Nos services

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) assure continuité et neutralité dans la prestation des services de soutien aux conférences. Il offre le niveau d’expérience voulu, assorti d’une compréhension historique et ministérielle des services. Ses compétences, son expertise et sa réputation en matière d’excellence et d’innovation se sont affirmées au fil de milliers de conférences brillamment servies ces 40 dernières années.

Le SCIC offre une gamme de services aux conférences intergouvernementales de haut niveau : planification, préinscription, traduction des documents officiels avant la conférence, distribution et archivage des documents, interprétation simultanée, logistique et services administratifs sur place.

Il a conçu ses services de soutien sur mesure pour répondre aux besoins particuliers de chaque réunion. Il met l’accent sur l’utilisation de la technologie tout en réduisant la quantité de papier utilisé pour les réunions, dans un souci de respect de l’environnement.

Vous trouverez des précisions sur nos services ci-dessous :

Gestionnaire des Services aux conférences

Le gestionnaire des Services aux conférences offre des conseils et aide à la planification, à l’organisation et à la tenue de votre événement. Des dispositions sont prises à la suite de discussions avec le président ou les coprésidents ainsi que leurs représentants.

Équipe de conférence

Une équipe de base accompagne le gestionnaire des Services aux conférences pour assurer la prestation des services avant, pendant et après la réunion. Sur place, des interprètes, un technicien et des traducteurs, dans le cas des réunions de ministres, se joignent à l’équipe.

Installation de la salle de conférence

Le SCIC se charge du montage de la plupart des salles de réunion et des espaces connexes en fonction des caractéristiques des salles de conférence présentées . Le montage a lieu le jour précédant la réunion, de sorte que tous les systèmes et tout l’équipement soient bien installés et mis à l’essai. Ainsi, en cas d’imprévu, le SCIC dispose de suffisamment de temps pour apporter les ajustements et les modifications nécessaires.

Le SCIC fournit, pour la salle de conférence, des drapeaux et des plaques identifiant les délégations. La table de la conférence prend le plus souvent la forme d’un rectangle vide au milieu. En règle générale, chaque délégation dispose d’un microphone et de deux places à la table, tandis que d’autres places sont disponibles derrière chaque délégation. Les délégations sont habituellement placées suivant l’ordre d’adhésion à la confédération, à l’exception du président ou des coprésidents, qui s’installent au bout de la table.

Réunions de sous-ministres
Salle Dimensions approximatives Endroit Disponibilité
Salle de conférence 50 pi x 75 pi Une journée complète avant le début de la conférence
Bureau du SCIC sur place 20 pi x 30 pi Le plus près possible de la salle de conférence
Aire pour les délégués Le foyer de la salle de conférence ou une pièce distincte
Réunions de ministres
Salle Dimensions approximatives Endroit Disponibilité
Salle de conférence 50 pi x 75 pi Une journée complète avant le début de la conférence
Bureau du SCIC sur place 20 pi x 30 pi Le plus près possible de la salle de conférence
Bureau du traducteur 6 pi x 10 pi Le plus près possible du bureau du SCIC sur place
Salle du communiqué 20 pi x 30 pi Le plus près possible du bureau du SCIC sur place
Salle de travail des médias 20 pi x 30 pi Loin du secteur de la conférence
Aire pour les délégués Le foyer de la salle de conférence ou une pièce distincte

Avec l’autorisation du président ou des coprésidents de la conférence, le SCIC transmet une note d’information logistique à toutes les délégations pour mettre les délégués au courant des dispositions prises en vue de la conférence. La note peut être envoyée au nom du président ou des coprésidents.

Dans l’organisation des conférences intergouvernementales, il est pratique courante de publier tous les documents officiels, par exemple l’ordre du jour et les présentations, dans les deux langues officielles.

Au besoin, le SCIC fournit des services de traduction avant, pendant et après la conférence. Ce service ne s’applique toutefois qu’aux documents officiels, ce qui exclut les documents d’information et de référence. Le SCIC pourrait décider de ne faire traduire que certaines parties des documents très volumineux, par exemple le résumé, les conclusions ou les recommandations. Tout document à traduire avant la conférence doit être transmis au SCIC au moins deux semaines à l’avance. Il faut compter plus de temps pour les documents plus volumineux. Le SCIC s’efforcera de répondre aux demandes de traduction qu’il recevra après la date limite, mais sa capacité de livrer les traductions en question à temps pour la réunion dépendra du volume de documents à traduire et des dates de réception.

Pour toutes les conférences ministérielles, le SCIC dispose habituellement d’un traducteur sur place qui sera chargé de traduire les communiqués.

