Publication

L’honorable Maryam Monsef
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Institutions démocratiques


Table des matières

Message de la ministre

En tant que présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j’ai le plaisir de déposer le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour 2014-2015.

Le Secrétariat a été créé en mai 1973 et s’est vu confier le mandat de fournir des services de soutien administratif pour la planification et le déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres, partout au Canada.

Dans ce contexte, l’organisme joue un rôle de première importance dans le domaine de l’appareil intergouvernemental au Canada en fournissant de manière impartiale des services administratifs de conférence aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Au cours de l’exercice 2014-2015, le SCIC a fourni des services à 95 réunions de haut niveau, dont 75 conférences où les participants étaient présents en personne, 19 téléconférences et une conférence virtuelle. Cette dernière, une conférence des ministres fédéral, provinciaux et territoriaux du Travail, constituait un jalon important pour l’organisme, car il s’agissait de la première du genre à être organisée au niveau ministériel.

Quant à l’avenir, le programme du SCIC et son modèle de prestation de services poursuivront leur évolution et continueront de s’adapter aux besoins du jour. L’intégration constante de nouvelles technologies fera en sorte que les services de l’organisme continueront de répondre aux besoins de tous les clients gouvernementaux et des partenaires de planification.

L’honorable Maryam Monsef
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Institutions démocratiques

Section I : Vue d’ensemble des dépenses de l’organisation

Profil de l’organisation

Ministre de tutelle : L’honorable Maryam Monsef

Premier dirigeant : André M. McArdle, Secrétaire

Portefeuille ministériel : Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada; Ministre des Institutions démocratiques

Instruments habilitants : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.

Année d’incorporation ou de création : 1973

Contexte organisationnel

Raison d’être

La présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada est responsable de cette organisation. Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC), qui a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres ayant eu lieu en mai 1973, est un organisme des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Son mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres.

Les conférences sont un précieux outil de consultation et de négociation entre les divers ordres de gouvernement. En outre, elles facilitent l’élaboration des politiques nationales, provinciales ou territoriales. Elles sont un élément essentiel du fonctionnement de la fédération canadienne, et elles illustrent l’un des principes fondamentaux de notre société démocratique.

En exécutant avec doigté la planification logistique de ces réunions et en assurant leur bon déroulement, non seulement le SCIC soulage-t-il les gouvernements du processus administratif des conférences, mais il leur permet également de profiter grandement d’importantes économies d’échelle.

Responsabilités

Le mandat du Secrétariat consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux à l’égard de la planification et du déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau qui ont lieu partout au Canada. Le principal objectif du SCIC est de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives liées à la planification et à la tenue des conférences multilatérales, leur permettant ainsi de se concentrer sur les dossiers qu’ils doivent aborder. Le SCIC fournit des services administratifs continus, efficaces et impartiaux à ces réunions.

Avantages pour les Canadiens et Canadiennes

L’organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne. En assurant avec doigté et professionnalisme l’organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers importants sans avoir à se soucier du processus ou des risques d’erreur ou d’omission, car ils peuvent compter sur l’expérience et la neutralité du Secrétariat.

Les intérêts de chaque Canadien et de chaque Canadienne sont représentés par leurs gouvernements élus participant à ces conférences intergouvernementales.

En tant qu’organisme consacré à l’appui de rencontres qui favorisent la coopération et la négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effets possibles à ces processus en établissant un climat propice à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l’avantage de tous les Canadiens et de toutes les Canadiennes.

Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de façon tout à fait pertinente dans le contexte fiscal actuel.

Résultats stratégiques et architecture d’alignement des programmes

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activités de programme.

  • 1. Résultat stratégique : Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.
  • 1.1 Programme : Services aux conférences
  • Services internes
Priorités organisationnelles
Priorité Type Résultats stratégique
Améliorer et développer des partenariats stratégiques. En cours Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.
Sommaire des progrès
Quels progrès ont été réalisés à l’égard de cette priorité?

