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TABLE DES MATIÈRES

MESSAGE DU SECRÉTAIRE

APERÇU DE L’ORGANISATION

• Qui nous sommes
• Vision and Mission
• Nos Valeurs

NOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• Le gouvernement fédéral
• Les gouvernements provinciaux et territoriaux
• Nos forces
• Nos défis
• Contexte intergovernemental
• Nos employés

POSITIONNEMENT STRATÉGIQUE

• Investir dans nos employés
• Priorités de ressources humaines
• Offre de services aux conférences
• Gestion de l’information
• Sécurité
• Gestion de l’organisation
• Technologie

PRIORITÉS STRATÉGIQUES POUR 2014-2019

• Priorité 1
• Priorité 2
• Priorité 3
• Priorité 4

MESSAGE DU SECRÉTAIRE

Le contexte intergouvernemental dans lequel œuvre le Secrétariat est dans un état constant d’évolution et de transformation. Le défi de l’organisme est donc devenu la nécessité de s’adapter à des demandes de plus en plus complexes de la part des gouvernements dans le domaine des conférences intergouvernementales de haut niveau.

Pour faire en sorte que notre organisme soit bien positionné, l’équipe de la haute direction a organisé une séance de planification stratégique en décembre 2013. Nous avons discuté du contexte actuel et de la multitude de changements touchant le SCIC, et nous avons étudié une stratégie sur la façon de maintenir notre mission, laquelle consiste à aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels, grâce à des solutions novatrices.

Nos quatre priorités demeurent les suivantes : améliorer et étendre les partenariats stratégiques, transformer notre modèle de prestation de services, examiner et adapter les pratiques de gestion afin d’accroître les économies; et continuer de se doter d’un effectif capable, confiant et très performant.

Le plan stratégique qui suit donne donc un aperçu du Secrétariat et de son mandat, analyse le contexte actuel et établit les priorités et objectifs des cinq prochaines années.

André M. McArdle,
Secrétaire

APERÇU DE L’ORGANISATION

Qui nous sommes

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme hybride et impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres et ce, partout au Canada.

Bien qu’il ait été désigné ministère fédéral quelques mois après sa création, en vertu d’un accord conclu en mai 1973 dans le cadre de la Conférence des premiers ministres, l’impartialité et le caractère intergouvernemental du SCIC sont garantis par le fait qu’il est financé tant par le gouvernement fédéral que par les provinces et que son personnel provient des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux (FPT).

Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Le SCIC rend aussi des comptes au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Vision et mission

Nos valeurs

NOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le gouvernement fédéral

L’une des grandes priorités de l’administration fédérale actuelle est le retour à l’équilibre budgétaire d’ici 2015. Le SCIC a participé à certaines initiatives comme l’Examen stratégique et fonctionnel et le Plan d’action pour la réduction du déficit, et il s’affaire actuellement à appliquer une réduction budgétaire de 600 000 $. Plus récemment, le gouvernement a annoncé d’autres mesures de limitation des coûts dans sa Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements. Tous les voyages doivent maintenant être approuvés au niveau du sous-ministre adjoint, ce qui a entraîné une augmentation des réunions dans les régions centrales comme Ottawa et Toronto. Il y a également le gel des budgets de fonctionnement qui s’appliquera sur une période de deux ans à compter de 2014-2015. En prévision d’autres réductions, le SCIC a travaillé avec diligence en vue de réaliser encore plus d’économies dans son fonctionnement.

D’autres initiatives pangouvernementales entraînent également des changements au sein du SCIC. En juin 2013, le greffier du Bureau du Conseil privé a lancé Objectif 2020, un dialogue sur l’avenir de la fonction publique ayant pour but de faire en sorte que celle-ci demeure une organisation de calibre mondial. Depuis ce temps, un nombre sans précédent de fonctionnaires de toutes les régions du Canada et de tous les niveaux se sont empressé de contribuer à la discussion. Les employés du SCIC continuent de faire leur part dans le cadre d’initiatives de mobilisation, et le rapport final du greffier, intitulé Destination 2020, sera rendu public au printemps 2014 et constituera l’assise des changements à venir. À suivre!

En lien avec Objectif 2020, une initiative appelée Milieu de travail 2.0 a été lancée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour soutenir l’engagement du greffier envers le renouvellement du milieu de travail. Son objectif consiste à créer un milieu de travail moderne qui contribuera à attirer les fonctionnaires, à les maintenir en poste et à leur permettre de travailler dans un environnement plus intelligent, plus vert et plus sain afin de mieux desservir les Canadiens et les Canadiennes. Dans le but d’appuyer cette initiative, le SCIC a institué des modalités de travail plus souples pour ses employés et procède actuellement à la planification de son déménagement à l’automne 2014 dans de nouveaux locaux répondant aux normes du Milieu de travail 2.0.

Les exigences sont également plus nombreuses en ce qui a trait à la transparence et à la responsabilisation de la gestion en matière de reddition de comptes. Au cours des dernières années, nous avons constaté une augmentation importante de la charge de travail découlant d’un nombre sans cesse croissant d’exigences de la part des organismes centraux concernant les rapports et les processus internes. En tant que micro-organisation, cela donne à un très petit effectif un grand nombre de tâches à accomplir et une multitude de rapports à rédiger. Nous devons donc nous tourner de plus en plus vers les partenariats et les ententes de services partagés pour répondre à nos exigences de gestion.

