Publication

L’honorable Karina Gould
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Institutions démocratiques

ISSN: 2368-3325
Catalogue: CE31-2/2017F-PDF


Table des matières


Message de la ministre

L'honorable Karina GouldEn tant que présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j’ai le plaisir de déposer le Rapport sur les résultats ministériels pour 2016-2017 du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC).

Le Secrétariat a pour mandat de fournir des services de soutien administratif pour la planification et le déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres, partout au Canada.

Notre gouvernement s’est engagé auprès des Canadiens et Canadiennes à poursuivre ses objectifs dans un nouvel esprit de collaboration. Il est essentiel d’améliorer nos partenariats avec les gouvernements provinciaux et territoriaux, afin d’apporter le changement positif et concret que nous avons promis aux Canadiens et Canadiennes. Les conférences intergouvernementales multilatérales sont un élément clé qui favorise les communications ouvertes, la consultation et la collaboration entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Au cours de l’exercice financier 2016-2017, le Secrétariat a soutenu 141 conférences dans 47 secteurs d’activité intergouvernementale, y compris les suivants : éducation, environnement, santé, justice, affaires autochtones et réunion des premiers ministres (en décembre 2016).

Le SCIC continuera d’ajuster son modèle de prestation de services afin que celui-ci demeure axé sur la clientèle et adapté au contexte.

Aperçu de nos résultats

Fonds utilisés

5 241 938

Dépenses réelles

Personnel

31

ETP réels

Les résultats en bref

  • Le SCIC a fourni ses services dans le cadre de 141 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit une hausse de 24 % par rapport au total de l’exercice précédent. Le nombre de réunions en personne a augmenté de 31 %, passant de 72 à 94 réunions d’un exercice à l’autre, tandis que le nombre de téléconférences a augmenté de 15 % (de 40 à 46), indiquant une nouvelle fois l’intérêt non négligeable que suscite, chez les clients, ce format de réunion en tant que moyen de discussion viable, rapide et rentable pour les gouvernements.

  • Dans l’ensemble, le niveau de satisfaction des clients demeure très élevé. Dans le cas des délégués, la satisfaction des clients se situait juste en dessous de notre objectif de 90 %, alors que pour les planificateurs de conférences, le même objectif de 90 % a été dépassé avec un taux de satisfaction de 94,4 %, soit la deuxième hausse annuelle de ce taux de satisfaction. Même si les mots professionnels, efficaces et organisés restent les plus utilisés par les planificateurs et les délégués pour décrire les services offerts par le SCIC pour soutenir les réunions intergouvernementales, bon nombre d’entre eux ont également mentionné la compétence, l’expertise et l’excellence globale de l’organisme.

Pour en savoir plus sur les plans, les priorités et les résultats atteints, consulter la section « Résultats : ce que nous avons accompli » du présent rapport.

Raison d’être, mandat et rôle : composition et responsabilités

Raison d’être

La présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada est responsable de cette organisation. Le SCIC, qui a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres ayant eu lieu en mai 1973, est un organisme des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Son mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres.

Les conférences sont un précieux outil de consultation et de négociation entre les divers ordres de gouvernement. En outre, elles facilitent l’élaboration des politiques nationales, provinciales ou territoriales. Elles sont un élément essentiel du fonctionnement de la fédération canadienne, et elles illustrent l’un des principes fondamentaux de notre société démocratique.

En exécutant avec doigté la planification logistique de ces réunions et en assurant leur bon déroulement, non seulement le SCIC soulage-t-il les gouvernements du processus administratif des conférences, mais il leur permet également de profiter grandement d’importantes économies d’échelle.

Mandat et rôle

Le mandat du Secrétariat consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux à l’égard de la planification et du déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau qui ont lieu partout au Canada. Le principal objectif du SCIC est de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives liées à la planification et à la tenue des conférences multilatérales, leur permettant ainsi de se concentrer sur les dossiers qu’ils doivent aborder. Le SCIC fournit des services administratifs continus, efficaces et impartiaux à ces réunions.

Avantages pour les Canadiens et Canadiennes

L’organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne. En assurant avec doigté et professionnalisme l’organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers importants sans avoir à se soucier du processus ou des risques d’erreur ou d’omission, car ils peuvent compter sur l’expérience et la neutralité du Secrétariat.

Les intérêts de chaque Canadien et de chaque Canadienne sont représentés par leurs gouvernements élus participant à ces conférences intergouvernementales.

En tant qu’organisme consacré à l’appui de rencontres qui favorisent la coopération et la négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effets possibles à ces processus en créant un climat propice à un discours productif et à des prises de décisions optimales à l’avantage de tous les Canadiens et de toutes les Canadiennes.

Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de façon tout à fait pertinente dans le contexte fiscal actuel.

Pour obtenir de plus amples renseignements généraux à propos du ministère, consulter la section « Renseignements supplémentaires » du présent rapport. Pour plus de renseignements sur les engagements organisationnels formulés dans la lettre de mandat du ministère, consulter la lettre de mandat du ministrei.

Contexte opérationnel et principaux risques

Contexte opérationnel

L’élection fédérale de l’automne 2015 a marqué le début d’une nouvelle ère pour les relations intergouvernementales. La nouvelle administration, assermentée le 4 novembre 2015, a établi ses priorités en accordant une importance particulière aux relations FPT. Elle a en outre fait la promesse de réinstaurer les réunions annuelles des premiers ministres. Ces engagements engendreront une augmentation du nombre de conférences intergouvernementales de tous types, et nous nous attendons à ce que cette tendance se maintienne.