  • Le Forum d’échange de connaissances sur la logistique des réunions FPT, créé par le SCIC en 2013, continue de se réunir une fois par année. Ce forum permet à nos contacts de la grande majorité des ministères fédéraux d’échanger de l’information, de faire du réseautage et de mettre en commun leurs pratiques exemplaires en ce qui a trait à l’organisation des réunions FPT de haut niveau. Une séance a eu lieu en novembre 2014. 17 personnes de 11 ministères fédéraux différents ont participé. De petits groupes de travail ont été formés au cours de cette séance afin de poursuivre la collaboration pendant toute l’année dans des domaines qui intéressent le groupe.
  • Le SCIC continue de perfectionner ses stratégies pour assurer la promotion de ses services auprès des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Donnant suite à une recommandation du rapport d’évaluation de l’an dernier, le SCIC a insisté davantage sur la promotion de son site Web. L’évaluation de cette année démontre une nette augmentation du nombre de planificateurs de conférences qui utilisent le site, et une amélioration de leur perception de son utilité.
  • Un autre secteur s’est ajouté aux services de soutien aux conférences pendant la période visée : les administrateurs d’élections du Canada. De plus, la Table provinciale-territoriale des défenseurs des enfants et de la jeunesse nous est revenue et on nous a demandé de desservir les trois réunions organisées chaque année.
Priorité Type Résultats stratégique
Transformer le modèle de prestation de services du SCIC. En cours Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.
Sommaire des progrès
Quels progrès ont été réalisés à l’égard de cette priorité?

  • Janvier 2015 a été un jalon important pour le SCIC en ce qui concerne l’utilisation des nouvelles technologies. Les services complets ont été offerts à une conférence virtuelle des ministres FPT du Travail. Toutes les délégations ont participé à distance par vidéoconférence tout en ayant accès à la traduction simultanée dans les deux langues officielles. La réunion a été une réussite complète et a prouvé à toutes les personnes qui y ont participé de près ou de loin qu’il s’agit là d’un moyen viable de tenir de bonnes discussions entre les réunions FPT en personne. Le SCIC prévoit recevoir davantage de demandes pour ce genre de service dans un avenir rapproché.
  • Le recours aux services de soutien des téléconférences avec interprétation simultanée à trois lignes, offerts par le SCIC depuis 2013-2014, a augmenté de façon substantielle. Ces services de soutien ont été offerts dans le cadre de 19 téléconférences pendant l’année visée, tant au niveau des ministres qu’à celui des sous-ministres.
  • Un projet pilote a été lancé au printemps 2015 au sujet de l’utilisation de points d’accès mobiles, une solution moins coûteuse pour offrir un service Internet dédié aux délégués sur les lieux des conférences. Les rapports préliminaires sont très prometteurs.
  • Des travaux sont en cours à l’égard du portail d’inscription en ligne et du site de dépôt sécuritaire des documents de conférence afin d’améliorer les capacités du système et de répondre aux rétroactions de nos clients sur le sujet. La mise en œuvre des améliorations est prévue pour l’exercice 2015-2016.
  • Le SCIC continue d’offrir aux ministères clients la possibilité d’utiliser des services à la carte plutôt que des ensembles fixes de services. Cette offre a ouvert la porte à divers modèles et types de services comme les installations de téléconférence, des services de soutien pour la salle de réunion principale seulement, et des conseils en matière de planification, ainsi que la fourniture de matériel technique.
  • Les dossiers de conférence sont maintenant tous archivés électroniquement.
Priorité Type Résultats stratégique
Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience. En cours Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.
Sommaire des progrès
Quels progrès ont été réalisés à l’égard de cette priorité?

