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L’honorable Maryam Monsef
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Institutions démocratiques


Table des matières

Message de la ministre

Photo du Maryam MonsefEn tant que présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j’ai le plaisir de déposer le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour 2015-2016.

Depuis sa création en 1973, le SCIC travaille avec diligence pour offrir les services de soutien administratifs nécessaires à la planification et au bon déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres partout au Canada.

Dans ce contexte, l’organisme continue de jouer un rôle clé et fondamental au sein de l’appareil intergouvernemental du Canada en offrant aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux des services aux conférences de haut niveau.

En 2015-2016, le SCIC a offert ses services dans le cadre de 114 conférences intergouvernementales de haut niveau, une augmentation de 20 % par rapport à l’année précédente. Il s’agit de 72 réunions en personne, de 40 téléconférences et de 2 conférences virtuelles. Le nombre de réunions en personne n’a pratiquement pas changé, mais les nombres de téléconférences et de vidéoconférences ont tous deux doublé, ce qui démontre un intérêt marqué pour ces technologies (surtout la téléconférence) en tant que méthodes viables, économiques et efficaces sur le plan du temps permettant aux gouvernements de conférer.

Le SCIC continuera d’ajuster son modèle de prestation de services afin que celui-ci demeure axé sur la clientèle et adapté au contexte.

L’honorable Maryam Monsef
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Institutions démocratiques

Les résultats en bref

Fonds utilisés

5 270 551

Dépenses réelles

Personnel

31

ETP réels

Les résultats en bref

  • Le SCIC a offert ses services dans le cadre de 114 conférences intergouvernementales de haut niveau, une augmentation de 20 % par rapport à l’année précédente. Il s’agit de 72 réunions en personne, de 40 téléconférences et de 2 conférences virtuelles.
  • Les services de soutien aux téléconférences avec trois lignes d’interprétation simultanée, que le SCIC offre depuis 2013-2014, continuent de gagner en popularité chez les clients. Le SCIC a appuyé 40 téléconférences de ministres et de sous-ministres en 2015-2016, soit 2 fois plus que l’année précédente. Il ne fait aucun doute que cette technologie continuera d’être utilisée comme alternative souple et très efficace sur le plan des coûts et du temps par rapport aux réunions en personne.
  • Le niveau de satisfaction de la clientèle demeure très élevé. Nous avons atteint notre cible de satisfaction de 90 % pour les déléguées, et nous avons dépassé notre cible de satisfaction pour les planificateurs de conférences avec un résultat de 92,5 %. Les mots suivants sont ressortis des commentaires tant des planificateurs que des délégués lorsque nous leur avons demandé de décrire les services offerts par le SCIC : professionnel, efficace et organisé.

Section I : Survol de l’organisation

Profil de l’organisation

Ministre de tutelle : L’honorable Maryam Monsef

Premier dirigeant : André M. McArdle, Secrétaire

Portefeuille ministériel : Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada

Instruments habilitants : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.

Année d’incorporation ou de création : 1973

Contexte organisationnel

Raison d’être

La présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada est responsable de cette organisation. Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC), qui a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres ayant eu lieu en mai 1973, est un organisme des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Son mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres.

Les conférences sont un précieux outil de consultation et de négociation entre les divers ordres de gouvernement. En outre, elles facilitent l’élaboration des politiques nationales, provinciales ou territoriales. Elles sont un élément essentiel du fonctionnement de la fédération canadienne, et elles illustrent l’un des principes fondamentaux de notre société démocratique.

En exécutant avec doigté la planification logistique de ces réunions et en assurant leur bon déroulement, non seulement le SCIC soulage-t-il les gouvernements du processus administratif des conférences, mais il leur permet également de profiter grandement d’importantes économies d’échelle.

Responsabilités

Le mandat du Secrétariat consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux à l’égard de la planification et du déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau qui ont lieu partout au Canada. Le principal objectif du SCIC est de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives liées à la planification et à la tenue des conférences multilatérales, leur permettant ainsi de se concentrer sur les dossiers qu’ils doivent aborder. Le SCIC fournit des services administratifs continus, efficaces et impartiaux à ces réunions.

Avantages pour les Canadiens et Canadiennes

L’organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne. En assurant avec doigté et professionnalisme l’organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers importants sans avoir à se soucier du processus ou des risques d’erreur ou d’omission, car ils peuvent compter sur l’expérience et la neutralité du Secrétariat.

Les intérêts de chaque Canadien et de chaque Canadienne sont représentés par leurs gouvernements élus participant à ces conférences intergouvernementales.

En tant qu’organisme consacré à l’appui de rencontres qui favorisent la coopération et la négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effets possibles à ces processus en établissant un climat propice à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l’avantage de tous les Canadiens et de toutes les Canadiennes.

Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de façon tout à fait pertinente dans le contexte fiscal actuel.

Résultats stratégiques et architecture d’alignement des programmes

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture d’alignement des programmes.

1. Résultat stratégique : Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.

1.1 Programme : Services aux conférences

Services internes

Environnement opérationnel et analyse des risques

Le défi actuel du Secrétariat consiste à gérer le départ d’un certain nombre de membres clés du personnel, à maintenir une relation d’indépendance avec les organismes centraux et à répondre aux exigences de plus en plus nombreuses des organismes centraux.

Le modèle de programme et de prestation de services du Secrétariat continue d’évoluer afin de répondre aux besoins et attentes des intervenants. Même si le nombre de réunions intergouvernementales est à la hausse, il n’en reste pas moins que nos partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux œuvrent dans un contexte d’austérité financière. L’intégration de nouvelles technologies et l’expansion des services ont contribué à accroître la collaboration et à offrir plus de souplesse aux clients.

Le mandat et unique programme de l’organisme consiste à gérer les activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et leurs ministères. Le Secrétariat dessert les 14 gouvernements de façon équitable et doit, par le fait même, s’assurer que ses services demeurent pertinents, confidentiels et impartiaux pour tous ses clients.

Principaux risques
Risque Stratégie d’atténuation du risque Lien avec les programmes de l’organisation
Gestion des ressources humaines

Il y a un risque que l’organisation ne soit pas en mesure de conserver un effectif adéquat ayant les compétences nécessaires en raison d’un important roulement de personnel (retraites et départs, rotation des détachements provinciaux-territoriaux), et la tournure que prendront les négociations collectives en cours, ce qui pourrait entraîner des erreurs, l’insatisfaction de la clientèle et la perte de confiance envers l’organisation.

Le risque a été établi dans le RPP de 2015-2016 et il demeure l’un des plus importants, car, au sein d’un micro-organisme, le départ d’un(e) employé(e) a des répercussions sur l’ensemble de l’organisation.

En 2015-2016, le SCIC a réussi à atténuer le risque relatif à la gestion des ressources humaines grâce à l’application de son Plan de ressources humaines et de son Plan de relève aux postes clés.

Dorénavant, les stratégies d’atténuation établies dans le RPP de 2015-2016 seront utilisées, et une plus grande importance sera accordée à la création de bassins pour les postes clés, ainsi qu’au mentorat exercé par le personnel expérimenté auprès des nouveaux employés.

Services aux conférences;
Services internes
Gouvernance et orientation stratégique

Il y a un risque que les intervenants provinciaux et territoriaux ne perçoivent pas le SCIC comme étant neutre, ce qui pourrait avoir des répercussions négatives sur le nombre de demandes de services pour les réunions provinciales-territoriales.

Le risque a été établi dans le RPP de 2015-2016 et il demeure important, car le SCIC doit veiller à ce que les 14 administrations du pays considèrent ses services comme étant égaux, impartiaux et confidentiels pour tous les clients.

En 2015-2016, le SCIC a réussi à atténuer le risque en renforçant ses partenariats provinciaux et territoriaux, et se soumettant aux exemptions prévues à la loi fédérale sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et dans le Programme fédéral de coordination de l’image de marque. Les discussions sur les répercussions des autres initiatives de transformation se poursuivront avec les principaux intervenants.

Services aux conférences
Gestion financière

Il y a un risque de ne pas disposer de ressources suffisantes pour assurer le maintien des niveaux de services convenant aux groupes de clients en raison de l’augmentation des coûts de fonctionnement, des restrictions financières et des attentes plus élevées des intervenants

Le risqué a été établi dans le RPP 2015-2016 et a été atténué avec succès grâce aux prévisions rigoureuses, la planification budgétaire efficace et des contrôles internes plus serrés.

Ainsi, le risque relatif à la gestion financière a été réduit à un niveau acceptable et n’est plus considéré comme un risque important dans notre Plan de gestion des risques.

Services aux conférences;

Services internes

Priorités organisationnelles

Priorité : Améliorer et développer des partenariats stratégiques

Description

Pour que le SCIC parvienne à obtenir ce résultat stratégique, il doit être considéré par tous les gouvernements comme étant un organisme fournissant un service essentiel dans le processus de collaboration intergouvernementale. Grâce à un meilleur dialogue et à une plus grande collaboration avec ses partenaires et ses clients, cette priorité aidera le Secrétariat à maintenir la loyauté de sa clientèle, à accroître sa visibilité auprès d’éventuels partenaires et à donner des moyens de mieux faire comprendre son rôle unique et constructif.