Dans le contexte actuel, la sécurité est un sujet prévalent. Qu’il soit question de sécurité matérielle ou de sécurité des technologies de l’information, la culture vise à accroître la sensibilisation. La sécurité fait partie intégrante des cadres stratégiques du SCIC, de ses opérations quotidiennes et des comportements des employés. L’organisme continuera de veiller à ce que les ressources et mécanismes de sécurité fassent partie de la planification et soient efficaces et conformes aux politiques du gouvernement.

Six élections provinciales et territoriales sont prévues ces deux prochaines années. À mesure que de nouveaux gouvernements prennent le pouvoir et que d’autres sont réélus, il est important que nous resserrions nos relations avec nos clients et que nous mettions activement en valeur notre neutralité à titre d’organisme intergouvernemental. Nous devons déployer des efforts de communication soutenus afin de maintenir et même d’augmenter le nombre de conférences intergouvernementales servies.

Les provinces et les territoires sont toujours en période de restriction budgétaire, ce qui a des répercussions sur le SCIC. À preuve, nous prévoyons qu’à la fin de 2016-2017, nous aurons servi 46 conférences virtuelles (téléconférences et vidéoconférences), comparativement à 42 en 2015-2016 et 19 en 2014-2015. Tout comme le gouvernement fédéral, les gouvernements provinciaux et territoriaux modernisent leurs opérations, cherchent à faire des gains d’efficacité dans toute la mesure du possible, réduisent les déplacements et examinent la possibilité d’avoir recours à de nouvelles technologies. Le SCIC est fier de continuer d’offrir un large éventail de solutions de conférence qui répondent à ces besoins.

Au cours des prochaines années, un nombre important des fonctionnaires fédéraux du SCIC seront admissibles à la retraite. Ces départs ainsi que le cycle des détachements des provinces et territoires mettront à l’épreuve la capacité du SCIC de maintenir un effectif doté des bonnes connaissances et compétences. La mise en oeuvre de plans de relève et de transition complets, notamment pour protéger la mémoire institutionnelle, continuera d’être une grande priorité stratégique.

Le maintien en poste d’employés jeunes, ambitieux et motivés pose un défi unique pour les très petits organismes comme le SCIC, compte tenu des perspectives limitées de mobilité ascendante pour les employés. Toutes les divisions ont régulièrement recours au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant pour rehausser l’intérêt envers la fonction publique. Des efforts soutenus seront déployés pour créer un environnement propice au perfectionnement professionnel et à la satisfaction au travail dans le but de préserver et d’améliorer le maintien en poste.

Principaux risques

Risques Stratégie d’atténuation et efficacité Lien aux programmes du ministère Lien aux priorités ministérielles
Gestion des ressources humaines

Il y a un risque que l’organisation ne soit pas en mesure de conserver un effectif adéquat ayant les compétences nécessaires en raison d’un important roulement de personnel (retraites et départs, rotation des détachements provinciaux-territoriaux), ce qui pourrait entraîner des erreurs, l’insatisfaction de la clientèle et la perte de confiance envers l’organisation.

Le risque a été établi dans le RPP de 2016-2017 et il demeure l’un des plus importants, car, au sein d’un micro-organisme, le départ d’un(e) employé(e) a des répercussions sur l’ensemble de l’organisation.

En 2016-2017, le SCIC a réussi à atténuer le risque relatif à la gestion des ressources humaines grâce à l’application de son Plan de ressources humaines et de son Plan de relève aux postes clés.

Dorénavant, les stratégies d’atténuation établies dans le RPP de 2016-2017 seront utilisées, et une plus grande importance sera accordée à la création de bassins pour les postes clés, ainsi qu’au mentorat exercé par le personnel expérimenté auprès des nouveaux employés.

Services aux conférences;

Services internes

Bâtir un environnement d’apprentissage continu
Gouvernance et orientation stratégique

Il y a un risque que les intervenants provinciaux et territoriaux ne perçoivent pas le SCIC comme étant neutre, ce qui pourrait avoir des répercussions négatives sur le nombre de demandes de services pour les réunions provinciales-territoriales.

Le risque a été établi dans le RPP de 2016-2017 et il demeure important, car le SCIC doit veiller à ce que les 14 administrations du pays considèrent ses services comme étant égaux, impartiaux et confidentiels pour tous les clients.

En 2016-2017, le SCIC a réussi à atténuer le risque en renforçant ses partenariats provinciaux et territoriaux, et se soumettant aux exemptions prévues à la loi fédérale sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et dans le Programme fédéral de coordination de l’image de marque. Les discussions sur les répercussions des autres initiatives de transformation se poursuivront avec les principaux intervenants.

Services aux conférences; Améliorer et élargir les partenariats stratégiques
Gestion financière

Il y a un risque de ne pas disposer de ressources suffisantes pour assurer le maintien des niveaux de services convenant aux groupes de clients en raison de l’augmentation des coûts de fonctionnement, des restrictions financières et des attentes plus élevées des intervenants.

Le risque a été établi dans le RPP 2016-2017 et a été atténué avec succès grâce aux prévisions rigoureuses, la planification budgétaire efficace et des contrôles internes plus serrés.

