RÉSILIENCE ET RENOUVEAU

Aperçu

L’exercice 2023‐2024 a été marquant à plusieurs égards pour le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, notamment en raison de changements notables dans les activités de conférence. Il importe de souligner la hausse de 56 % du nombre de réunions de ministres et la remarquable hausse de 119 % des conférences provinciales‐territoriales par rapport à 2022‐2023. Les conférences étaient presque également réparties entre les vidéoconférences (49,2 %) et les conférences hybrides (50,8 %). Fait intéressant, pour la première fois de l’histoire du Secrétariat, le nombre de conférences hybrides était presque le même que celui des vidéoconférences, ce qui témoigne d’une petite préférence pour l’approche hybride. Malgré certains défis en matière de ressources, le Secrétariat a su miser sur la résilience et le renouveau afin de surmonter ces difficultés et de continuer à bien appuyer la collaboration intergouvernementale, comme en témoignent les taux de satisfaction de 93 % et de 95 % de la part des participants et des organisateurs de conférences.

Contexte, reprise et renouveau

En 2022, le Secrétariat a fait face à de nombreux défis tandis qu’il devait s’adapter à un nouvel environnement, privilégiant les conférences hybrides depuis la fin de la pandémie. La complexité de ces événements et leur besoin en ressources ont mis au jour des déficits importants dans l’infrastructure du SCIC, ce qui nous a obligés à refuser un nombre sans précédent de demandes de conférences. Au besoin critique de combler le manque de ressources s’ajoutait une infrastructure vieillissante exigeant la réalisation d’investissements considérables, ce qui n’était pas possible dans un contexte de contrainte financière. Face à ces enjeux, le Secrétariat a constaté qu’il devait améliorer rapidement ses outils de suivi des données et d’établissement des coûts pour être en mesure de prouver concrètement la nécessité de ressources additionnelles.

Les changements au sein de la direction du Secrétariat ont donné lieu à de nouvelles orientations stratégiques, axées sur le renforcement des relations avec les intervenants et l’évaluation globale de l’organisation. Ainsi, le Secrétariat a entrepris des évaluations approfondies de l’affectation de ses ressources, de sa structure de gouvernance, de son modèle de financement et de son cadre organisationnel. Ces évaluations ont permis de cerner les lacunes et les possibilités d’accroître l’efficience. À la lumière de ces constatations, le SCIC a lancé une multitude de projets novateurs visant la viabilité à long terme, au moyen de stratégies de mise en oeuvre créatives pour surmonter les contraintes de ressources. Au nombre de ces initiatives, mentionnons la réalisation d’une évaluation globale du programme, la définition d’un processus de communications renouvelé, l’augmentation des services de TI et l’application de contrôles internes accrus. Une nouvelle structure de gouvernance et une politique sur les conférences exhaustive se sont également avérées nécessaires pour assurer la viabilité à long terme de notre modèle de service.

Résilience

C’est en réfléchissant à l’année précédente que le Secrétariat a compris à quel point la résilience est essentielle pour s’adapter à l’environnement complexe de l’après-pandémie : augmentation des coûts opérationnels, inflation, manque de financement et roulement du personnel. Ce constat a entraîné la prise de mesures immédiates, y compris la demande – acceptée – de fonds supplémentaires temporaires pour soutenir les activités essentielles. Pour favoriser la résilience institutionnelle, le SCIC a commencé à établir une solide filière des conférences des 36 prochains mois, en mobilisant les intervenants, en déterminant les ressources requises et en planifiant adéquatement l’affectation des ressources.

En outre, le Secrétariat s’est concentré sur la formation du personnel et la mise sur pied d’un effectif compétent, afin de demeurer un carrefour offrant l’accès à des solutions novatrices en gestion d’événements. Les efforts déployés pour comprendre et préciser la structure de coûts ont joué un rôle primordial dans la planification financière à venir. Le Secrétariat a aussi accordé la priorité au remplacement de l’infrastructure désuète et à la mise à niveau cruciale du système de TI afin de pouvoir offrir les nouveaux modèles virtuels et les formules hybrides existantes. L’importante décision a été prise d’évaluer le programme du Secrétariat après 50 ans d’existence, dans le but de poser les jalons de l’excellence et de la viabilité opérationnelles à long terme.

