La modernisation est une priorité stratégique constante pour le Secrétariat. À la lumière de la rétroaction continuelle de nos clients et des recherches dans l’industrie, nous avons amélioré bon nombre des activités d’appui et des services existants et nous en avons instauré de nouveaux. En mars 2018, le SCIC a lancé un exercice de modernisation au cours duquel des recherches ont été réalisées afin de cerner les pratiques exemplaires de l’industrie. Le projet, qui a comporté trois phases (Recherche, Évaluation et Plan d’action), a pris fin officiellement en octobre 2018.

1. Recherche,
2. Évaluation,
3. Plan d’action.

Dans l’ensemble, on a constaté que le SCIC appliquait déjà la majorité des pratiques exemplaires et qu’il était en bonne posture par rapport aux chefs de file de l’industrie. Des lacunes ont néanmoins été notées et, à la suite d’autres consultations auprès des clients et du personnel, on a élaboré un plan d’action en vue de corriger ces faiblesses et de permettre au SCIC d’atteindre la norme Or pour ce qui est des services de gestion de conférences.

Le SCIC se concentre sur les cinq grands volets ci-dessous en vue d’atteindre la norme Or en matière de prestation de services de gestion de conférences.

1. Perfectionner et améliorer les logiciels de gestion des conférences par la création et la mise en place de deux applications en ligne, soit un portail destiné aux organisateurs et le calendrier de disponibilité du SCIC. Le portail des organisateurs sera mis à la disposition des clients qui prennent part au processus de planification logistique; il permettra notamment d’accéder en temps réel aux renseignements sur l’inscription et il proposera un répertoire des nouveaux guides et outils à l’intention des clients. Quant au calendrier de disponibilité du SCIC, il comportera aussi une fonction en temps réel qui aidera les organisateurs de conférences à choisir les dates de leurs réunions.


2. Élaborer et améliorer les documents d’orientation et d’information destinés aux clients. Ce point compte parmi les grands volets qui ont été mis en lumière dans le Plan d’action pour la modernisation du Secrétariat. De nombreux clients sont appelés à organiser des conférences sans pour autant avoir beaucoup d’expérience dans ce domaine. En leur offrant des outils et des documents de référence pertinents, on contribuera à accroître leurs capacités, ce qui facilitera le processus de planification pour tous les partenaires. On leur proposera par exemple des modèles pour l’aménagement des salles, des guides pratiques, des listes de vérification et un échéancier du chemin critique pour la planification des conférences.


3. Rehausser la capacité en matière de téléconférences et de vidéoconférences grâce à notre nouveau studio de conférence virtuelle ainsi qu’à l’intégration de matériel de formation et d’orientation dans le processus préparatoire recommandé.

Par exemple, le SCIC communiquera aux participants les pratiques exemplaires qui assurent le succès des conférences virtuelles, en plus d’offrir du soutien aux clients concernant la meilleure façon d’utiliser les technologies. Nous nous attacherons également à raccourcir le préavis exigé pour la planification et la préparation des vidéoconférences.

4. Renforcer la culture du service à la clientèle et appuyer la recherche de pratiques de conférence novatrices. Pour atteindre cet objectif, le Secrétariat restera à l’affût de son environnement, il ajustera sa stratégie de recrutement afin de se concentrer sur les personnes ayant le souci du service à la clientèle et il favorisera la formation et le perfectionnement sur l’excellence du service.


5. Élargir l’approche d’amélioration continue en mettant en place un processus normalisé qui permettra de réaliser des bilans auprès d’un échantillon de clients après les conférences (tant pour les réunions en personne que pour les rencontres virtuelles), et aussi en veillant à ce que le personnel examine périodiquement les pratiques exemplaires. De plus, le SCIC tiendra des forums d’échange de connaissances annuels réguliers avec les clients afin de favoriser la mise en commun des idées ainsi que les discussions concernant les nouvelles tendances dans l’industrie.

Au cours des dernières années, le SCIC est devenu, pour les secteurs et les gouvernements clients, un carrefour d’échange d’information sur divers sujets liés à la logistique des conférences intergouvernementales de haut niveau. Nous sommes en mesure de mettre en contact rapidement des clients afin de leur permettre de discuter d’enjeux et de solutions novatrices en matière de logistique (format des réunions, interprétation à distance, etc.) et de gouvernance, par exemple.

C’est dans cet esprit que le SCIC a tenu, en février 2019, un forum d’échange de connaissances qui a réuni 20 représentants du gouvernement fédéral issus de 13 secteurs. Les participants ont échangé des idées et des solutions concernant l’évolution des conférences intergouvernementales de haut niveau, notamment les conférences virtuelles avec services d’interprétation, d’autres innovations en matière de gestion d’événements et la participation croissante d’intervenants et de représentants autochtones. La séance sur la participation des Autochtones, qui a été dirigée par trois représentants de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada, a porté sur les meilleurs moyens de favoriser l’inclusion véritable et adaptée à la culture de représentants autochtones aux rencontres intergouvernementales de haut niveau. Le forum a aussi été l’occasion de rendre compte des résultats de l’exercice de modernisation qu’a mené le SCIC en 2018 ainsi que de discuter des priorités des participants.

En 2019-2020, le SCIC souhaite élargir son approche afin de convier également des organisateurs de conférences des gouvernements provinciaux et territoriaux hôtes.

DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES EN INTERPRÉTATION

La demande de webconférences et de téléconférences avec services d’interprétation va toujours croissant, que ce soit pour des rencontres entièrement virtuelles ou dans les cas où des participants ou des présentateurs prennent part à distance à des réunions en personne. Dans ce contexte, le SCIC a dû élargir son réseau de fournisseurs de services d’interprétation afin d’y ajouter des cabinets du secteur privé. À long terme, ces nouveaux partenariats placeront le Secrétariat en excellente posture pour offrir de nouvelles solutions encore plus efficaces, efficientes et économiques à ses clients ou pour leur transférer des connaissances alors qu’eux aussi s’efforcent de demeurer à l’avant-garde des technologies et des autres options dans ce domaine en rapide évolution.

En ce qui concerne les technologies utilisées pour tenir des réunions virtuelles avec services d’interprétation, des changements sont sans cesse apportés pour améliorer la qualité du son et réduire les risques de blessures auditives, et ce, dans le but d’offrir une expérience optimale tant aux participants qu’aux interprètes.