Ainsi, le risque relatif à la gestion financière a été réduit à un niveau acceptable et n’est plus considéré comme un risque important dans notre Plan de gestion des risques.

Services aux conférences;

Services internes

Assurer une utilisation efficace et efficiente des ressources

Résultats : ce que nous avons accompli

Programme : Services aux conférences

Description

Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d’autres points précis. Le Secrétariat n’exerce aucun contrôle sur les décisions relatives à l’endroit choisi pour la tenue, à leur nombre au cours d’un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement affecté par ces divers facteurs.

Résultats

Priorité: Améliorer et élargir les partenariats stratégiques
Description: Pour que le SCIC parvienne à obtenir ce résultat stratégique, il doit être considéré par tous les gouvernements comme étant le principal fournisseur de services pour les réunions intergouvernementales de haut niveau. En favorisant un meilleur dialogue et une plus grande collaboration avec les partenaires et les clients, cette priorité aidera le Secrétariat à maintenir la loyauté de sa clientèle et à accroître sa visibilité auprès d’éventuels partenaires.
Initiatives prévues:
  • Renforcer les liens avec les intervenants fédéraux, provinciaux et territoriaux;
  • Faire la promotion des services de vidéoconférence et de téléconférence avec interprétation simultanée.

Résultats obtenus concernant le soutien des initiatives prévues :

  • Le Forum d’échange de connaissances sur la logistique des réunions FPT, organisé par le SCIC en 2013 et en 2014, n’a pas eu lieu en 2015 et en 2016, en raison d’un niveau jamais vu d’activités de conférence et de défis en matière de dotation. Cette activité reprendra en 2017-2018, car elle offre au SCIC et à ses personnes-ressources au sein de tous les ministères du gouvernement fédéral la possibilité d’échanger de précieux renseignements, de faire du réseautage et de mettre en commun leurs pratiques exemplaires en ce qui a trait à l’organisation des réunions fédérales-provinciales-territoriales de haut niveau, y compris celles se déroulant par téléconférence.
  • Le niveau très élevé d’activités de conférence au cours des deux dernières années a donné une occasion unique d’interagir et de poursuivre la création de relations efficaces avec les organisateurs de réunions des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, même si cela s’est fait de manière plus informelle et moins structurée. Les idées et les renseignements ainsi mis en commun étaient axés sur les particularités de chaque réunion, mais également sur les questions plus larges ayant trait aux réunions intergouvernementales, y compris certains des défis propres aux téléconférences.
  • Le SCIC continue de peaufiner ses stratégies en vue d’assurer une promotion efficace des services qu’elle met à la disposition des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le remaniement du site Web du SCIC, dont la nouvelle version a été lancée en janvier 2017, a été l’un des éléments essentiels des efforts entrepris par l’organisation pour améliorer la promotion de ses services aux planificateurs de conférences. Non seulement cette nouvelle version présente un aspect visuel plus professionnel, mais il permet aux visiteurs de disposer de renseignements totalement à jour tout en profitant d’une expérience plus intuitive et conviviale. La mise à jour et le remodelage de la section relative aux services de conférence permettent désormais au SCIC de renvoyer les clients au site Web pour tous les renseignements récents dont ils ont besoin (y compris les exigences essentielles liées au lieu de réunion) pour prévoir et organiser des réunions intergouvernementales de haut niveau. Un formulaire en ligne permettant de demander le soutien du SCIC dans le cadre de réunions à venir offre une nouvelle option de communication avec le SCIC. Ce formulaire est de plus en plus utilisé par les clients.
  • L’adoption de la technologie de vidéoconférence continue de progresser, même si les clients lui préfèrent clairement la facilité, la commodité et l’efficacité en termes de coût et de rapidité des téléconférences avec interprétation simultanée à trois lignes. La popularité de ce format de réunion se reflète dans l’augmentation continue des appels au niveau des ministres et des sous-ministres en 2016-2017 (46 contre 40 au cours de l’exercice précédent). Des améliorations sont continuellement apportées à la qualité sonore et à d’autres aspects des téléconférences, assurant ainsi une expérience utilisateur optimale, tant pour les participants que pour les interprètes.
Priorité: Assurer un modèle de prestation de services pertinent et adapté aux besoins des clients
Description: Cette priorité assurera une amélioration constante du modèle de prestation de services en faisant en sorte que les effectifs, les processus et les technologies soient adaptés à la situation du moment, aux exigences futures et à l’évolution des besoins des clients.
Initiatives prévues:
  • Poursuivre l’intégration de nouvelles technologies dans les processus de prestation de services et les opérations quotidiennes;
  • Analyser les résultats de l’évaluation du programme pour déterminer l’amélioration des services;
  • Renforcer l’évaluation interne postérieure aux conférences.