  • Les ententes de services partagés de ressources humaines et de finances ont été renégociées en 2014-2015 afin d’assurer la pérennité des économies réalisées.
  • Le secrétaire est membre du Comité directeur des chefs d’organismes fédéraux. Le sous-secrétaire continue de siéger à titre de membre de la direction du Réseau des administrateurs de petits organismes (RAPO). Ces groupes se réunissent tous les mois et permettent au SCIC de partager avec les autres petits organismes ses stratégies en matière de ressources, en vue de répondre aux exigences des organismes centraux.
  • Le SCIC travaille actuellement à la mise en œuvre d’un système de gestion des documents et dossiers qui est censé entrer en service au cours de l’exercice 2015-2016.
  • L’outil d’entrevue pour les sondages auprès des clients a été revu en 2013-2014 et il demeure pertinent et efficace, car il permet d’obtenir des rétroactions complètes de la part des clients.
  • Un Cadre de gestion des risques mettant en relief la démarche du SCIC en matière de gestion des risques à tous les niveaux de l’organisation a été élaboré et sa mise en œuvre complète est prévue pour 2015-2016.
  • Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée en 2014-2015 et l’examen et la mise en application de ses recommandations est prévue pour 2015-2016.
  • Un comité de la technologie a été créé à l’interne dans le but de mettre au point et de passer en revue les nouvelles technologies qui permettront au SCIC d’améliorer ses services et/ou, par la même occasion, de diminuer ses coûts.
Priorité Type Résultats stratégique
Continuer de bâtir un effectif compétent, confiant et très performant. En cours Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.
Sommaire des progrès
Quels progrès ont été réalisés à l’égard de cette priorité?

  • Le SCIC continue de donner à tous les employés des occasions d’apprentissage, de formation et de perfectionnement. En 2014-2015, certains ateliers sélectionnés ont été offerts à toute l’organisation dans les domaines des premiers soins, de la santé et de la sécurité et du renforcement des équipes.
  • La mise en œuvre de la Directive sur la gestion du rendement au SCIC a été une réussite. Les employés de tous les niveaux ont travaillé ensemble pour adopter le nouveau système; des objectifs ont été formulés, des discussions ont eu lieu, des évaluations ont été données et les rapports ont été terminés.
  • Afin de promouvoir une communication interne constante et plus ouverte, voici ce qui a été fait :
    • le compte rendu des réunions du comité exécutif sont maintenant mis à la disposition des employés;
    • le secrétaire publie un bulletin mensuel;
    • des réunions de tout le personnel ont lieu régulièrement;
    • l’intranet a été remanié afin d’offrir plus de contenu et de fonctionnalités axés sur les employés;
    • les suggestions présentées par les employés ont fait l’objet de discussions lors des réunions hebdomadaires du comité exécutif et les décisions ont ensuite été communiquées à tout le personnel.

Analyse des risques

Le défi actuel du Secrétariat consiste à gérer le départ d’un certain nombre de membres clés du personnel, à maintenir une relation d’indépendance avec les organismes centraux et à répondre aux exigences de plus en plus nombreuses des organismes centraux.

Le modèle de programme et de prestation de services du Secrétariat continue d’évoluer afin de répondre aux besoins et attentes des intervenants. Même si le nombre de réunions intergouvernementales est à la hausse, il n’en reste pas moins que nos partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux œuvrent dans un contexte d’austérité financière. L’intégration de nouvelles technologies et l’expansion des services ont contribué à accroître la collaboration et à offrir plus de souplesse aux clients.

Le mandat et unique programme de l’organisme consiste à gérer les activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et leurs ministères. Le Secrétariat dessert les 14 gouvernements de façon équitable et doit, par le fait même, s’assurer que ses services demeurent pertinents, confidentiels et impartiaux pour tous ses clients.

Principaux risques
Risque Stratégie d’atténuation du risque Lien à l’architecture d’alignement des programmes
Gestion des ressources humaines

Il y a un risque que l’organisation ne soit pas en mesure de conserver un effectif adéquat ayant les compétences nécessaires en raison d’un important roulement de personnel (retraites et départs, rotation des détachements provinciaux et territoriaux, et dotation en prévision de la période occupée), et de la tournure que prendront les négociations collectives en cours, ce qui pourrait entraîner des erreurs, l’insatisfaction de la clientèle et la perte de confiance envers l’organisation.

Le risque a été établi dans le RPP de 2014-2015 et il demeure l’un des plus importants, car, au sein d’un micro-organisme, le départ d’un(e) employé(e) a des répercussions sur l’ensemble de l’organisation.

En 2014-2015, le SCIC a réussi à atténuer le risque relatif à la gestion des ressources humaines grâce à l’application de son Plan de ressources humaines et de son Plan de relève aux postes clés.

