La division des Services aux conférences a commencé à tenir ces réunions dynamiques d’une demi-heure chaque lundi afin de donner aux membres de l’équipe l’occasion de renseigner leurs collègues concernant la charge de travail, les priorités et les difficultés. Les réunions ont aussi permis d’échanger sur les leçons apprises, les pratiques exemplaires et les solutions à des enjeux précis susceptibles de bénéficier à l’ensemble de l’équipe et d’assurer une approche cohérente et coordonnée afin de soutenir les clients du SCIC.

En 2019, le SCIC a élaboré un répertoire pancanadien des lieux de conférence, divers guides de planification des conférences à l’intention des clients et un calendrier en ligne indiquant les disponibilités du SCIC. Ces ajouts importants aux outils rendront l’organisme encore plus efficace au chapitre du soutien et de l’orientation, surtout aux premières étapes de la planification des événements.

Dans le cadre de ses efforts visant à améliorer la diffusion de l’information aux clients et à approfondir leurs connaissances, au début de janvier 2020, le SCIC a distribué son premier bulletin semestriel aux organisateurs de conférences et aux autres intervenants de ses 14 gouvernements clients. Ce premier numéro a traité des Forums d’échange de connaissances à venir, du nouveau répertoire pancanadien des lieux de réunions et des conférences virtuelles.

On a amélioré les sondages servant à évaluer la satisfaction des clients pour faire en sorte qu’ils demeurent pertinents et qu’ils permettent de mieux évaluer certains aspects des services. De nouveaux questionnaires ont aussi été élaborés à l’intention des organisateurs de réunions virtuelles, un type de conférences qui a constamment gagné en popularité au cours des cinq dernières années, et des personnes qui y participent. Enfin, on a revu les approches en matière de sondage, notamment pour simplifier la participation et ainsi augmenter les taux de réponse.

Deux sondages (un sondage annuel destiné à un échantillon d’organisateurs de conférences et un autre mené auprès des délégués après chaque rencontre en personne) sont réalisés afin d’évaluer la satisfaction des clients, laquelle demeure très élevée. Il importe de souligner que, comme on a amélioré les sondages existants et élaboré de nouveaux questionnaires à l’intention des organisateurs de réunions en 2019-2020, la comparaison des résultats avec ceux des années antérieures n’est pas nécessairement tout à fait exacte.

Vu l’évolution de la pandémie de COVID-19, les événements en personne ont été graduellement abandonnés au profit des réunions virtuelles au cours du dernier trimestre de 2019-2020, avec une transition complète après la mi-mars. Le SCIC a été en mesure de s’adapter rapidement et de façon harmonieuse aux graves répercussions qu’a eues la pandémie sur son fonctionnement et d’offrir en continu un soutien d’excellente qualité. Tout le temps et les efforts qui ont été consacrés au développement et à la mise en œuvre de nouveaux processus et de technologies novatrices en 2019 ont porté leurs fruits, compte tenu de ce virage complet vers les conférences virtuelles.