Type de priorité

Priorité permanente

Principales initiatives contribuant à la priorité
Initiatives prévues Date de début Date de fin État Lien avec les programmes de l’organisation
Rechercher des occasions grâce à l’utilisation efficace des réseaux des petits ministères et organismes (PMO) et par les contacts directs. Avril 2015 À déterminer Sur la bonne voie Services aux conférences
Améliorer le dialogue et les partenariats avec les provinces et les territoires. Avril 2015 À déterminer Sur la bonne voie Services aux conférences
Prendre le leadership auprès des secteurs des affaires intergouvernementales pour la mise en commun de renseignements et de saines pratiques. Avril 2015 À déterminer Sur la bonne voie Services aux conférences
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
  • Des membres clés du Comité exécutif jouent un rôle actif au sein de réseaux de petits ministères et organismes. De cette manière, ils participent aux initiatives des organismes centraux dès les premières étapes et peuvent ainsi fournir des renseignements importants concernant notre neutralité.
  • Le Forum d’échange de connaissances sur la logistique des réunions FPT a été créé par le SCIC en 2013. Il s’est réuni de nouveau en novembre 2014, mais pas à l’automne 2015 en raison d’une charge de travail très élevée du côté des conférences et de départs à la retraite récents ou imminents. Ce forum reprendra ses activités en 2016-2017, puisqu’il permet à nos personnes-ressources dans les ministères fédéraux d’échanger de l’information importante, de faire du réseautage et de mettre en commun leurs pratiques exemplaires en ce qui a trait à l’organisation des réunions FPT de haut niveau.
  • Le SCIC continue de perfectionner ses stratégies pour assurer la promotion de ses services auprès des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Donnant suite à une recommandation du rapport d’évaluation de l’an dernier, le SCIC a insisté davantage sur la promotion de son site Web. Ces efforts seront réalisés au cours de la prochaine année en procédant à une refonte du site Web et en améliorant la promotion.

Priorité : Transformer le modèle de prestation de services du SCIC

Description

Cette priorité assurera une amélioration constante du modèle de prestation de services en faisant en sorte que les effectifs, les processus et les technologies soient adaptés à la situation du moment, aux exigences futures et à l’évolution des besoins des clients. Elle permettra également la réalisation de plus grandes économies.

Type de priorité

Priorité permanente

Principales initiatives contribuant à la priorité
Initiatives prévues Date de début Date de fin État Lien avec les programmes de l’organisation
Réaliser des conférences virtuelles Avril 2015 Mars 2016 Achevé Services aux conférences
Intégrer et améliorer les technologies dans les processus de prestation de services et dans les opérations quotidiennes Avril 2015 Mars 2016 Achevé Services aux conférences
Charger des comités internes d’examiner notre modèle de prestation des services en vue de dégager des économies potentielles Avril 2015 Mars 2016 Achevé Services aux conférences
Demander l’avis des clients sur ce qui peut être amélioré Avril 2015 Mars 2016 Achevé Services aux conférences
Gérer efficacement l’information relative aux documents de conférence Avril 2015 Mars 2016 Achevé Services aux conférences
Élaborer des stratégies de formation en vue d’intégrer les nouveaux employés en temps opportun Avril 2015 Mars 2016 Achevé Services aux conférences
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
  • En février 2016, le SCIC a offert aux ministres FPT du Travail des services de soutien complets pour une vidéoconférence, et ce, avec grand succès pour la deuxième fois. De plus, en novembre 2015, une conférence virtuelle du Conseil canadien des ministres de l’environnement s’est avérée une réussite. Les secteurs-clients adoptent la technologie de vidéoconférence plus lentement que prévu et continuent de préférer les téléconférences. À preuve : il y a eu deux fois plus de téléconférences en 2015-2016 que l’année précédente. Les téléconférences se sont révélées plus simples à gérer, il est plus facile d’y participer (les participants n’ont pas à utiliser de studio spécialisé) et elles nécessitent moins de temps de préparation. Le SCIC a mis à l’essai des technologies de bureau qui devraient rendre la vidéoconférence plus accessible et attrayante aux clients. Le SCIC fera la promotion active de ces technologies auprès des planificateurs de conférences et de ses autres clients.
  • Les services de soutien aux téléconférences avec trois lignes d’interprétation simultanée, que le SCIC offre depuis 2013-2014, continuent de gagner en popularité chez les clients. Le SCIC a appuyé 40 téléconférences de ministres et de sous-ministres en 2015-2016, soit 2 fois plus que l’année précédente. Il ne fait aucun doute que cette technologie continuera d’être utilisée comme alternative souple et très efficace sur le plan des coûts et du temps par rapport aux réunions en personne.
  • Les concentrateurs Internet mis à l’essai au printemps 2015 et maintenant utilisés sur les lieux de presque toutes les conférences permettent d’offrir de façon économique un service Internet de meilleure qualité et réservé aux délégués.
  • Le SCIC a renforcé les capacités de son portail d’inscription en ligne et de son site sécurisé de téléchargement de documents, notamment à la lumière des commentaires des clients. L’inscription en ligne aide les planificateurs des réunions (gouvernements hôtes) à évaluer l’intérêt des délégués et à planifier leur participation aux différents volets des conférences plus étoffées. Par le passé, les délégués devaient souvent s’inscrire séparément auprès du SCIC (pour la réunion) et auprès du gouvernement hôte (pour les différents volets de la conférence), ce qui entraînait un gaspillage de temps selon certains délégués.
  • L’expertise et les services fournis par le SCIC en appui aux téléconférences en particulier (y compris les services d’interprétation) sont grandement appréciés des planificateurs de conférences et des participants. Maintenant que les technologies de bureau ont été pleinement mises à l’essai et mises en œuvre, les clients compteront sur nous pour les aider à adopter ces options plus pratiques pour les conférences virtuelles.
  • Le Comité de la technologie, mis sur pied en 2014-2015, continue de jouer un rôle essentiel dans l’élaboration et l’examen de nouvelles technologies permettant au SCIC d’améliorer ses services tout en réduisant les coûts, lorsqu’opportun.
  • Le sondage mené sur place ou en ligne auprès des délégués à l’issue de la plupart des réunions continue de fournir au SCIC de la rétroaction précieuse en temps opportun sur tous les aspects du soutien administratif et technique que nous offrons. L’organisme obtient aussi de l’information importante en menant une fois l’an un sondage semblable auprès des planificateurs de conférences. Les leçons tirées des deux sondages orientent les décisions visant à aligner les services et les approches sur les besoins et les priorités en évolution des clients.
  • L’ensemble de l’archivage des dossiers des conférences se fait maintenant par voie électronique.
  • La direction des Services aux conférences a rencontré six nouveaux employés en septembre 2015 pour solliciter leurs commentaires et leurs suggestions sur leur satisfaction professionnelle, surtout en ce qui concerne leur intégration au SCIC. Parmi les sujets abordés, il y avait l’efficacité des activités en place pour accueillir le nouveau personnel, les défis liés à la compréhension et à l’apprentissage d’un nouvel emploi, de même que les pratiques exemplaires et les améliorations possibles. De manière générale, les commentaires étaient très positifs et portaient notamment sur le matériel d’orientation, l’observation au poste de travail, et les conseils et le soutien des collègues expérimentés. Les améliorations suggérées visaient principalement des éléments techniques précis de la logistique des conférences ainsi que la formation sur certains logiciels et systèmes.