Dorénavant, les stratégies d’atténuation établies dans le RPP de 2014-2015 seront utilisées, et une plus grande importance sera accordée à la création de bassins pour les postes clés, ainsi qu’au mentorat exercé par le personnel expérimenté auprès des nouveaux employés.

Services aux conférences,
Services internes
Gouvernance et orientation stratégique

Il y a un risque que les intervenants provinciaux et territoriaux ne perçoivent pas le SCIC comme étant neutre en raison des initiatives fédérales récentes, ce qui pourrait avoir des répercussions négatives sur le nombre de demandes de services pour les réunions provinciales-territoriales.

Le risque a été établi dans le RPP de 2014-2015 et il demeure important, car le SCIC doit veiller à ce que les 14 administrations du pays considèrent ses services comme étant égaux, impartiaux et confidentiels pour tous les clients.

En 2014-2015, le SCIC a réussi à atténuer le risque en renforçant ses partenariats provinciaux et territoriaux, et se soumettant aux exemptions prévues à la loi fédérale sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et dans le Programme fédéral de coordination de l’image de marque. Les discussions sur les répercussions des autres initiatives de transformation se poursuivront avec les principaux intervenants.

Services aux conférences,
Services internes
Élaboration et mise en œuvre de politiques

Il y a un risque que l’organisme ne soit pas en mesure de répondre aux exigences en matière de politiques en raison des ressources limitées d’une micro-organisation, entraînant ainsi des problèmes de conformité ou des retards de mise en œuvre.

Le risque a été établi dans le RPP de 2014-2015 et a été atténué avec succès grâce au recours soutenu aux ententes de services partagés, à une participation constante à la collectivité des organismes fédéraux et à l’application du Plan stratégique et du plan d’activités.

Ainsi, le risque relatif à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques a été réduit à un niveau acceptable et n’est plus considéré comme un risque important dans notre Plan de gestion des risques.

Services internes

Dépenses réelles

Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal
des dépenses
2014-2015
Dépenses prévues
2014-2015
Autorisations
totales
pouvant être
utilisées
2014-2015
Dépenses réelles
(autorisations
utilisées)
2014-2015
Écart
(dépenses réelles
moins dépenses
prévues)
5 957 163 5 957 163 6 160 310 5 169 487 (787 676)
Ressources humaines (équivalents temps plein [ETP])
Prévu
2014‑2015
Réel
2014‑2015
Écart
(réel moins prévu)
2014‑2015
32 27 (5)
Sommaire du rendement budgétaire pour le résultat stratégique et les programmes (en dollars)
Résultats
stratégiques,
programmes
et Services
internes
Budget
principal des
dépenses
2014‑2015
Dépenses
prévues
2014‑2015
Dépenses
prévues
2015‑2016
Dépenses
prévues
2016‑2017
Autorisations
totales
pouvant être
utilisées
2014‑2015
Dépenses
réelles
(autorisations
utilisées)
2014‑2015
Dépenses
réelles
(autorisations
utilisées)
2013‑2014
Dépenses
réelles
(autorisations
utilisées)
2012‑2013
Résultat stratégique : Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès
Services aux conférences 4 026 878 4 026 878 4 141 822 4 140 073 4 258 885 3 508 894 3 800 944 3 344 606
Services internes 1 930 265 1 930 265 1 825 719 1 824 948 1 901 425 1 660 593 2 063 937 1 810 874
Total 5 957 163 5 957 163 5 967 541 5 965 021 6 160 310 5 169 487 5 864 881 5 155 480

Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se réunir pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes spécifiques. Les décisions concernant l’endroit où ont lieu ces réunions, le nombre de ces dernières au cours d’un exercice financier, la date et leur durée, sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds pour l’exercice de son mandat.