Renouveau institutionnel : vers l’excellence et la viabilité opérationnelles à long terme

En quête de renouveau institutionnel, le Secrétariat a mobilisé les provinces et territoires à un niveau stratégique (par l’intermédiaire de leurs bureaux des affaires intergouvernementales), afin d’obtenir leur rétroaction et leurs idées. Cette façon de faire a permis de jeter les bases d’une nouvelle politique sur les conférences, ayant pour but de fixer des attentes réalistes auxquelles l’organisme sera constamment en mesure de satisfaire tout en assurant en tout temps l’excellence du service. Il a aussi été important de mieux comprendre la ventilation des coûts de conférences à la suite de la pandémie, ce qui a mené à l’établissement de nouveaux modèles de prévision des coûts.

Le Secrétariat s’est aussi efforcé de bâtir un organisme plus fort, capable de soutenir les besoins en conférence des deux prochaines années. Pour ce faire, il a lancé un examen du cadre provincial-territorial, amorcé un processus d’évaluation de programme pour orienter la nouvelle structure de gouvernance, et revu l’utilisation des archives, en cherchant des façons novatrices de mettre en place un système d’archivage interactif rendant plus accessibles les documents de conférences intergouvernementales. Le SCIC a mené un examen exhaustif de ses politiques, de sa stratégie, de son budget et de ses priorités, en mettant l’accent sur l’analyse de la structure de coûts et la collecte de données qui orienteront les initiatives à venir.

Survol des activités de conférences intergouvernementales en 2023‐2024 :

126 conférences

Conférences par mois

Ce que l’avenir nous réserve

Au cours de la prochaine année, le Secrétariat se concentrera sur quatre domaines prioritaires, tout en offrant un service exemplaire de soutien des conférences. Premièrement, nous examinerons avec nos intervenants les constatations du rapport d’évaluation du programme. Nous donnerons suite à ces constatations et établirons une série de plans d’action prioritaires à mettre en oeuvre au cours des trois prochaines années. Selon les résultats dont nous disposions au moment de rédiger le rapport, il conviendrait d’apporter quelques changements au modèle opérationnel, aux processus de planification financière, aux politiques opérationnelles internes et aux approches de communications externes au profit de l’excellence opérationnelle du Secrétariat. Il sera nécessaire d’effectuer ces changements en consultation avec les gouvernements clients. Surtout, les constatations à ce jour font état d’un organisme très performant, ayant besoin de soutien pour faire la transition vers de nouveaux modèles de conférences. Au cours des 36 prochains mois, nous procéderons à une transformation institutionnelle au profit d’un secrétariat des conférences offrant un service intégré à tous les intervenants, qui sera défini et financé durablement par nos intervenants.

Deuxièmement, nous implanterons un système pratique de gouvernance des conférences annuelles, axé sur la planification. Cette approche nous permettra de joindre un maximum de clients, notamment grâce à une structure novatrice intégrant une capacité de pointe et appuyant les modèles de conférences virtuelles. Nous parviendrons ainsi à refuser de moins en moins de conférences.

Troisièmement, selon les discussions menées avec les clients, les sondages sur le service à la clientèle et la rétroaction reçue des planificateurs de conférences, l’accent devrait être mis sur des communications de haut niveau d’une visibilité accrue, le soutien et la résolution de problèmes en temps réel, favorisant l’appropriation des systèmes et la résolution en temps réel des problèmes émergents, et les services consultatifs relatifs à la gestion des conférences. Durant l’année, nous développerons un modèle intégré de marketing, de planification, de gouvernance, d’évaluation et de communication. Le Secrétariat se tournera progressivement vers la mise en oeuvre d’initiatives stratégiques et de cadres résilients, misant tout particulièrement sur la mobilisation des intervenants afin de renforcer les liens. La haute direction continuera à participer aux conférences en personne afin d’acquérir une meilleure compréhension des besoins des clients et de déterminer les secteurs où les ressources peuvent être optimisées. En outre, le SCIC demeure résolu à accroître l’accessibilité conformément aux objectifs gouvernementaux, en recourant aux sondages auprès de la clientèle pour obtenir de la rétroaction sur l’accessibilité des conférences et en mettant à niveau le système interne de gestion des conférences pour éliminer les obstacles auxquels font face les personnes ayant un handicap.

Enfin, le Secrétariat compte revitaliser le programme d’accueil provincial-territorial, dans le cadre duquel des employés des gouvernements provinciaux et territoriaux peuvent travailler temporairement au SCIC. Ce programme offre des possibilités de perfectionnement professionnel, renforce l’approche neutre et équilibrée du Secrétariat et accroît sa capacité de soutenir des conférences intergouvernementales. La structure du programme d’accueil provincial-territorial sera examinée pour réagir aux lacunes et mettre en oeuvre un nouveau modèle mieux adapté aux besoins organisationnels.