Priorité : Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience

Description

Dans le contexte de la situation économique actuelle, le SCIC continue de porter son attention sur les services partagés, les améliorations technologiques et la réalisation d’économies. Cette priorité permettra d’assurer la transparence et la responsabilisation, et contribuera à l’atteinte de l’excellence dans les pratiques de gestion en vue d’une utilisation optimale des ressources, à l’appui du résultat stratégique du SCIC.

Type de priorité

Priorité permanente

Principales initiatives contribuant à la priorité
Initiatives prévues Date de début Date de fin État Lien avec les programmes de l’organisation
Examiner et/ou négocier des accords de partage de services avec d’autres organismes en vue de la prestation intégrée de services Avril 2015 Septembre 2016 Achevé Services aux conférences; Services internes
Examiner la stratégie d’évaluation du programme et élaborer de nouveaux outils d’évaluation au besoin Avril 2015 À déterminer Sur la bonne voie Services aux conférences
Élaborer un cadre de gestion du risque Avril 2015 Mars 2016 Achevé Services aux conférences; Services internes
Élaborer un cadre de gestion des contrôles internes Avril 2015 Mars 2017 Sur la bonne voie Services aux conférences; Services internes
Mettre en œuvre des processus et pratiques communes de RH et de gestion des finances publiques Avril 2015 Mars 2017 Sur la bonne voie Services aux conférences; Services internes
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
  • Le SCIC a renégocié toutes les ententes de services partagés conclues avec d’autres organisations afin d’assurer une prestation intégrée des services, conformément à la politique du gouvernement sur les ententes de services internes. Cela faisait partie du plan d’action de la direction découlant d’une vérification des ententes de services partagés internes par le Bureau du contrôleur général.
  • Un cadre de gestion du risque a été élaboré, puis approuvé par le Comité exécutif au début de 2016-2017.
  • Le SCIC a commencé à élaborer un cadre de contrôle de gestion interne en 2015-2016. Il a confié à un consultant de l’extérieur s’y connaissant en contrôle interne le mandat d’examiner le cadre de contrôle de gestion interne existant. Aucun problème majeur n’a été relevé, mais des améliorations ont été recommandées. Le SCIC est en voie de mettre en œuvre la majorité de ces recommandations.

Priorité : Continuer de bâtir un effectif compétent, confiant et très performant

Description

Le plus grand atout de l’organisme demeure son personnel. Dans le cadre de cette priorité, on cherchera des moyens d’habiliter et de motiver les employés, de se doter d’une capacité interne et d’établir des modes de travail souples afin de favoriser une culture d’amélioration et d’innovation constantes.