Résultats obtenus concernant le soutien des initiatives prévues :

  • Les capacités du portail d’inscription en ligne et le site de dépôt sécuritaire des documents de conférence demeurent des services populaires pour les organisateurs de réunions et les personnes qui y participent. L’inscription en ligne est utile aux planificateurs de réunions dans les gouvernements hôtes, notamment afin de mesurer l’intérêt que suscitent les différents volets des programmes de conférences plus complexes et de prévoir ainsi la participation des délégués.
  • Les services et l’expertise apportés par le SCIC en soutien à un nombre de plus en plus important de téléconférences avec interprétation simultanée sont très appréciés par les planificateurs de conférences et les participants.
  • Les travaux en cours du comité de la technologie interne, créé en 2014-2015, représentent toujours un élément essentiel au développement et à l’examen des nouvelles technologies qui permettent au SCIC d’améliorer ses services tout en réduisant les coûts, au besoin.
    • L’utilisation de connexions sans fil entre les ordinateurs portatifs, les projecteurs et les écrans de télévision employés pour les présentations a grandement amélioré l’efficacité du processus d’installation et de désinstallation, tout comme la mise à disposition de chargeurs pouvant être utilisés par les délégués, remplaçant ainsi la nécessité d’installer des cordons d’alimentation dans l’ensemble de la salle de réunion principale.
    • L’acquisition et le déploiement d’un nouveau système d’accréditation et de photo d’identité pour les médias et les délégués ont également largement simplifié ces processus dans le cadre de grandes conférences (au niveau des premiers ministres). Le système conçu par le SCIC permet également une coordination directe avec la GRC, pour une prestation transparente et efficace de ces services.
  • Le sondage auprès des délégués mené sur place ou en ligne en lien avec la plupart des réunions pour lesquelles les services du SCIC sont offerts continue de fournir une rétroaction précieuse et opportune sur tous les aspects du soutien administratif et technique que nous apportons. Un sondage semblable est réalisé chaque année auprès des planificateurs de conférences, et ce sondage permet également d’obtenir une rétroaction importante pour l’organisation. Les idées obtenues dans le cadre de ces deux sondages éclairent ensuite les décisions de l’organisation à propos de l’uniformisation de ses services et approches avec les besoins et les priorités en évolution constante des clients.
  • Un processus a été mis en place pour éliminer certains doublons dans les outils utilisés par le SCIC, et mettre à jour ces derniers, notamment en ce qui concerne les évaluations internes menées après les conférences aux fins de suivi et de référence/continuité.
  • Dans le cadre du même processus, les deux évaluations externes (des planificateurs de réunions et des participants) seront également révisées et mises à jour pour s’assurer que ces précieux outils restent pertinents et efficaces dans la collecte des renseignements requis pour évaluer la satisfaction du client à l’avenir.

Analyse du rendement du programme et leçons retenues

Le rendement est évalué au moyen de données et de documents internes, de même que par deux sondages menés auprès des clients; le premier reposait sur un échantillonnage annuel des planificateurs de conférences et le second était destiné aux délégués.

En 2016-2017, le SCIC a fourni ses services dans le cadre de 141 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit une hausse de 24 % par rapport au total de l’exercice précédent. Le nombre de réunions en personne a augmenté de 31 %, passant de 72 à 94 réunions d’un exercice à l’autre, tandis que le nombre de téléconférences a augmenté de 15 % (de 40 à 46), indiquant une nouvelle fois l’intérêt non négligeable que suscite, chez les clients, ce format de réunion en tant que moyen de discussion viable, rapide et rentable pour les gouvernements.

Dans l’ensemble, le niveau de satisfaction des clients demeure très élevé. Dans le cas des délégués, la satisfaction des clients se situait juste en dessous de notre objectif de 90 %, alors que pour les planificateurs de conférences, le même objectif de 90 % a été dépassé avec un taux de satisfaction de 94,4 %, soit la deuxième hausse annuelle de ce taux de satisfaction. Même si les mots professionnels, efficaces et organisés restent les plus utilisés par les planificateurs et les délégués pour décrire les services offerts par le SCIC pour soutenir les réunions intergouvernementales, bon nombre d’entre eux ont également mentionné la compétence, l’expertise et l’excellence globale de l’organisme.

Des hausses du niveau de satisfaction des planificateurs de réunions ont également été observées à propos de la flexibilité et de l’adaptabilité du SCIC à l’égard de l’évolution des besoins au cours de la planification, ainsi que de la capacité du SCIC à déterminer les besoins relatifs à la couverture médiatique des conférences et à recommander des options pour satisfaire à ces besoins. Tous les répondants s’accordaient à dire (d’accord ou tout à fait d’accord) que les services de planification du SCIC avaient permis d’organiser efficacement les conférences tout en répondant aux attentes opérationnelles, et qu’ils feraient volontiers appel de nouveau au SCIC pour planifier et organiser leurs prochaines conférences intergouvernementales. Les clients faisaient également l’éloge de la courtoisie, des connaissances et de la réactivité du personnel de SCIC et des sous-traitants pour répondre aux besoins des participants pendant les conférences.

La flexibilité et l’adaptabilité doivent rester une priorité pour l’organisation. Nous veillerons ainsi à rester agiles pour nous adapter rapidement aux demandes et aux besoins changeants des clients pendant la planification et le déroulement des conférences. Cependant, il convient de trouver un équilibre entre cette priorité et la nécessité d’assurer la prestation de nos services de la manière la plus rentable possible.