Harmonisation des dépenses avec le cadre pangouvernemental

Harmonisation des dépenses réelles pour 2014-2015 avec le cadre pangouvernementali (en dollars)
Résultat stratégique Programme Secteur de dépenses Résultat du
gouvernement du
Canada
Dépenses réelles 2014-2015
1. Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès. 1.1 Services aux conférences Affaires gouvernementales Des activités gouvernementales bien gerées et efficaces. 3 508 894

Tendances relatives aux dépenses du ministère

Le Secrétariat reçoit un financement suffisant pour desservir 100 conférences par an. Un événement peut comprendre une ou plusieurs conférences et elle sert à planifier le budget de chaque conférence pour ce qui est du transport et des communications, des locations et des services de traduction et d’interprétation. Il y a eu une augmentation graduelle des activités de conférence depuis les trois derniers exercices. Or, on s’attend à ce que cette tendance se maintienne au cours de l’exercice 2015-2016, ce qui amènerait l’organisme à fonctionner à pleine capacité.

La diminution des dépenses en 2014-2015 est principalement attribuable à une augmentation importante du nombre de téléconférences par rapport aux années précédentes. 19 téléconférences et 1 conférence virtuelle ont eu lieu en 2014-2015, comparativement à seulement 3 téléconférences au cours de l’exercice précédent. Étant donné que les administrations participent à distance, par vidéo ou par téléphone, à pareilles conférences, les coûts s’en trouvent réduits pour le SCIC en ce qui concerne les services professionnels et spécialisés, particulièrement dans le domaine des services d’interprétation.

Les coûts moins élevés au chapitre du personnel, obtenus en reportant l’embauche de nouveaux employé(e)s pour remplacer le personnel parti à la retraite et pour doter les postes vacants, ont également contribué à la diminution globale des dépenses.

Dépenses par crédit voté

Pour obtenir des renseignements au sujet des dépenses votées et des dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, veuillez consulter les Comptes publics du Canada 2015 sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canadaii.

Section II : Analyse des programmes par résultat stratégique

Résultat stratégique : Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.

Programme 1.1 : Services aux conférences

Description

Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d’autres points précis. Le Secrétariat n’exerce aucun contrôle sur les décisions relatives à l’endroit choisi pour la tenue, à leur nombre au cours d’un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement affecté par ces divers facteurs.

Au cours des trois prochaines années, le SCIC aura la capacité de desservir environ 100 conférences par an.

Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal
des dépenses
2014‑2015
Dépenses prévues
2014‑2015
Autorisations
totales pouvant
être utilisées
2014‑2015
Dépenses réelles
(autorisations
utilisées)
2014‑2015
Écart
(dépenses réelles
moins dépenses
prévues)
2014‑2015
4 026 878 4 026 878 4 258 885 3 508 894 (517 984)
Ressources humaines (équivalents temps plein [ETP])
Prévu
2014‑2015
Réel
2014‑2015
Écart
(nombre réel
moins nombre prévu)
2014‑2015
23 18 (5)
Résultats du rendement
Résultats attendus Indicateurs de rendement Cibles Résultats réels
Conférences planifiées et soutenues de façon professionnelle, ce qui comprend aussi faire preuve d’efficacité devant les imprévus. Niveaux de satisfaction des clients relativement à toute la gamme des services que fournit le SCIC au soutien des conférences provinciales-territoriales et fédérales-provinciales-territoriales. Réponse positive de 90% ou plus. 90.5%
Le SCIC cerne les besoins des clients et des participants aux conférences et il y répond en conséquence. Niveaux de satisfaction des clients et des participants aux conférences relativement à la manière dont le SCIC a répondu à leurs besoins. Réponse positive de 90% ou plus. 96.3%

Analyse du rendement

En 2014-2015, le SCIC a fourni des services à 95 conférences intergouvernementales de haut niveau, dont 75 réunions en personne, 19 téléconférences et une conférence virtuelle, ce qui représente une augmentation globale de 9 % du nombre de conférences par rapport à l’exercice précédent.

Le rendement est évalué à l’aide de données internes, de documents, et de deux sondages menés auprès des clients, le premier auprès des planificateurs de conférences et le deuxième s’adressant aux délégués ayant participé aux conférences.

Globalement, le niveau de satisfaction des clients demeure passablement élevé. Dans le cas des planificateurs de conférences, notre objectif de 90 % de satisfaction a été atteint, alors que, dans le cas des délégués, l’objectif a été dépassé, avec un taux de satisfaction de 96,3 %. Les mots qui reviennent le plus souvent lorsqu’on demande aux clients de décrire la qualité des services offerts par le SCIC sont professionnel, compétent et efficace.