Type de priorité

Priorité permanente

Principales initiatives contribuant à la priorité
Initiatives prévues Date de début Date de fin État Lien avec les programmes de l’organisation
Continuer d’offrir des possibilités de formation et de perfectionnement à tous les employés Avril 2015 mars 2017 Sur la bonne voie Services aux conférences; Services internes
Mettre en œuvre la nouvelle Directive sur la gestion du rendement Avril 2015 mars 2016 Achevé Services aux conférences; Services internes
Continuer d’améliorer les processus et les outils de communication internes Avril 2015 À déterminer Sur la bonne voie Services aux conférences; Services internes
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
  • Des progrès ont été réalisés pour ce qui est d’élaborer des plans de formation et de perfectionnement pour tout le personnel. On a créé un système de suivi afin d’assurer le suivi de la formation continue à tous les niveaux du SCIC et d’établir des rapports à cet égard.
  • La Directive sur la gestion du rendement a été mise en place avec succès au SCIC en 2014-2015. Les employés de tous les niveaux ont travaillé ensemble à l’adoption du nouveau système : des objectifs ont été fixés, des discussions ont eu lieu, de la rétroaction a été formulée et des rapports ont été rédigés.
  • Le SCIC continue de favoriser des communications internes ouvertes et soutenues en prenant les mesures suivantes :
    • envoyer aux employés le compte rendu de la réunion hebdomadaire du Comité exécutif;
    • diffuser un bulletin mensuel au nom du secrétaire;
    • organiser régulièrement des réunions de tout le personnel;
    • examiner les suggestions des employés aux réunions du Comité exécutif et communiquer les décisions à tout le personnel

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les priorités organisationnelles, veuillez consulter la Lettre de mandat de la ministrei

Section II : Vue d’ensemble des dépenses

Dépenses réelles

Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal des dépenses
2015-2016
Dépenses prévues
2015-2016
Autorisations totales pouvant être utilisées
2015-2016
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2015-2016
Écart (réelles moins prévues)
5 967 541 5 967 541 6 141 668 5 270 551 (696 990)
Ressources humaines (équivalents temps plein [ETP])
Prévu
2015 2016
Réel
2015 2016
Écart
(réel moins prévu)
2015 2016
32 31 -1

Sommaire du rendement budgétaire

Sommaire du rendement budgétaire pour les programmes et les Services internes (en dollars)
Programmes et Services internes Budget principal des dépenses
2015-2016
Dépenses prévues
2015-2016
Dépenses prévues
2016-2017
Dépenses prévues
2017-2018
Autorisations totales pouvant être utilisées
2015-2016
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2015-2016
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2014-2015
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2013-2014
Services aux conferences 4 141 822 4 141 822 4 140 073 4 140 073 4 315 949 3 561 128 3 508 894 3 800 944
Services internes 1 825 719 1 825 719 1 824 948 1 824 948 1 825 719 1 709 423 1 660 593 2 063 937
Total 5 967 541 5 967 541 5 965 021 5 965 021 6 141 668 5 270 551 5 169 487 5 864 881

Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se réunir pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes spécifiques. Les décisions concernant l’endroit où ont lieu ces réunions, le nombre de ces dernières au cours d’un exercice financier, la date et leur durée, sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds pour l’exercice de son mandat.

Tendances relatives aux dépenses du ministère

Tendances relatives aux dépenses du ministère
Le Secrétariat reçoit un financement suffisant pour desservir 100 conférences en personne par an. Un événement peut comprendre une ou plusieurs conférences et elle sert à planifier le budget de chaque conférence pour ce qui est du transport et des communications, des locations et des services de traduction et d’interprétation. Il y a eu une augmentation graduelle des activités de conférence depuis les trois derniers exercices.

Les dépenses ont augmenté en raison de la réunion des premiers ministres qui a eu lieu en mars 2016. Cette augmentation a été contrebalancée par la diminution des coûts engendrée par la tenue de 40 téléconférences (2014-2015 : 19 téléconférences) et de 2 conférences virtuelles (2015-2016 : 1 conférence virtuelle). Puisque les gouvernements y participent à distance par vidéo ou par téléphone, ces types de réunions réduisent considérablement pour le SCIC les coûts liés aux services professionnels et spéciaux. Cette tendance devrait se maintenir.