Les gouvernements provinciaux et territoriaux

Le ralentissement de l’activité intergouvernementale est désormais chose du passé. Les gouvernements provinciaux et territoriaux s’affairent avec diligence à réaliser leurs objectifs électoraux et se réunissent plus régulièrement dans tous les secteurs d’activité. Le nombre de conférences continue d’augmenter alors qu’il y a eu 13 conférences de plus en 2012-2013 que l’année précédente et que 9 autres se seront ajoutées à la fin de l’exercice 2013-2014.

Malgré cet accroissement de l’activité au chapitre des conférences, les provinces et les territoires restent aux prises avec des restrictions financières, et cette réalité a des répercussions sur le SCIC. Par exemple, le gel de l’embauche en vigueur en Colombie-Britannique a incité la province à ne pas participer à l’offre actuelle de possibilités d’affectation au SCIC.

Nous avons également vu une augmentation du nombre et du type de demandes d’interprétation simultanée.

Dans les provinces et les territoires, les élections seront échelonnées sur les cinq prochaines années, le Nouveau-Brunswick étant la première avec une élection attendue en novembre 2014, et elle sera suivie de sept autres administrations en 2015, trois en 2016 et enfin deux en 2018. Avec l’arrivée de nouveaux gouvernements au pouvoir et la réélection de certains autres, il est important pour nous de bien faire connaître le SCIC en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Le travail de communication doit être permanent si l’on veut maintenir et même accroître le nombre de conférences que nous desservons.

Contexte intergovernemental

Lorsque les tables FPT des divers secteurs ont examiné leur mode de collaboration, le SCIC a profité de l’occasion pour moderniser son modèle de prestation des services afin d’offrir de plus nombreux outils en ligne, de lancer un service de vidéoconférence et, plus récemment, d’offrir à ses clients des services à la carte plutôt que des ensembles de services. Ainsi, nous avons commencé à recevoir divers types de demandes de services, par example :

1. l’organisation matérielle de téléconférences avec interprétation;
2. la prestation de services à des téléconférences, comme la traduction;
3. des services de soutien dans la salle principale de réunion (aucun bureau du SCIC sur place);
4. des conseils en matière de planification et d’obtention de matériel technique (aucune équipe sur place).

En 2013, le SCIC a commencé à coorganiser un forum d’échange de connaissances en matière de logistique des réunions FPT. Le but de ces rencontres informelles est de donner aux contacts du SCIC des possibilités de réseautage et d’échange d’information, alors que tous les intervenants doivent composer avec la nouvelle réalité que présente l’organisation de réunions FPT de haut niveau. Les deux séances de 2013 ont été organisées au niveau fédéral. En 2014, on tentera de trouver des moyens de faire participer également les provinces et les territoires.

Depuis le plan de l’an dernier, le SCIC a fourni ses services de conférence à plusieurs nouveaux secteurs, notamment :

• Consultations sur la Charte des droits des victimes;
• conférence des registraires et commissaires au lobbyisme;
• Colloque régional canadien de l’Association parlementaire du Commonwealth (APC);
• Forum des sous-ministres PT sur les compétences.

Nous savons qu’il existe d’autres groupes dont les besoins cadrent bien avec notre mandat, mais qui ne connaissent tout simplement pas nos services. Nous établissons des liens avec les ministères provinciaux des Affaires intergouvernementales, de manière à pouvoir identifier de nouveaux groupes de clients.

Nos employés

Au cours des prochaines années, neuf des fonctionnaires fédéraux du Secrétariat seront admissibles à la retraite. Ces départs, la rotation des détachements PT et le départ de membres clés du personnel, pourraient avoir une incidence sur la capacité du SCIC de maintenir un effectif adéquat doté des compétences nécessaires. L’élaboration de plans de relève et de transition concrets, prévoyant également la conservation de la mémoire institutionnelle, sera une priorité stratégique cruciale. De plus, le SCIC profitera de l’occasion pour améliorer et moderniser son fonds archivistique, demander à son personnel expérimenté d’agir à titre de mentor auprès des nouveaux employés, et offrir à ceux qui partent d’autres modalités de travail afin d’étaler les dates de départ et d’atténuer les répercussions du roulement de personnel.

Le maintien en poste de jeunes et ambitieux membres du personnel représente un défi particulier pour un tout petit organisme comme le SCIC en raison des possibilités d’avancement limitées qu’il offre. C’est pourquoi des efforts soutenus seront déployés afin de garder les employés en poste pendant une période de temps raisonnable, grâce à la mise en place d’un environnement favorisant le perfectionnement professionnel et la satisfaction au travail.

La division des Services aux conférences met la dernière main au projet de restructuration afin d’établir de manière définitive le nombre de postes qui seront dotés à temps partiel durant les périodes occupées.

