de récents événements ont souligné l’importance de poursuivre ses efforts et même de les accélérer.

Approbation des cadres supérieurs

____________________
André M. McArdle
Secrétaire
Ottawa, Canada
Date:
_____________________
Brian J. Berry, FCPA, FCMA
Sous-secrétaire et dirigeant principal
Ottawa, Canada
Date:

ÉTAT DES AUTORISATIONS (non audité)

  Exercice 2014-2015
(en dollars) Crédits totaux disponibles pour l’exercice se terminant le 31 mars 2015 * Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2014 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 5** – Dépenses nettes de fonctionnement

5 830 687

1 315 016

3 519 871

Autorisations législatives

408 205

102 051

306 154

Autorisations budgétaires totales

6 238 892

1 417 067

3 826 025

Autorisations totales

6 238 892

1 417 067

3 826 025

Exercice 2013-2014
Crédits totaux disponibles pour l’exercice se terminant le 31 mars 2014* Crédits utilisés pour le trimestre terminé le
31 décembre 2013
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 5** – Dépenses nettes de fonctionnement

5 598 960

1 314 143

3 737 598

Autorisations législatives

437 917

72,986

291,945

Autorisations budgétaires totales

6 036 877

1 387 129

4 029 543

Autorisations totales

6 036 877

1 387 129

4 029 543

* N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non audité)

  Exercice 2014-2015
(en dollars) Dépenses prévues pour l’exercice se terminant le 31 mars 2015 Expended during the

quarter ended December 31,  2014

Year to date used  at quarter-end
Dépenses :
Personnel

2 882 175

719 524

2 066 100

Transports et communications

1 115 000

169 140

504 626

Information

45 000

1 035

2 754

Services professionnels et spéciaux

1 508 217

399 223

817 565

Location

410 000

121 199

291 866

Services de réparation et d’entretien

11 000

464

999

Services publics  fournitures et approvisionnements

58 000

3 244

7 184

Acquisition de machines et de matériels

209 000

6 735

7 516

Autres subventions et paiements

500

(3 496)

127 416

Dépenses budgétaires nettes totales

6 238 892

1 417 068

3 826 026

 

Exercice 2013-2014
(en dollars) Dépenses prévues pour l’exercice se terminant
le 31 mars 2014*
Dépensées durant le trimestre terminé le 31 décembre 2013 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel

2 956 057

720 985

2 257 289

Transports et communications

767 000

198 889

598 444

Information

75 000

2 140

8 129

Services professionnels et spéciaux

1 460 000

273 953

718 429

Location

588 000

130 434

318 409

Services de réparation et d’entretien

20 000

1 741

3 397

Services publics  fournitures et approvisionnements

100 000

2 281

28 800

Acquisition de machines et de matériels

70 000

40 912

80 696

Autres subventions et paiements

820

15 794

15 951

Dépenses budgétaires nettes totales

6 036 877

1 387 129

4 029 543