Dépenses par crédit voté

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des dépenses votées et législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, veuillez consulter les Comptes publics du Canada 2016ii

Harmonisation des dépenses avec le cadre pangouvernemental

Harmonisation des dépenses réelles pour 2015-2016 avec le cadre pangouvernementaliii (dollars)
Programme Secteur de dépenses Résultat du gouvernement du Canada Dépenses prévues Dépenses réelles
2015-2016
Services aux conférences Affaires gouvernementales Des activités gouvernementales bien gerées et efficaces. 4 141 822 3 561 128

États financiers et Faits saillants des états financiers

Faits saillants des états financiers

État condensé des opérations (non audité)
Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2016 (en dollars)
Information financière Résultats prévus
2015-2016
Réels
2015-2016
Réels
2014-2015
Écart (réels
2015-2016
moins prévus
2015-2016)
Écart (réels
2015-2016
moins réels
2014-2015)
Total des charges 6 685 697 5 845 908 5 860 217 (839 789) (14  309)
Total des revenus
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 6 685 697 5 845 908 5 860 217 (839 789) (14 309)

Les dépenses totales s’élèvent à quelque 5,9 millions de dollars, ce qui se rapproche des dépenses de l’année précédente. Les économies découlant de l’augmentation du nombre de téléconférences et de conférences virtuelles ont été en partie annulées par les coûts liés à une réunion des premiers ministres. Puisque les gouvernements y participent à distance par vidéo ou par téléphone, ces types de réunions réduisent considérablement pour le SCIC les coûts liés aux services professionnels et spéciaux. Cette tendance devrait se maintenir. Il est à noter que les dépenses sont consignées selon la méthode de la comptabilité d’exercice dans les états financiers et comprennent des frais payés en notre nom par d’autres ministères.

État condensé de la situation financière (non audité)
Au 31 mars 2016 (en dollars)
Information financière 2015-2016 2014-2015 Écart
(2015-2016 moins
2014-2015)
Total des passifs nets 903 036 740 847 162 189
Total des actifs financiers nets 658 907 517 232 141 675
Dette nette du ministère 244 129 223 616 20 513
Total des actifs non financiers 116 723 142 644 (25 921)
Situation financière nette du ministère (127  406) (80 971) (46 435)

Le total du passif se chiffre à environ 900 000 $, une augmentation de quelque 162 000 $ (22 %) par rapport à l’année précédente. Les comptes créditeurs et les charges à payer sont les plus importantes composantes et représentent 73 % du total du passif. L’augmentation s’explique principalement par une hausse des comptes créditeurs pour soutenir les opérations courantes, y compris les traitements et salaires à payer. Le passif est composé des sommes à payer à des parties externes (658 000 $), des indemnités de vacances et de congés compensatoires (103 000 $) ainsi que des avantages sociaux futurs (142 000 $).

Le total de l’actif financier net s’élevait à environ 660 000 $ le 31 mars 2016, une augmentation de quelque 140 000 $ (27 %) par rapport à l’année précédente. Cette hausse est principalement attribuable à une augmentation d’environ 125 000 $ de la somme à recevoir du Trésor et par une augmentation des comptes débiteurs d’autres ministères et organismes fédéraux.  Les montants à recevoir du Trésor constituent une charge légitime à imputer aux crédits ministériels et ils pourront être utilisés par l’organisme au cours des périodes futures sans autre autorisation.

Section III : Analyse du programme et des Services internes

Programme : Services aux conférences

Description

Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d’autres points précis. Le Secrétariat n’exerce aucun contrôle sur les décisions relatives à l’endroit choisi pour la tenue, à leur nombre au cours d’un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement affecté par ces divers facteurs.

Analyse du rendement du programme et leçons retenues

En 2015-2016, le SCIC a offert ses services dans le cadre de 114 conférences intergouvernementales de haut niveau, une augmentation de 20 % par rapport à l’année précédente. Il s’agit de 72 réunions en personne, de 40 téléconférences et de 2 conférences virtuelles. Le nombre de réunions en personne n’a pratiquement pas changé, mais les nombres de téléconférences et de vidéoconférences ont tous deux doublé, ce qui démontre un intérêt marqué pour ces technologies (surtout la téléconférence) en tant que méthodes viables, économiques et efficaces sur le plan du temps permettant aux gouvernements de conférer. Il est intéressant de noter que près de deux tiers des 41 téléconférences et vidéoconférences ont eu lieu pendant la deuxième moitié de l’année financière.

Le rendement est évalué au moyen de données et de documents internes ainsi que de deux sondages auprès des clients (un sondage annuel auprès d’un échantillon de planificateurs de conférences et des sondages auprès des délégués qui assistent aux réunions).

De manière générale, le niveau de satisfaction de la clientèle demeure très élevé. Nous avons atteint notre cible de satisfaction de 90 % pour les déléguées, et nous avons dépassé notre cible de satisfaction pour les planificateurs de conférences avec un résultat de 92,5 %. Les mots suivants sont ressortis des commentaires tant des planificateurs que des délégués lorsque nous leur avons demandé de décrire les services offerts par le SCIC : professionnel, efficace et organisé.