Enfin, l’initiative Milieu de travail 2.0 apporte plus de souplesse à l’organisation du travail. De nombreux employés profitent des semaines de travail comprimé, des arrangements de télétravail et de congés avec étalement du revenu. Les réactions sont jusqu’à maintenant positives, car ces modalités permettent aux employés d’établir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le déménagement prévu en 2014 donnera d’autres possibilités, tant au plans de la technologie que de la collaboration et de la souplesse.

POSITIONNEMENT STRATÉGIQUE

Priorités de ressources humaines

Les priorités des ressources humaines du SCIC pour 2014-2019 sont les suivantes :

1. Disposer d’un effectif de base permanent qui permettra au SCIC de respecter sa vision et ses priorités stratégiques, et d’exécuter son mandat.
2. Conserver au moins six postes provinciaux/territoriaux, car ils font partie intégrante de notre organisation.
3. Pour répondre à la demande cyclique de services aux conférences, compléter les besoins en ressources humaines en recourant aux nominations à court terme.

Offre de services aux conférences

Au fil des ans, le mandat du SCIC a été interprété de manière à assurer la constance dans tous les secteurs que nous desservons, à garantir la qualité de nos services, à contrôler les coûts et à assurer le fonctionnement à long terme du Secrétariat en tant que partenaire clé aux réunions intergouvernementales. Cette interprétation signifie que le Secrétariat doit, entre autre chose, offrir un ensemble minimal de services en fonction de certaines normes stipulant, par exemple, que les réunions se font en personne et qu’elles doivent avoir un quorum de ministres ou de sous-ministres présents, que la traduction se limite aux documents officiels de la conférence et que les salles nécessaires soient disponibles 24 heures d’avance aux fins de l’installation du matériel.

En regard de l’évolution de la nature des réunions intergouvernementales, de l’apparition de technologies plus adaptées aux réunions, de l’initiative lancée par le greffier du Conseil privé en vue de rechercher des moyens plus efficaces et économiques d’organiser des réunions, et des pressions financières exercées sur tous les ordres de gouvernement, le SCIC a décidé de revoir l’interprétation de son mandat.

Les offres de services seront élargies, ce qui ouvrira la porte à une série de modèles et de types de services qui permettront de soutenir la transformation de la collaboration intergouvernementale.

PRIORITÉS STRATÉGIQUES POUR 2014-2019

Dans la foulée de la plus récente retraite stratégique menée par la haute direction, il a été décidé de poursuivre l’application des quatre priorités stratégiques suivantes pour les 5 prochaines années :

• Priorité 1 – Améliorer et développer des partenariats stratégiques
• Priorité 2 – Transformer notre modèle de prestation des services
• Priorité 3 – Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience
• Priorité 4 – Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Priorité 1 Améliorer et développer des partenariats stratégiques

Depuis sa création, le SCIC peut compter sur une clientèle bien établie constituée des différents gouvernements. Dans un souci de confirmer son mandat, le SCIC prévoit améliorer ses partenariats en intensifiant le dialogue, en évaluant son offre de services et en analysant les rétroactions des clients. Il prévoit également établir de nouveaux partenariats stratégiques et développer ceux qui existent déjà grâce à la mise en œuvre de nouvelles initiatives de marketing.

Priorité 2 Transformer notre modèle de prestation des services

Afin de devenir plus efficaces et de trouver des solutions de rechange qui contribueront au maintien de la qualité des services en cette période de restrictions financières, l’organisation continuera d’investir dans les nouvelles technologies non seulement pour sa gestion quotidienne, mais aussi pour la prestation de ses services.

Priorité 3 Examiner et adapter les pratiques
de gestion en vue d’accroître l’efficience

Même si, légalement, le SCIC est un organisme fédéral, il est financé par deux niveaux de gouvernement, soit par le gouvernement fédéral et par les gouvernements provinciaux. Le contexte actuel de contraintes et de restrictions budgétaires fait en sorte que le SCIC devra continuer à porter une attention particulière à ses pratiques de gestion. Il s’agira entre autres d’identifier des mesures offrant un meilleur rapport coût – efficacité dans les opérations de tous les jours, notamment dans l’organisation de conférences et dans l’affectation de nos ressources à l’interne. Il s’agit aussi de mesurer les coûts estimés des changements que le SCIC souhaite apporter, notamment en ce qui a trait au virage technologique.

Mettre de l’avant des pratiques de gestion saines nécessite la collaboration et la mobilisation de l’ensemble des employés, afin de maintenir, voire de renforcer leur engagement face à l’organisation.

Priorité 4 Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Le plus grand atout du SCIC demeure son personnel. Cette priorité a principalement pour but d’habiliter et de motiver les employés, de doter le Secrétariat d’une capacité interne et d’offrir des modalités de travail souples.

Cela comprend des milieux de travail modernes favorisant le travail d’équipe et la productivité dans un contexte positif qui permettront d’atteindre et de surpasser les attentes de rendement, sans nuire à la vie personnelle ou à la santé des employés.

Le SCIC continuera d’investir dans le bien-être de ses employés, de même que dans leur formation,
tant au niveau individuel qu’à celui de l’organisation elle-même.