Leçons retenues

Dans le cours de la transformation de notre modèle de prestation de services et à mesure qu’augmentent notre expertise et notre renommée pour l’utilisation des nouvelles technologies pour soutenir les conférences, nous devons continuer d’investir des ressources et de favoriser l’innovation pour faire en sorte les outils modernes soit exploités à leur plein potentiel pour la prestation des services aux conférences. Il est important, à la fois pour notre organisation et nos partenaires, que nous trouvions des moyens de faire connaître nos réussites, particulièrement dans le domaine des conférences virtuelles.

La réussite du SCIC est fondée sur des relations solides et positives avec nos clients. Établir un équilibre entre notre expertise, le service axé sur la clientèle et l’utilisation efficace des ressources exige du travail et de la souplesse. L’amélioration de nos relations avec nos clients et leur participation à la détermination de ce qui a besoin d’être amélioré dans notre service demeurent une priorité stratégique de notre organisation.

Le SCIC étant actuellement en période de grand roulement de personnel en raison des départs à la retraite, le transfert du savoir de l’organisation et la réussite de l’intégration des nouveaux employés nécessiteront beaucoup d’attention afin que nous puissions poursuivre notre tradition d’excellence à titre de fournisseur de services.

Services internes

Description

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Ressources financières budgétaires (en dollars)
Budget principal
des dépenses
2014-2015
Dépenses
prévues
2014-2015
Autorisations
totales pouvant
être utilisées
2014-2015
Dépenses réelles
(autorisations
utilisées)
2014-2015
Écart
(dépenses réelles
moins dépenses
prévues)
2014-2015
1 930 285 1 930 285 1 901 425 1 660 593 (269 692)
Ressources humaines (ETP)
Prévu
2014‑2015
Réel
2014‑2015
Écart
(nombre réel
moins nombre prévu)
2014‑2015
9 9 _

Analyse du rendement et leçons retenues

Les services internes ont atteint les objectifs établis dans le Rapport sur les plans et priorités de 2014-2015. Les dépenses réelles des services internes ont été inférieures de quelque 270 000 $ à ce qui avait été prévu. Nous avons réduit nos coûts salariaux et nos coûts de location. Nous avons opté pour des économies au sein de l’organisation et nous avons réduit de 2 le nombre d’équivalents temps plein.

Pendant l’exercice 2014-2015, le SCIC a renégocié ses ententes de services partagés concernant l’acquisition de ressources humaines et les services financiers. Ces ententes de services seront revues tous les ans afin de vérifier si elles continuent de faire réaliser des économies à l’organisation.

La majorité des rapports aux organismes centraux étaient conformes aux exigences et ont été présentés en temps et lieu. Le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) indique un rendement acceptable dans tous les secteurs qui ont été mesurés.

Section III : Renseignements supplémentaires

Faits saillants des états financiers

État condensé des opérations (non audité)
Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2015
(en dollars)
Information financière Résultats attendus
2014-2015
Résultats réels
2014-2015
Résultats réels
2013-2014
Écart
(résultats
réels
2014-2015
moins
résultats
attendus
2014-2015)
Écart
(résultats
réels
2014-2015
moins
résultats réels
2013-2014)
Total des charges 6 201 449 5 860 217 6 421 665 (341 232) (561 448)
Total des revenus
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 6 201 449 5 860 217 6 421 665 (341 232) (561 448)

Les dépenses totales s’élèvent à environ 5,9 millions $, soit quelque 560 000 $ de moins par rapport aux dépenses totales de 6,4 millions $ pour l’exercice précédent. Cette diminution est principalement due à une réduction des coûts professionnels et locatifs en raison d’un nombre moins élevé de conférences en personne (75 réunions en personne en 2014-2015, comparativement à 83 en 2013-2014). De plus, la demande de services de soutien aux téléconférences avec interprétation simultanée à trois lignes a augmenté de façon importante (19 téléconférences en 2014-2015, comparativement à 3 en 2013-2014). Cela a entraîné une diminution des coûts liés aux services professionnels et aux services spéciaux (principalement les services d’interprétation et de traduction). Enfin, la diminution des coûts liés au personnel en raison du report de l’embauche de nouveaux employés pour remplacer le personnel parti à la retraite et pour doter les postes vacants, a également contribué à la réduction des dépenses.