Nous avons relevé une nette augmentation de la satisfaction des planificateurs de réunion quant à notre capacité de cerner les exigences touchant le protocole et la couverture médiatique des conférences ainsi que de recommander des options pour répondre à ces besoins. Nous continuons d’avoir de la difficulté à amener les planificateurs à consulter le site Web du SCIC pour obtenir de l’information sur les services. Nous espérons résoudre la situation au cours de la prochaine année en procédant à une refonte du site Web et en améliorant la promotion.

L’organisme doit continuer d’accorder la priorité à la souplesse et à la capacité d’adaptation, afin de demeurer agile et de s’ajuster rapidement aux demandes et aux besoins changeants des clients pendant la planification et la tenue des conférences. Toutefois, cela doit être concilié avec la nécessité d’offrir nos services de la manière la plus économique possible.

Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal des dépenses
2015-2016
Dépenses prévues
2015-2016
Autorisations totales pouvant être utilisées
2015-2016
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2015-2016
Écart (réelles moins prévues)
2015-2016
4 141 822 4 141 822 4 315 949 3 561 128 (580 694)
Ressources humaines (équivalents temps plein [ETP])
Prévu
2015-2016
Réel
2015-2016
Écart 2015-2016
(réel moins prévu)
23 22 -1
Résultats du rendement
Résultats attendus Indicateurs de rendement Cibles Résultats réels
Conférences planifiées et soutenues de façon professionnelle, ce qui comprend aussi faire preuve d’efficacité devant les imprévus. Niveaux de satisfaction des clients relativement à toute la gamme des services que fournit le SCIC au soutien des conférences provinciales-territoriales et fédérales-provinciales-territoriales. Réponse positive de 90% ou plus. 92.5%
Le SCIC cerne les besoins des clients et des participants aux conférences et il y répond en conséquence. Niveaux de satisfaction des clients et des participants aux conférences relativement à la manière dont le SCIC a répondu à leurs besoins. Réponse positive de 90% ou plus. 90.4%

Services internes

Description

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources qui visent l’ensemble d’une organisation et non les activités et les ressources qui s’appliquent à un programme particulier. Les groupes d’activités sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services de communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services de technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel et services de gestion des acquisitions.

Analyse du rendement du programme et leçons retenues

Les services internes ont atteint les objectifs établis dans le Rapport sur les plans et priorités de 2015-2016. Les dépenses réelles des services internes ont été inférieures de quelque 115 000 $ à ce qui avait été prévu. Cela est principalement attribuable à une diminution des dépenses pour les services professionnels et spéciaux, pour les transports, pour les communications et pour les services d’information.

Pendant l’exercice 2014-2015, le SCIC a renégocié ses ententes de services partagés concernant l’acquisition de ressources humaines et les services financiers. Ces ententes de services seront revues tous les ans afin de vérifier si elles continuent de faire réaliser des économies à l’organisation.

La majorité des rapports aux organismes centraux étaient conformes aux exigences et ont été présentés en temps et lieu.

Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal des dépenses
2015-2016
Dépenses prévues
2015-2016
Autorisations totales pouvant être utilisées
2015-2016
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2015-2016
Écart (réelles moins prévues)
2015-2016
1 825 719 1 825 719 1 825 719 1 709 423 (116 296)
Ressources humaines (ETP)
Prévu
2015-2016
Réel
2015-2016
Écart 2015-2016
(réel moins prévu)
9 9

Section IV : Renseignements supplémentaires

Tableaux de renseignements supplémentaires

Les tableaux de renseignements supplémentaires ci-dessous sont disponibles dans le site Webv du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Dépenses fiscales fédérales

Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie annuellement des estimations et des projections du coût de ces mesures dans une publication intitulée Rapport sur les dépenses fiscales fédéralesviii. Ce rapport donne aussi des renseignements généraux détaillés sur les dépenses fiscales, y compris les descriptions, les objectifs, les renseignements historiques et les renvois aux programmes des dépenses fédéraux connexes. Les mesures fiscales présentées dans ladite publication relèvent de la seule responsabilité du ministre des Finances.

Coordonnées de l’organisation

Canadian Intergovernmental Conference Secretariat

Adresse postale
CP 488, succursale A
Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Adresse de livraison
222, rue Queen, 10e étage
Ottawa (Ontario) K1P 5V9

Renseignements généraux : 613-995-2341
Télécopieur : 613-996-6091
Courriel : Info@scics.gc.ca

Annexe : Définitions

architecture d’alignement des programmes (Program Alignment Architecture) : Répertoire structuré des programmes des organisations qui illustre les liens hiérarchiques entre les programmes et les résultats stratégiques auxquels les programmes contribuent.

cadre pangouvernemental (whole-of-government framework) : Schéma représentant la contribution financière des organisations fédérales qui dépendent de crédits parlementaires en harmonisant leurs programmes avec un ensemble de 16 secteurs de résultat pangouvernementaux de haut niveau regroupés sous 4 secteurs de dépenses.