Résultats atteints
Résultats attendus Indicateurs de rendement Cible Date d’atteinte de la cible Résultats réels
2016-2017
Résultats réels
2015 2016
Résultats réels
2014 2015
Conférences planifiées et soutenues de façon professionnelle, ce qui comprend aussi faire preuve d’efficacité devant les imprévus. Niveaux de satisfaction des clients relativement à toute la gamme des services que fournit le SCIC au soutien des conférences provinciales-territoriales et fédérales-provinciales-territoriales. Réponse positive de 90% ou plus. 31 mars 2017 94.4% 92.5% 90.5%
Le SCIC cerne les besoins des clients et des participants aux conférences et il y répond en conséquence. Niveaux de satisfaction des clients et des participants aux conférences relativement à la manière dont le SCIC a répondu à leurs besoins. Réponse positive de 90% ou plus. 31 mars 2017 86.7% 90.4% 96.3%
Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal des dépenses
2016-2017
Dépenses prévues
2016-2017
Autorisations totales pouvant être utilisées
2016-2017
Dépenses réelles
(autorisations utilisées)
2016-2017
Écart
(dépenses réelles moins dépenses prévues)
2016-2017
4 163 437 4 056 344 4 269 683 3 580 015 (476 329)
Ressources humaines (équivalents temps plein ou ETP)
Nombre d’ETP prévus
2016-2017
Nombre d’ETP réels
2016-2017
Écart (nombre d’ETP réels
moins nombre d’ETP prévus)
2016-2017
23 23 0

Services internes

Description

On entend par Services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les Services internes renvoient aux activités et aux ressources de 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution de programmes dans l’organisation, sans égard au modèle de prestation des Services internes du ministère. Les 10 catégories de service sont : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel et services de gestion des acquisitions.

Résultats

Priorité: Utilisation efficace et efficiente des ressources
Description: Le SCIC se veut un organisme souple qui voit continuellement à l’examen, à l’amélioration et à la simplification de ses processus internes, afin de les rendre globaux, intégrés et efficients.
Initiatives prévues:
  • Mettre en œuvre le nouveau système de paye à l’échelle du gouvernement;
  • Mettre en œuvre les recommandations découlant de la vérification du cadre de contrôle interne;
  • Mettre à jour le plan de sécurité ministériel;
  • Mener un examen des politiques du SCIC.

Résultats obtenus concernant le soutien des initiatives prévues :

  • Le système de paye Phénix a été déployé dans la foulée de l’initiative de transformation des ressources humaines de la fonction publique. Le SCIC a assuré une utilisation efficace des ressources en mettant en œuvre le système de paye Phénix découlant de l’initiative de transformation des ressources humaines pour la fonction publique. En outre, la schématisation des processus opérationnels s’est achevée et des mesures de contrôle supplémentaires ont été mises en place après l’examen du cadre de contrôle interne qui a eu lieu au cours de l’exercice 2015-2016.
  • Toutes les ententes de service partagé qui ont été renégociées en 2015-2016 avec d’autres organisations pour assurer une prestation de services intégrée ont été maintenues, de manière à se conformer à la politique du gouvernement à propos des ententes de service internes.
  • Compte tenu de l’importance accordée à la sécurité, le SCIC a mis à jour son plan de sécurité ministérielle en mai 2016 et a élaboré un programme de sécurité ainsi qu’un plan de gestion des risques en matière de sécurité. Il a organisé des séances d’information, afin de veiller à ce que tous ses employés assurent une gestion et une mise en œuvre efficaces des activités de sécurité ministérielle relevant de leur sphère de responsabilités et contribuent à la réussite du programme de sécurité à l’échelle de l’organisme.
  • L’apprentissage est devenu une priorité stratégique en 2016-2017. Dans ce contexte, le SCIC a mis à jour ses instruments de politique internes touchant l’apprentissage, la formation et le perfectionnement. Il a notamment créé de tout nouveaux plans d’apprentissage améliorés pour chaque poste ainsi qu’un processus de suivi et d’établissement de rapports en matière de formation, afin de surveiller le niveau de formation des employés.
Priorité: Bâtir un environnement d’apprentissage continu
Description: Le plus grand atout de l’organisme demeure son personnel. Dans le cadre de cette priorité, le SCIC cherchera des moyens de mobiliser ses employés et de reconnaître leurs efforts, afin de favoriser une culture d’amélioration et d’innovation.
Initiatives prévues:
  • Continuer d’encourager la reconnaissance des employés;
  • Faire connaître les occasions d’apprentissage;
  • Continuer d’offrir aux employés des occasions de faire part de leurs commentaires

Résultats obtenus concernant le soutien des initiatives prévues

  • Le SCIC s’engage à cultiver un environnement d’apprentissage continu et accorde une grande valeur aux contributions des employés. Tous les prix de reconnaissance, y compris le Prix d’excellence du secrétaire et le Prix des employés du Secrétariat, ont été présentés lors d’événements destinés à l’ensemble du personnel. En outre, des prix instantanés ont été attribués tout au long de l’année aux employés pour leurs réussites. Tous les gestionnaires ont gardé une trace des cours de base et des cours de perfectionnement suivis par leurs employés au cours du processus de gestion du rendement. Les résultats ont fait l’objet de rapports trimestriels devant le comité exécutif.
  • Plusieurs dîners-causeries et autres activités d’apprentissage ont été organisés, principalement à propos de la santé mentale et du bien-être. De plus, tous les gestionnaires ont suivi un programme de secouriste en santé mentale de deux jours et sont désormais secouristes agréés. La plupart de nos employés sont régulièrement en déplacement, ce qui complique la formation et les activités destinées à l’ensemble du personnel. Cependant, le SCIC s’engage à utiliser les nouvelles technologies et à faire preuve de créativité et de souplesse pour veiller à ce que tous ses employés fassent partie intégrante de notre solution d’apprentissage continu.
Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal des dépenses
2016-2017
Dépenses prévues
2016-2017
Autorisations totales pouvant être utilisées
2016-2017
Dépenses réelles
(autorisations utilisées)
2016-2017
Écart
(dépenses réelles moins dépenses prévues)
2016-2017
1 811 533 1 798 677 1 831 462 1 661 923 (136 754)
Ressources humaines (équivalents temps plein ou ETP)
Nombre d’ETP prévus
2016-2017
Nombre d’ETP réels
2016-2017
Écart
(nombre d’ETP réels moins nombre d’ETP prévus)
2016-2017
9 8 (1)