État condensé de la situation financière (non audité)
Au 31 mars 2015
(en dollars)
Information financière 2014-2015 2013-2014 Écart
(2014-2015 moins
2013-2014)
Total des passifs nets 740 847 939 192 (198 345)
Total des actifs financiers nets 517 232 841 501 (324 269)
Dette nette du ministère 223 616 97 691 125 925
Total des actifs non financiers 142 644 247 484 (104 840)
Situation financière nette du ministère (80 971) 149 793 (230 764)

Les passifs totaux s’élevaient à environ 740 000 $, soit une diminution de quelque 200 000 $ (27 %) par rapport aux totaux de l’exercice précédent, qui étaient de 940 000 $. Les comptes créditeurs et les charges à payer composent la majeure partie des passifs, soit 70 %. Cette diminution est principalement attribuable à une réduction des comptes créditeurs servant à soutenir les opérations normales. Les passifs se composent des comptes créditeurs à des tiers de l’extérieur (507 000 $), des indemnités de congé annuel et des congés compensatoires (94 000 $), ainsi que des avantages sociaux futurs des employés (139 000 $).

En date du 31 mars 2015, le total des actifs financiers atteignait environ 520 000 $, soit une diminution de quelque 325 000 $ (35 %) par rapport à l’exercice précédent. Cette diminution des actifs financiers est principalement attribuable à une réduction des comptes clients liés aux contributions que doivent verser les gouvernements provinciaux. Toutes les contributions facturées au cours de l’exercice 2014-2015 ont été perçues avant la fin de l’exercice financier. La somme perçue en provenance du Trésor a diminué de quelque 190 000 $. Les montants à recevoir du Trésor constituent une charge légitime à imputer aux crédits ministériels et ils pourront être utilisés par l’organisme au cours des périodes futures sans autre autorisation.

Le montant total des actifs non financiers atteignait environ 140 000 $ à la fin de l’exercice 2014-2015. Les actifs non financiers se composent entièrement d’immobilisations corporelles.

États financiers

Tableaux de renseignements supplémentaires

Les tableaux de renseignements supplémentaires du Rapport ministériel sur le rendement 2014‑2015 sont disponibles sur le site Webiv du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Dépenses fiscales et évaluations

Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie annuellement des estimations et des projections du coût de ces mesures dans une publication intitulée Dépenses fiscales et évaluationsvii. Les mesures fiscales présentées dans ladite publication relèvent de la seule responsabilité du ministre des Finances.

Section IV : Coordonnées de l’organisation

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Adresse postale
CP 488, succursale A
Ottawa (Ontario)  K1N 8V5

Adresse de livraison
222, rue Queen, 10e étage
Ottawa (Ontario)  K1P 5V9

Renseignements généraux : 613-995-2341
Télécopieur : 613-996-6091
Courriel : Info@scics.gc.ca

Annexe : Définitions

architecture d’alignement des programmes (Program Alignment Architecture) : Répertoire structuré de tous les programmes d’un ministère ou organisme qui décrit les liens hiérarchiques entre les programmes et les liens aux résultats stratégiques auxquels ils contribuent.

cadre pangouvernemental (whole-of-government framework) : Schéma représentant la contribution financière des organisations fédérales qui dépendent de crédits parlementaires en harmonisant leurs programmes avec un ensemble de 16 secteurs de résultat pangouvernementaux de haut niveau regroupés sous 4 secteurs de dépenses.

cible (target) : Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.

crédit (appropriation) : Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

dépenses budgétaires (budgetary expenditures) : Les dépenses budgétaires comprennent les dépenses de fonctionnement et en capital; les paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; et les paiements à des sociétés d’État.

dépenses non budgétaires (non-budgetary expenditures) : Recettes et décaissements nets au titre de prêts, de placements et d’avances, qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.

dépenses législatives (statutory expenditures) : Dépenses approuvées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi autre qu’une loi de crédits. La loi précise les fins auxquelles peuvent servir les dépenses et les conditions dans lesquelles elles peuvent être effectuées.

dépenses prévues (planned spending) : En ce qui a trait aux RPP et aux RMR, les dépenses prévues s’entendent des montants approuvés par le Conseil du Trésor au plus tard le 1er février. Elles peuvent donc comprendre des montants qui s’ajoutent aux dépenses prévues indiquées dans le budget principal des dépenses.

Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La détermination des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son RPP et son RMR.

dépenses votées (voted expenditures) : Dépenses approuvées annuellement par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi de crédits. Le libellé du crédit régit les conditions dans lesquelles ces dépenses peuvent être effectuées.

équivalent temps plein (full-time equivalent) : Mesure utilisée pour déterminer dans quelle mesure un employé représente une année-personne complète dans le budget ministériel. L’équivalent temps plein est calculé en fonction du coefficient des heures de travail assignées et des heures normales de travail. Les heures normales de travail sont établies dans les conventions collectives.

indicateur de rendement (performance indicator) : Moyen qualitatif ou quantitatif de mesurer un extrant ou un résultat en vue de déterminer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative par rapport aux résultats attendus.

plan (plan) : Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous‑tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.

priorité (priorities) : Plan ou projet qu’une organisation a choisi de cibler et dont elle rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être fait en premier pour appuyer la réalisation du ou des résultats stratégiques souhaités.

programme (program) : Groupe d’intrants constitué de ressources et d’activités connexes qui est géré pour répondre à des besoins précis et pour obtenir les résultats visés, et qui est traité comme une unité budgétaire.

programme temporisé (sunset program) : Programme ayant une durée fixe et dont le financement et l’autorisation politique ne sont pas permanents. Ce programme est aussi appelé programme à durée temporaire ou programme à élimination graduelle. Lorsqu’un tel programme arrive à échéance, une décision doit être prise quant à son maintien. Dans le cas d’un renouvellement, la décision précise la portée, le niveau de financement et la durée.

rapport ministériel sur le rendement (Departmental Performance Report) : Rapport traitant des réalisations concrètes d’une organisation qui dépend de crédits parlementaires au regard des plans, des priorités et des résultats attendus exposés dans le rapport sur les plans et les priorités correspondant. Ce rapport est déposé au Parlement à l’automne.

rapport sur les plans et les priorités (Report on Plans and Priorities) : Rapport fournissant des renseignements au sujet des plans et du rendement prévu sur trois ans d’une organisation qui dépend de crédits parlementaires. Ces rapports sont déposés au Parlement chaque printemps.

production de rapports sur le rendement (performance reporting) : Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

rendement (performance) : Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’obtenir ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats ses comparent à ceux que l’organisation souhaitait obtenir, et mesure dans laquelle les leçons apprises ont été cernées.

résultat (result) : Conséquence externe attribuable en partie aux activités d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.

résultat stratégique (Strategic Outcome) : Avantage durable et à long terme pour les Canadiens qui est rattaché au mandat, à la vision et aux fonctions de base d’une organisation.

résultats du gouvernement du Canada (Government of Canada outcomes) : Ensemble de 16 objectifs de haut niveau établis pour l’ensemble du gouvernement et regroupés selon 4 secteurs de dépenses : affaires économiques, affaires sociales, affaires internationales et affaires gouvernementales.

Structure de la gestion, des ressources et des résultats (Management, Resources and Results Structure) : Cadre exhaustif comprenant l’inventaire des programmes, des ressources, des résultats, des indicateurs de rendement et de l’information de gouvernance d’une organisation. Les programmes et les résultats sont présentés d’après le lien hiérarchique qui les unit, et les résultats stratégiques auxquels ils contribuent. La Structure de la gestion, des ressources et des résultats découle de l’architecture d’alignement des programmes.


Notes de fin de document

i Cadre pangouvernemental

ii Comptes publics du Canada 2015

iii Site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

vi Publications

v Vérifications internes et évaluations

vi L’écologisation des opérations gouvernementales

vii Dépenses fiscales du gouvernement du Canada