cible (target) : Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.

crédit (appropriation) : Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

dépenses budgétaires (budgetary expenditures) : Les dépenses budgétaires comprennent les dépenses de fonctionnement et en capital; les paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; les paiements à des sociétés d’État.

dépenses législatives (statutory expenditures) : Dépenses qui ont été approuvées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi, autre qu’une loi de crédits. La loi établit l’objet des dépenses et les dispositions en vertu desquelles elles peuvent être engagées.

dépenses non budgétaires (non-budgetary expenditures) : Dépenses engagées et encaissements liés aux emprunts, aux investissements et aux avances qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.

dépenses prévues (planned spending) : En ce qui a trait aux rapports sur les plans et les priorités (RPP) et aux rapports ministériels sur le rendement (RMR), les dépenses prévues s’entendent des montants approuvés par le Conseil du Trésor au plus tard le 1er février. Elles peuvent donc comprendre des montants qui s’ajoutent aux dépenses prévues indiquées dans le budget principal des dépenses.

Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La définition des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son RPP et son RMR.

dépenses votées (voted expenditures) : Dépense approuvée annuellement par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi de crédits. Le libellé d’un crédit constitue les dispositions qui régissent l’engagement de ces dépenses.

équivalent temps plein (full-time equivalent) : Mesure utilisée pour déterminer dans quelle mesure un employé représente une année-personne complète dans le budget ministériel. L’équivalent temps plein est calculé en fonction du coefficient des heures de travail assignées et des heures normales de travail. Les heures normales de travail sont établies dans les conventions collectives.

indicateur de rendement (performance indicator) : Moyen quantitatif ou qualitatif de mesurer un résultat ou un extrant, dans l’intention d’évaluer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative.

plan (plan) : Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation centrale entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous-tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.

priorités (priorities) : Plans ou projets qu’une organisation a choisi de cibler et dont elle rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être fait en premier pour appuyer la réalisation du ou des résultats stratégiques souhaités.

production de rapports sur le rendement (performance reporting) : Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement contribue à la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

programme (program) : Ensemble de ressources et d’activités liées qui est géré dans le but de répondre à plusieurs besoins particuliers afin d’atteindre les résultats prévus, et qui est considéré comme une unité budgétaire.

programme temporisé (sunset program) : Programme ayant une durée fixe et dont le financement et l’autorisation politique ne sont pas permanents. Ce programme est aussi appelé programme à durée temporaire ou programme à élimination graduelle. Lorsqu’un tel programme arrive à échéance, une décision doit être prise quant à son maintien. Dans le cas d’un renouvellement, la décision précise la portée, le niveau de financement et la durée.

rapport ministériel sur le rendement (Departmental Performance Report) : Rapport traitant des réalisations concrètes d’une organisation qui dépend de crédits parlementaires au regard des plans, des priorités et des résultats attendus exposés dans le rapport sur les plans et les priorités correspondant. Ce rapport est déposé au Parlement à l’automne.

rapport sur les plans et les priorités (Report on Plans and Priorities) : Rapport fournissant des renseignements au sujet des plans et du rendement prévu sur trois ans d’une organisation qui dépend de crédits parlementaires. Ces rapports sont déposés au Parlement au printemps.

rendement (performance) : Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’obtenir ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats se comparent aux résultats prévus par l’organisation et mesure dans laquelle les leçons retenues ont été cernées.

résultat (result) : Conséquence externe attribuable en partie aux activités d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.

résultat stratégique (Strategic Outcome) : Avantage durable et à long terme pour les Canadiens qui est rattaché au mandat, à la vision et aux fonctions de base d’une organisation.

résultats du gouvernement du Canada (Government of Canada outcomes) : Ensemble de 16 objectifs généraux définis pour l’ensemble du gouvernement, regroupés dans 4 secteurs de dépenses du Cadre pangouvernemental : affaires économiques, affaires sociales, affaires internationales et affaires gouvernementales.

Structure de la gestion, des ressources et des résultats (Management, Resources and Results Structure) : Cadre exhaustif comprenant l’inventaire des programmes, des ressources, des résultats, des indicateurs de rendement et de l’information de gouvernance d’une organisation. Les programmes et les résultats sont présentés d’après le lien hiérarchique qui les unit, et les résultats stratégiques auxquels ils contribuent. La Structure de la gestion, des ressources et des résultats découle de l’architecture d’alignement des programmes.


Notes de fin de document

i Lettre de mandat de la ministre

ii Comptes publics du Canada 2016

iii Cadre pangouvernemental

iv États financiers

v Tableaux de renseignements supplémentaires

vi Écologisation des opérations gouvernementales

vii Vérifications internes et évaluations

viii Rapport sur les dépenses fiscales