Analyse des tendances en matière de dépenses et de ressources humaines

Dépenses réelles

Graphique des tendances relatives aux dépenses du ministère

Graphique des tendances relatives aux dépenses du ministère

Sommaire du rendement budgétaire pour les programmes et les Services internes (en dollars)

Programmes et Services internes Budget principal des dépenses
2016-2017
Dépenses prévues
2016-2017
Dépenses prévues
2017-2018
Dépenses prévues
2018-2019
Autorisations totales pouvant être utilisées
2016-2017
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2016-2017
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2015-2016
Dépenses réelles (autorisations utilisées)
2014-2015
Services aux conférences 4 163 437 4 056 344 4 442 435 4 442 435 4 269 683 3 580 015 3 561 128 3 508 894
Services internes 1 811 533 1 798 677 1 402 874 1 402 874 1 831 462 1 661 923 1 709 423 1 660 593
Total 5 974 970 5 855 021 5 845 309 5 845 309 6 101 145 5 241 938 5 270 551 5 169 487

Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se réunir pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes spécifiques. Les décisions concernant l’endroit où ont lieu ces réunions, le nombre de ces dernières au cours d’un exercice financier, la date et leur durée, sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds pour l’exercice de son mandat.

Le Secrétariat reçoit un financement suffisant pour desservir 100 conférences en personne par an. Un événement peut comprendre une ou plusieurs conférences et elle sert à planifier le budget de chaque conférence pour ce qui est du transport et des communications, des locations et des services de traduction et d’interprétation. Il y a eu une augmentation graduelle des activités de conférence depuis les trois derniers exercices.

Les dépenses sont restées stables au cours de deux derniers exercices (5,2 millions de dollars). Le SCIC continue de garantir un modèle de prestation de services pertinent et réactif tout en assurant une utilisation efficace des ressources. En conséquence, des économies ont été produites grâce au nombre accru de téléconférences et de conférences virtuelles. Depuis que les différents ordres de gouvernement participent à distance, grâce à la vidéoconférence et à la téléconférence, ces types de réunions réduisent considérablement les coûts pour le SCIC. Dans la plupart des cas, les coûts de fonctionnement par événement étaient plus faibles, ce qui a permis au SCIC d’assurer la prestation d’un plus grand nombre de conférences (2016-2017 : 141 conférences; 2015-2016 : 114 conférences) sans augmenter les coûts de fonctionnement généraux.

Ressources humaines réelles

Sommaire des ressources humaines pour les programmes et les Services internes (équivalents temps plein ou ETP)

Programmes et Services internes Équivalents temps plein réels
2014-2015
Équivalents temps plein réels
2015-2016
Équivalents temps plein prévus
2016-2017
Équivalents temps plein réels
2016-2017
Équivalents temps plein prévus
2017-2018
Équivalents temps plein prévus
2018-2019
Services aux conférences 18 22 23 23 25 25
Services internes 9 9 9 8 7 7
Total 27 31 32 31 32 32

Les effectifs du SCIC sont restés stables au cours des deux derniers exercices. À titre de mesure proactive, le Secrétariat a mis en place un plan de relève pour répondre aux éventuels départs, principalement liés à des départs à la retraite. Avec l’augmentation progressive des activités de conférence, le SCIC doit conserver un effectif solide et qualifié.

Dépenses par crédit voté

Pour obtenir de l’information sur les dépenses votées et les dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter les Comptes publics du Canada 2017ii.

Harmonisation des dépenses avec le cadre pangouvernemental

Harmonisation des dépenses réelles pour 2016-2017 avec le cadre pangouvernementaliii (en dollars)

Programme Secteur de dépenses Secteur d’activités du gouvernement du Canada Total des dépenses prévues Dépenses réelles
2016-2017
Services aux conférences Affaires gouvernementales Des activités gouvernementales bien gerées et efficaces 4 056 344 3 580 015

États financiers et faits saillants des états financiers

États financiers

Les états financiers [non audités] du Secrétariat des conférences intergouvernementales pour l’exercice se terminant le 31 mars 2017 se trouvent sur le site Web ministérieliv.

Faits saillants des états financiers

État condensé des opérations (non audité) pour l’exercice se terminant le 31 mars 2017 (en dollars)
Information financière Résultats prévus
2016-2017
Réels
2016-2017
Réels
2015-2016
Écart
(réels 2016-2017
moins prévus 2016-2017)
Écart
(réels 2016-2017
moins réels 2015-2016)
Total des charges 6 420 233 5 735 273 5 845 908 (684 960) (110 635)
Total des revenus
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 6 420 233 5 735 273 5 845 908 (684 960) (110 635)

Les dépenses totales s’élevaient à environ 5,7 millions de dollars, soit 110 000 dollars de moins que pour l’exercice précédent. Ces économies ont été produites grâce au nombre accru de téléconférences et de conférences virtuelles. Cette tendance devrait se poursuivre. Cela explique également l’écart de 685 000 $ par rapport aux résultats prévus. Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales et est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se réunir pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. Il convient de noter que les dépenses sont consignées selon la comptabilité d’exercice dans les états financiers, et qu’elles comprennent les charges payées en notre nom par les autres ministères.