Saviez-vous que…
La traduction consiste à transposer des mots ou un texte d’une langue à une autre. Le temps nécessaire pour traduire un document dépend davantage du nombre de mots que du nombre de pages. Pendant une journée de travail normale, un traducteur traite environ 1 200 mots. Les traducteurs ne travaillent pas à partir de documents PDF. Les mots faisant partie d’une image ne peuvent pas être traduits, puisque les images ne sont pas modifiables.

Il est pratique courante d’offrir l’interprétation simultanée dans la salle principale des conférences intergouvernementales réunissant des premiers ministres, des ministres ou des sous-ministres. Le SCIC peut également fournir ce service pendant les téléconférences et les vidéoconférences.

Le SCIC fournit les services d’interprétation simultanée dans les deux langues officielles pendant les réunions, y compris pendant les conférences de presse.

Saviez-vous que…

L’interprétation simultanée fait appel à une équipe de professionnels bilingues traduisant oralement dans une langue les mots prononcés par une personne dans l’autre langue. Afin d’offrir une qualité optimale, les interprètes travaillent en équipe de trois et doivent être en mesure de voir en tout temps la personne qui parle. Ils doivent pouvoir consulter toute la documentation pertinente, comme les discours et les présentations PowerPoint, avant la réunion.

Le succès d’une conférence intergouvernementale dépend en grande partie de la sécurité des délégués et de l’information qu’ils échangent. C’est pourquoi la sécurité est une grande priorité du SCIC. Nos gestionnaires des Services aux conférences travaillent avec les clients en vue d’établir un environnement sécuritaire pour les conférences et de veiller à ce qu’il le reste.

Saviez-vous que…

Sécurité des délégués

La clé d’une sécurité efficace pendant la conférence est l’établissement et la mise en œuvre de plans bien avant la rencontre. Le SCIC offre un processus complet de préinscription et collabore avec les clients en vue d’assurer l’identification et le filtrage des délégués, ainsi que la rationalisation des processus sur les lieux de la rencontre, au moment où elle se déroule. Le SCIC fournit les services d’un personnel de sécurité qui a pour tâche de contrôler l’accès aux salles de réunion et de protéger l’information (comme la date et le lieu) des prochaines rencontres.

Sécurité de l’information

Le SCIC assure la protection des renseignements de nature délicate susceptibles de se retrouver, sous diverses formes, dans les documents et les bases de données. Sur les lieux de la conférence, il offre par exemple un service d’élimination sécuritaire des documents, de même qu’un réseau sans fil protégé par mot de passe. Le caractère confidentiel de tous les documents de la conférence, y compris les enregistrements des délibérations, est préservé par le SCIC, et nos archives en ligne ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés.

Sécurité des TI

Les données partagées sur Internet sont protégées au moyen de technologies de cryptage et de mots de passe. Certains utilisateurs peuvent trouver les processus de sécurité lourds et fastidieux, mais ces mesures permettent de préserver le caractère confidentiel des données ainsi que leur intégrité et leur disponibilité.

À moins qu’il ne reçoive d’autres instructions, le SCIC enregistre les délibérations de la conférence. Il garde l’enregistrement en question sur CD dans ses archives intergouvernementales confidentielles pendant une période de trois ans. Des copies peuvent être fournies au président ou aux coprésidents qui en font la demande, ou mises à la disposition des délégués avec l’autorisation du président ou des coprésidents.
Le SCIC peut se charger de la traduction et de la distribution du résumé des travaux, du compte rendu des décisions ou du procès-verbal de la réunion produit par le président ou les coprésidents.

Le SCIC s’occupe de l’inscription des délégués. Cela comprend la préparation des laissez-passer (distribués au moment de l’inscription sur les lieux de la conférence) et de la liste préliminaire et finale des délégués.

Le SCIC offre maintenant un système d’inscription en ligne qui soulage les délégués et les organisateurs du travail et des soucis que l’inscription représente. De concert avec le client, le gestionnaire des Services aux conférences personnalise le formulaire d’inscription (dans les deux langues officielles) et le met ensuite en ligne, permettant ainsi aux délégués de s’inscrire avant la rencontre.

Le système en ligne vérifie l’admissibilité des personnes qui s’inscrivent et tient un registre du nombre d’inscrits et du nom de leur ministère ou organisation. Il peut également produire en quelques minutes divers rapports qui peuvent être très utiles aux organisateurs dans leur planification.

Le SCIC peut aider à distribuer les documents de la conférence avant ou après cette dernière.

L’affichage des documents de conférence sur un site Web sécurisé est un excellent complément à l’inscription en ligne. Les personnes inscrites reçoivent un mot de passe individuel leur permettant de facilement accéder au matériel et de le télécharger avant et pendant la conférence.