État condensé de la situation financière (non audité) au 31 mars 2017 (en dollars)
Information financière 2016–2017 2015-2016 Écart
(2016-2017 moins 2015-2016)

Total des passifs nets 782 993 903 036 (120 043)
Total des actifs financiers nets 561 127 658 907 (97 780)
Dette nette du ministère 221 866 244 129 (22 263)
Total des actifs non financiers 118 293 116 273 2 020
Situation financière nette du ministère (103 573) (127 406) 23 833

Le passif total s’élevait à environ 783 000 $, en baisse d’environ 120 000 $ (13 %) par rapport à l’exercice précédent. Les comptes créditeurs et les charges à payer composent la majeure partie des passifs, soit 70 %. Cette diminution est principalement attribuable à une réduction des comptes créditeurs servant à soutenir les opérations normales, y compris les rémunérations dues. Le passif se compose des comptes créditeurs à des tiers de l’extérieur (550 000 $), des indemnités de congé annuel et des congés compensatoires (91 000 $) ainsi que des avantages sociaux futurs des employés (142 000 $).

En date du 31 mars 2017, le total des actifs financiers atteignait environ 561 000 $, soit une diminution de quelque 98 000 $ (15 %) par rapport à l’exercice précédent. Cette diminution est principalement attribuable à une baisse du montant à recevoir du Trésor de quelque 142 000 $ et à une baisse des montants à recouvrer auprès des autres ministères et organismes gouvernementaux. Les montants à recevoir du Trésor constituent une charge légitime à imputer aux crédits ministériels et ils pourront être utilisés par l’organisme sans autre autorisation.

Renseignements supplémentaire

Renseignements ministériels

Profil organisationnel

Ministre de tutelle : L’honorable Karina Gould

Administrateur général : André M. McArdle

Portefeuille ministériel : Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada; Ministre des Institutions démocratiques

Instruments habilitants : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.

Année d’incorporation ou de création : 1973

Cadre de présentation de rapports

Voici les résultats stratégiques et l’architecture d’alignement des programmes de référence pour 2016-2017 du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes :

  1. Résultat stratégique : Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès

    1.1 Programme : Services aux conférences

    Services internes

Tableaux de renseignements supplémentaires

Les tableaux de renseignements supplémentaires qui suivent sont disponibles dans le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennesv:

Dépenses fiscales fédérales

Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie chaque année des estimations et des projections du coût de ces mesures dans le Rapport sur les dépenses fiscales fédéralesviii. Ce rapport donne aussi des renseignements généraux détaillés sur les dépenses fiscales, y compris les descriptions, les objectifs, les renseignements historiques et les renvois aux programmes des dépenses fédéraux connexes. Les mesures fiscales présentées dans ce rapport relèvent du ministre des Finances.

Coordonnées de l’organisation

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Adresse postale
CP 488, succursale A
Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Adresse de livraison
222, rue Queen, 12e étage
Ottawa (Ontario) K1P 5V9

Renseignements généraux : 613-995-2341
Télécopieur : 613-996-6091
Courriel : Info@scics.ca

Annexe : définitions

architecture d’alignement des programmes (Program Alignment Architecture)
Répertoire structuré de tous les programmes d’un ministère ou organisme qui décrit les liens hiérarchiques entre les programmes et les liens aux résultats stratégiques auxquels ils contribuent.

cadre ministériel des résultats (Departmental Results Framework)
Comprend les responsabilités essentielles, les résultats ministériels et les indicateurs de résultat ministériel.

cible (target)
Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.

crédit (appropriation)
Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

dépenses budgétaires (budgetary expenditures)
Dépenses de fonctionnement et en capital; paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; et paiements à des sociétés d’État.

dépenses législatives (statutory expenditures)
Dépenses approuvées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi autre qu’une loi de crédits. La loi précise les fins auxquelles peuvent servir les dépenses et les conditions dans lesquelles elles peuvent être effectuées.

dépenses non budgétaires (non-budgetary expenditures)
Recettes et décaissements nets au titre de prêts, de placements et d’avances, qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.

dépenses prévues (planned spending)
En ce qui a trait aux Plans ministériels et aux Rapports sur les résultats ministériels, les dépenses prévues s’entendent des montants approuvés par le Conseil du Trésor au plus tard le 1er février. Elles peuvent donc comprendre des montants qui s’ajoutent aux dépenses prévues indiquées dans le budget principal des dépenses.

Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La détermination des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son Plan ministériel et son Rapport sur les résultats ministériels.

dépenses votées (voted expenditures)
Dépenses approuvées annuellement par le Parlement dans le cadre d’une loi de crédits. Le libellé de chaque crédit énonce les conditions selon lesquelles les dépenses peuvent être effectuées.

équivalent temps plein (full-time equivalent)
Mesure utilisée pour représenter une année-personne complète d’un employé dans le budget ministériel. Les équivalents temps plein sont calculés par un rapport entre les heures de travail assignées et les heures de travail prévues. Les heures normales sont établies dans les conventions collectives.

évaluation (evaluation) :
Au sein du gouvernement du Canada, collecte et analyse systématiques et neutres de données probantes en vue d’évaluer le bien-fondé, le mérite ou la valeur. L’évaluation guide la prise de décisions, les améliorations, l’innovation et la reddition de comptes. Elle porte habituellement sur les programmes, les politiques et les priorités et examine des questions se rapportant à la pertinence, à l’efficacité et à l’efficience. Toutefois, selon les besoins de l’utilisateur, l’évaluation peut aussi examiner d’autres unités, thèmes et enjeux, notamment des solutions de rechange aux interventions existantes. L’évaluation utilise généralement des méthodes de recherche des sciences sociales.

indicateur de rendement (performance indicator)
Moyen qualitatif ou quantitatif de mesurer un extrant ou un résultat en vue de déterminer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative par rapport aux résultats attendus.

indicateur de résultat ministériel (Departmental Result Indicator)
Facteur ou variable qui présente une façon valide et fiable de mesurer ou de décrire les progrès réalisés par rapport à un résultat ministériel.

initiative horizontale (horizontal initiatives)
Initiative dans le cadre de laquelle au moins deux organisations fédérales, par l’intermédiaire d’une entente de financement approuvée, s’efforcent d’atteindre des résultats communs définis, et qui a été désignée (par exemple, par le Cabinet ou par un organisme central, entre autres) comme une initiative horizontale aux fins de gestion et de présentation de rapports.

plan (plans)
Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous-tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.

Plan ministériel (Departmental Plan)
Fournit les renseignements sur les plans et le rendement attendu des ministères appropriés au cours d’une période de trois ans. Les Plans ministériels sont présentés au Parlement au printemps.

priorité (priorities)
Plan ou projet qu’une organisation a choisi de cibler et dont elle rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être fait en premier pour appuyer la réalisation du ou des résultats stratégiques souhaités.

priorités pangouvernementales (government-wide priorities)
Aux fins du Rapport sur les résultats ministériels 2016-2017, les priorités pangouvernementales sont des thèmes de haut niveau qui présentent le programme du gouvernement issu du discours du Trône de 2015, notamment : la croissance de la classe moyenne, un gouvernement ouvert et transparent, un environnement sain et une économie forte, la diversité en tant que force du Canada, ainsi que la sécurité et les possibilités).

production de rapports sur le rendement (performance reporting)
Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

programme (program)
Groupe d’intrants constitué de ressources et d’activités connexes qui est géré pour répondre à des besoins précis et pour obtenir les résultats visés, et qui est traité comme une unité budgétaire.

programme temporisé (sunset program)
Programme ayant une durée fixe et dont le financement et l’autorisation politique ne sont pas permanents. Lorsqu’un tel programme arrive à échéance, une décision doit être prise quant à son maintien. Dans le cas d’un renouvellement, la décision précise la portée, le niveau de financement et la durée.

Rapport sur les résultats ministériels (Departmental Results Report)
Présente de l’information sur les réalisations réelles par rapport aux plans, aux priorités et aux résultats attendus énoncés dans le Plan ministériel correspondant.

rendement (performance)
Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’atteindre ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats se comparent à ceux que l’organisation souhaitait atteindre, et mesure dans laquelle les leçons apprises ont été cernées.

responsabilité essentielle (Core Responsibility)
Fonction ou rôle permanent exercé par un ministère. Les intentions du ministère concernant une responsabilité essentielle se traduisent par un ou plusieurs résultats ministériels auxquels le ministère cherche à contribuer ou sur lesquels il veut avoir une influence.

résultat (results)
Conséquence externe attribuable en partie aux activités d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.

résultat ministériel (Departmental Result)
Changements sur lesquels les ministères veulent exercer une influence. Ils devraient subir l’influence des résultats des programmes, mais ils échappent généralement au contrôle direct des ministères.

résultat stratégique (Strategic Outcome)
Avantage durable et à long terme pour les Canadiens qui est rattaché au mandat, à la vision et aux fonctions de base d’une organisation.

Structure de la gestion, des ressources et des résultats (Management, Resources and Results Structure)
Cadre exhaustif comprenant l’inventaire des programmes, des ressources, des résultats, des indicateurs de rendement et de l’information de gouvernance d’une organisation. Les programmes et les résultats sont présentés d’après le lien hiérarchique qui les unit, et les résultats stratégiques auxquels ils contribuent. La Structure de la gestion, des ressources et des résultats découle de l’architecture d’alignement des programmes.


Notes en fin d’ouvrage

i. Lettres de mandat des ministres, http://pm.gc.ca/fra/lettres-de-mandat

ii. Comptes publics du Canada 2017, http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/recgen/cpc-pac/index-fra.html

iii. Cadre pangouvernemental, https://www.tbs-sct.gc.ca/ems-sgd/edb-bdd/index-fra.html#tag-nav/~(current_branch~’GOCO~sort_key~’name~sort_direction~’asc~open_nodes~(~’tag_SA0001~’tag_SA9999~’tag_SA0002~’tag_SA0003~’tag_SA0004~’tag_SA0005))

iv. États financiers non audités, http://www.scics.ca/fr/publication/etats-financier-non-audites-2016-2017/

v. Site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, http://www.scics.ca/fr/

vi. Audits et évaluations internes, http://www.scics.ca/fr/publication/audits-et-evaluations-internes-2016-2017/

vii. L’écologisation des opérations gouvernementales, http://www.scics.ca/fr/publication/ecologisation-des-operations-gouvernementales-2016-2017/

viii. Rapport sur les dépenses fiscales fédérales, http://www.fin.gc.ca/purl/taxexp-fra.asp