Le SCIC sait qu’il est important de « rester branché » pendant les conférences. Pour faciliter la tâche des délégués, il offre une connexion WiFi sécurisée dans la salle de conférence principale. L’accès à un réseau réservé et protégé par mot de passe accélère l’échange d’information et augmente la productivité des délégués.
Le SCIC facilite la rédaction du communiqué sur les lieux de la conférence en travaillant avec le président du comité de rédaction. Les services comprennent le traitement de texte, la traduction, l’impression et la distribution. Le communiqué est distribué simultanément en français et en anglais sur les lieux de la conférence et est affiché dans les deux langues officielles dans la section Salle de presse de notre site Web.
Le SCIC peut faciliter l’inscription des médias en préparant des laissez-passer et un registre des présences. L’accréditation des médias peut également se faire avant l’événement. Ce service est habituellement offert pour les réunions de premiers ministres.
Le SCIC participe aux préparatifs pour les conférences de presse et les points de presse officiels. Les conférences de presse ont le plus souvent lieu dans la salle de conférence où l’on trouve un service d’interprétation simultanée ainsi qu’un système de sonorisation. Les autres dispositions possibles doivent faire l’objet de discussions avec le gestionnaire des Services aux conférences.

Services sur place

Outre la planification avancée, le SCIC fournit le soutien administratif, logistique et technique nécessaire à la réussite de votre conférence. Nous fournissons une vaste gamme de services sur les lieux de la réunion, notamment les suivants (certains sont décrits ailleurs sur cette page) :

  1. installation complète de la salle de conférence principale (des drapeaux au matériel multimédia en passant par les tables et les chaises);
  2. installation de l’aire réservée à la conférence de presse et au point de presse;
  3. réseau sans fil sécurisé;
  4. recherche de fournisseurs, installation et fonctionnement du matériel multimédia;
  5. vidéoconférence et téléconférence, selon les besoins;
  6. enregistrement numérique de la réunion et de la conférence de presse, au besoin;
  7. inscription de délégués;
  1. inscription et accréditation des médias, au besoin;
  2. gestion, distribution et traduction dans les deux langues officielles des documents de la conférence;
  3. interprétation simultanée des délibérations de la conférence et de la conférence de presse dans les deux langues officielles;
  4. ordinateurs et téléphones pour les délégués;
  5. sécurité des lieux;
  6. soutien à la rédaction des communiqués, y compris le traitement de texte, la traduction, l’impression, la distribution et l’affichage sur Internet;
  7. élimination sécuritaire des documents de la conférence.

Le SCIC installe un bureau sur les lieux de la conférence afin d’y fournir du soutien administratif et des conseils sur le protocole et afin de résoudre rapidement tout problème de logistique. Ce bureau est doté d’un numériseur (scanneur), d’une photocopieuse et d’un centre de messagerie.

Vidéoconférence

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Le SCIC dispose du matériel et de l’expertise nécessaires pour concevoir et offrir les services de vidéoconférence dont vous avez besoin pour faire de votre rencontre une réussite. La vidéoconférence permet la participation des délégués ou des présentateurs qui ne sont pas en mesure d’assister en personne à une rencontre, ou la tenue de réunions complètement virtuelles.

Afin de maximiser le succès de votre vidéoconférence, toute demande devra parvenir au SCIC longtemps avant la réunion. Veuillez respecter les délais suivants :

  • trois semaines à l’avance lorsque des personnes participeront à distance à une réunion en personne;
  • deux mois à l’avance pour une réunion complètement virtuelle.

Saviez-vous que…

Dans les circonstances actuelles, les gouvernements et les organismes publics doivent s’efforcer de réduire leurs dépenses et leur impact environnemental, et d’augmenter la collaboration et la productivité. Un recours judicieux aux technologies de vidéoconférence et de téléconférence peut aider votre organisation à atteindre ces objectifs.

La vidéoconférence en particulier est une solution de plus en plus viable et pratique en raison du développement rapide de la technologie de la vidéo combiné à une plus grande largeur de bande offerte dans une bonne partie du Canada.

Les services de vidéoconférence du SCIC sont :

  • Sécuritaires : une technologie de chiffrement de pointe permet de contrôler l’accès aux transmissions.
  • Fiables : une image et un son nets et clairs, transmis en temps réel, sans décalage, à un niveau de qualité adapté à un grand écran, pour de nombreux participants.
  • Économiques : peuvent relier des gens se trouvant à plusieurs endroits différents; service d’interprétation simultanée également offert.

Description du service :

  • Conseil et soutien logistique pour tous les participants à la vidéoconférence avant et pendant la rencontre.
  • Installation de l’équipement (caméra, écran, moniteur) sur les lieux de la conférence.
  • Une interconnexion par délégation participante du lieu de la rencontre à votre salle ou studio.
  • Projection de qualité professionnelle en temps réel sur grand écran.
Pour en apprendre plus sur nos services, veuillez communiquer avec le directeur des Services aux conférences, au 613-995-4328, ou consulter la page « Contactez-nous ».